Рекомендации совещания «О ходе выполнения Программы по сохранению архивного документального наследия – составной части информационного ресурса общества на 2003–2010 гг.»
Рекомендации
республиканского совещания по вопросам выполнения
«Программы по сохранению
архивного документального наследия —
составной части информационного ресурса
общества на 2003 — 2010 гг.»
Участники республиканского совещания, обсудив состояние работы по выполнению «Программы по сохранению архивного документального наследия — составной части информационного ресурса общества на 2003 — 2010 гг.» (далее — Программы) отмечают, что государственные архивные учреждения Республики Беларусь уделяют большое внимание вопросам обеспечения сохранности документов Национального архивного фонда страны и вносят достойный вклад в дело сохранения составной части информационного ресурса общества.
За годы выполнения Программы продолжалось материально-техническое обеспечение государственных архивных учреждений и укрепление ресурсной базы хранения документов. В новые помещения переехали Национальный архив Республики Беларусь (2007), ЗГА в г. Речице (2007); расширены площади для хранения документов за счет выделения дополнительных площадей ЗГА в г. Лиде (2007), Жлобине (2008); значительно улучшены условия хранения документов благодаря проведенным реконструкциям и капитальным ремонтам в ЗГА в г. Орше (2004), Госархиве Витебской области (2008), ГАОО Гродненской области (2007). Повысился уровень противопожарного и охранного режимов архивных учреждений. В 22 зданиях и помещениях архивных учреждений установлены новые пожарные и охранные сигнализации.
В целях решения проблемы страхового копирования и создания копий фонда пользования ежегодно наращиваются темпы работ по микрофильмированию и оцифровыванию архивных документов. Осуществляется техническое переоснащение Центральной лаборатории микрофильмирования и реставрации документов Национального архивного фонда Республики Беларусь.
Под особым контролем находятся вопросы безопасности архивных фондов в процессе
использования. Во всех государственных архивах проведены тематические проверки
по данному направлению. Кроме того, в ряде государственных архивов проверена работа по обеспечению сохранности и государственному учету особо ценных документов.
В архивной отрасли активно ведется процесс автоматизации, в частности процессов
по обеспечению сохранности и государственному учету документов. Разработаны и
внедряются программные модули «Обеспечение сохранности», «Учет», ведется создание автоматизированного Государственного фондового каталога.
Совершенствуется правовая, научная и методическая база по проблемам сохранения документального архивного наследия.
Отмечая проделанную работу архивных учреждений в области выполнения Программы, совещание констатирует наличие определенных проблем.
В ряде государственных архивных учреждений Республики Беларусь актуальна проблема хранения и размещения документов. Восемнадцать архивных учреждений имеют 90 процентную загруженность архивохранилищ. Вызывает опасение сохранность целых комплексов архивных документов (генеалогического характера, периода Великой отечественной войны и др.), в связи с их частым использованием. Для предотвращения утраты этих документов следует в срочном порядке создавать копии фонда пользования.
Наличие в государственных архивах значительных объемов документов, подлежащих
специальной обработке, выдвигает проблему отбора документов, т.е. выделения из
всего массива архивных документов приоритетных групп, требующих создания страховых копий и копий фонда пользования, а также реставрации, ремонта и переплета с учетом их ценности, потенциальной долговечности, интенсивности использования.
Заслушав и обсудив доклады и выступления участников совещание считает целесообразным рекомендовать:
- продолжать выполнение мероприятий по реализации Программы
- осуществлять укрепление ресурсной и материально-технической базы архивных учреждений
- изыскивать возможности для увеличения площадей для хранения документов и организовывать их эффективное использование
- продолжать работу по созданию копий страхового фонда и фонда пользования путем микрофотокопирования, изыскивая возможности для увеличения ее количественных показателей
- организовать эффективное использование сканирующего оборудования, осуществлять работу по оцифровыванию архивных документов, в первую очередь наиболее используемых
- считать целесообразным создание региональных центров по оцифровыванию архивных документов, направить в органы власти областей предложения по их организации
- усиливать контроль за сохранностью документов в процессе использования, особое внимание уделять соблюдению нормативных требований по документированию выдачи дел из архивохранилищ
- не допускать использования оригиналов особо ценных дел, имеющих копии фонда пользования
- считать целесообразной апробацию в государственных архивах Республики Беларусь методики дифференцированной оценки повреждения основы и текста
- организовывать ежегодные семинары по реставрационным и переплетным работам на базе Центральной лаборатории микрофильмирования и реставрации документов Национального архивного фонда Республики Беларусь в целях повышения качественного уровня работ по улучшению физического состояния архивных документов
- продолжать работу по совершенствованию правовой, научной и методической базы по проблемам сохранения документального архивного наследия
- укреплять межархивное сотрудничество и контакты в целях обмена опытом по вопросам сохранения архивного документального наследия
- регулярно освещать вопросы обеспечения сохранности архивных документов в отраслевом научно-практическом журнале «Архивы
и делопроизводство»