1 июня 2021 г. состоялось заседание коллегии Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь

1 июня 2021 г. состоялось заседание коллегии Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь (далее – Департамент), на котором были рассмотрены следующие вопросы:

1. О работе государственных архивных учреждений по выполнению платных работ юридическим лицам и оказанию платных услуг юридическим и физическим лицам за 2016–2020 гг. (информация начальника отдела организационной работы, информации и использования документов Г.С.Жолнеркевича, начальника отдела делопроизводства и формирования НАФ О.В.Заянчковской, начальника отдела обеспечения сохранности и государственного учета документов А.В.Кочетковой).

2. О формировании республиканского государственного информационного ресурса ГФК НАФ Республики Беларусь (информация консультанта отдела обеспечения сохранности и государственного учета документов Ю.А.Задиран).

3. О подготовке к празднованию 100-летия архивной службы Беларуси (информация заместителя начальника отдела организационной работы, информации и использования документов М.Н.Скоморощенко).

По первому вопросу коллегией было отмечено, что в период 2016–2020 гг. государственными архивными учреждениями было заработано 12 113 628,22 рубля, из которых 3 513 865,32 рубль – республиканскими архивными учреждениями, 8 599 762,9 рубля – областными и зональными государственными архивами. При некоторых колебаниях в объеме поступления внебюджетных финансовых средств, общая динамика процесса идет в нарастающем направлении. Доля финансовых средств в результате выполнения платных работ и оказания платных услуг, полученных в 2020 г., превышает аналогичные показатели 2016 г. на 52%.

Выполнение платных работ и оказание платных услуг государственными архивными учреждениями осуществляется в рамках профильных актов законодательства.

Основными видами платных работ, выполняемыми государственными архивами в области обеспечения сохранности документов, являются проведение научно-технической обработки (далее – НТО) документов, выполнение работ по обеспечению сохранности документов Национального архивного фонда (далее – НАФ), разработка проектов локальных нормативных правовых актов и методических документов в сфере архивного дела и делопроизводства, методическая помощь собственникам документов, отнесенных к негосударственной части НАФ, в организации учета, хранения и использования их архивных фондов и документов (оказание консультаций).

Коллегия отметила, что самыми востребованными являются работы по НТО документов. Заказчиками данных работ выступают юридические лица, как правило, организации-источники комплектования государственных архивов.

Коллегия обратила внимание, что при проведении НТО государственные архивы сталкиваются с рядом проблем, основной из которых является недобросовестная конкуренция со стороны индивидуальных предпринимателей при проведении процедур государственных закупок на НТО документов. Выполняя требования законодательства по проведению процедур государственных закупок, архивы оказываются неконкурентоспособными в связи с отсутствием возможности гибкого подхода к вопросам ценообразования.

При этом было отмечено, что качество выполненных конкурентами работ зачастую оказывается низким и в большинстве случаев не соответствует установленным нормативными документами требованиям.
Серьезную озабоченность вызывает также использование индивидуальными предпринимателями при проведении НТО расходных материалов (в первую очередь картона) низкого качества, что негативно сказывается на состоянии документов и несет прямую угрозу их сохранности. Коллегия отметила, что один из вариантов решения данного вопроса лежит в плоскости регламентации и закрепления технических требований к используемым материалам в документе методического либо нормативного характера.

Проблемным является вопрос платежеспособности организаций. Задолженность организаций перед архивами за проведенные работы по НТО документов за 2016–2020 гг. составляет свыше 38 000 рублей. В целях взыскания задолженности должникам направляются претензии об оплате оказанных услуг, составляются графики платежей по ликвидации задолженности и др. Отсутствие финансирования работ по НТО документов влечет появление организаций с истекшими сроками передачи документов на постоянное хранение.

Основными видами платных услуг, оказываемых государственными архивными учреждениями юридическим и физическим лицам в области использования документов, являются информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами в порядке, установленном законодательством, перевод документов с иностранных языков, копирование документов, подбор, систематизация документов для использования в радио- и телепередачах, написании произведений науки, литературы и искусства, консультирование по ним (услуги по использованию кинофотофонодокументов), подготовка по запросам пользователей выставок документов, проведение лекций, экскурсий по архивам.

Коллегией отмечено, что к числу наиболее востребованных платных услуг относятся информационное обеспечение пользователей и копирование документов. Фиксируется рост числа обращений, при которых пользователи заказывают одновременно более одной платной услуги. Устойчивой практикой становится предъявление в последующем связанных между собой информационных документов (архивные справки и архивные копии) для проставления апостиля, что свидетельствует о взаимозависимости действий по оказанию платных услуг и осуществлению административных процедур.

Коллегия обратила внимание, что вопросы формирования цен и тарифов относятся к числу наиболее сложных в общем процессе работы государственных архивных учреждений с внебюджетными фондами. Базовым принципом в вопросах установления цен и тарифов на соответственно выполнение платных работ и оказание платных услуг являются их самостоятельное формирование юридическими лицами, что закреплено положениями статьи 12 Закона Республики Беларусь от 10 мая 1999 г. № 255-З «О ценообразовании».

Цены на выполняемые работы и тарифы на оказываемые услуги в государственных архивных учреждениях устанавливаются в соответствии с утвержденными прейскурантами. Формирование цен и тарифов происходит с учетом экономически обоснованных затрат в соответствии с утвержденными нормами расхода материалов, норм времени и выработки, рентабельности, обеспечивающей формирование конкурентных цен и тарифов на рынке, а также с учетом всех предусмотренных действующим законодательством налогов и сборов.

В рамках оказания платных услуг государственными архивными учреждениями устанавливаются разные размеры тарифов. При этом учитывается срочность оказания услуги, способ ее оказания, выдача дубликатов документов. Размер платы за копирование документов, которое становится все более востребованным со стороны пользователей, дифференцируется в зависимости от применяемых носителей. Отдельная оплата за оцифрованные копии устанавливается с учетом разных показателей разрешения копирования в dpi, а также при изготовлении цифровой копии с уже имеющейся цифровой копии из фонда пользования.

Коллегия отметила, что вопросы, связанные с неравнозначностью размеров устанавливаемых тарифов в разных архивах на оказываемые услуги (в частности, на копирование архивных документов) выходят на межведомственный уровень. В ходе проведенной Департаментом и учреждением «Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» (далее – БелНИИДАД) совместно с Министерством антимонопольного регулирования и торговли Республики Беларусь работы 1 марта 2021 г. были утверждены Методические рекомендации по определению состава затрат и расчету стоимости платных услуг, оказываемых государственными архивными учреждениями по копированию документов по запросам физических и юридических лиц. Ключевым моментом определения тарифа на копирование документов является установление размера прибыли в пределах, не превышающих 45%.

В дискуссионном поле остается вопрос возможности самостоятельного копирования архивных документов пользователями посредством собственных технических средств (как одной из разновидностей оказания государственными архивными учреждениями платных услуг). Самостоятельное копирование пользователями архивных документов, исходя из положений Инструкции о порядке пользования архивными документами в читальных залах государственных архивов Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 133 (далее – Инструкция), на практике не представляется реализуемым. Для расширения возможностей пользователей в вопросах копирования архивных документов необходимым является нормативное закрепление данного вопроса путем корректировки Инструкции. Эти действия могут быть предприняты после внесения изменений и дополнений в Закон Республики Беларусь от 25 ноября 2011 г. № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» (далее – Закон).

Коллегия отметила, что к числу проблемных вопросов относится не полная оплата пользователями выполненных работ и оказанных услуг и связанное с этим некоторое количество невостребованных заказов, находящихся в государственных архивах.

Государственным архивным учреждениям необходимо систематически прорабатывать возможности для расширения перечня выполняемых платных работ и оказываемых платных услуг. Более активную деятельность следует проводить в направлении организации обучающих семинаров по вопросам делопроизводства и архивного дела. Как показывает практика, подобные мероприятия пользуются высоким спросом со стороны представителей различных организаций. Требует изучения вопрос возможности совместного выполнения заказов «под ключ» учреждениями архивной отрасли на условиях аутсорсинга в зависимости от специализации их основной деятельности.

По итогу рассмотрения вопроса коллегией дан ряд указаний отделам Департамента и государственным архивным учреждениям, в том числе: БелНИИДАД в рамках выполнения научно-исследовательской работы в 2022 г. предусмотреть разработку методических рекомендаций по НТО документов; отделу организационной работы, информации и использования документов и отделу делопроизводства и формирования НАФ Департамента при подготовке изменений и дополнений в Закон предложить новую редакцию, закрепляющую исключительное право государственных архивных учреждений оказывать услуги, связанные с подготовкой и обработкой документов организаций-источников комплектования для передачи на хранение в государственные архивы; отделу организационной работы, информации и использования документов Департамента внести предложения в форме правовой нормы по регламентации копирования документов пользователями с применением собственных технических средств.

По второму вопросу коллегией отмечено, что сведения о составе, содержании, местонахождении государственной части НАФ, которые являются одним из главных инструментов в системе мер по обеспечению сохранности, учету и использованию документов, ежегодно централизованно актуализируются, в том числе, посредством Государственного фондового каталога НАФ (далее – ГФК НАФ). Статус ГФК НАФ как банка обобщенной информации о документах государственной части НАФ закреплен в ст. 23 Закона.

ГФК НАФ отнесен к республиканским государственным информационным ресурсам и зарегистрирован в Государственном регистре информационных ресурсов Республики Беларусь 22 октября 2001 г. под № 0200100017. Инструкцией о порядке представления сведений о документах НАФ для включения их в ГФК НАФ, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 17 мая 2012 г. № 125, определены источники формирования ГФК НАФ.

По состоянию на 1 июня 2021 г. ГФК НАФ содержит сведения о составе и содержании более чем 15,6 млн. единиц хранения. В ГФК НАФ включены данные: 32 государственных архивных учреждений в количестве 13 129 493 дел в составе 47 597 фондов; 122 территориальных архивов – 1 435 153 дел в составе 82 912 фондов; 131 государственных музеев и библиотек – 1 047 075 дел в составе 1 215 фондов; 6 организаций, фондов, осуществляющих временное хранение на основании договоров – 349 535 дел в составе 186 фондов.

Согласно заключенным Департаментом с источниками формирования ГФК НАФ договорам о сроках временного хранения документов государственной части НАФ, условиях хранения и использования документов, организации должны обеспечить сохранность документов НАФ до момента их передачи в государственные архивы. Условием обеспечения сохранности выступает централизованный государственный учет документов. Процедуру подготовки заключения договоров с источниками формирования ГФК НАФ осуществляет отдел делопроизводства и формирования НАФ Департамента.

Формами централизованного государственного учета для всех источников формирования ГФК (за исключением территориальных архивов) являются Сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января каждого года и Карточка фонда (коллекции), которые утверждаются ежегодным постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь об утверждении форм ведомственной отчетности.

Территориальные архивы в связи с однородностью фондов осуществляют передачу сведений в ГФК НАФ посредством карточки районных и городских архивов, по форме, определенной Методическими рекомендациями по комплектованию, фондированию и учету документов в районных и городских архивах (согласованы Центральной экспертно-методической комиссией Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь, протокол от 2 июля 2003 г. № 2).

Государственные архивные учреждения осуществляют передачу сведений в ГФК НАФ автоматизированным способом в рамках реализованной для них единой электронной системы учета архивных документов и фондов. Другие источники формирования ГФК НАФ используют традиционный способ передачи посредством почтовых отправлений или электронной почты, что обуславливает формирование ГФК НАФ в виде двух комплексов – традиционного бумажного карточного каталога и его автоматизированной части. Полный переход для всех респондентов ГФК НАФ на электронный формат представления форм ведомственной отчетности и получения сведений о документах государственной части НАФ, об изменении в их составе и объеме в рамках ведомственных автоматизированных баз данных, в настоящее время не возможен в связи с отсутствием в источниках формирования ГФК НАФ необходимых совместимых систем автоматизированного учета и специальных форматов обмена.

Контроль за своевременным и качественным предоставлением в ГФК НАФ учетных сведенийот архивов организаций, государственных фондов, осуществляющих временное хранение документов на основании договоров о продлении сроков временного хранения документов государственной части НАФ осуществляется Департаментом в рамках посещений, проводимых на регулярной основе . За период 2016–2021 гг. отделом обеспечения сохранности и государственного учета документов совместно с отделом делопроизводства и формирования НАФ были обследованы: Центральный научный архив Национальной академии наук Беларуси, архив Министерства иностранных дел Республики Беларусь, Государственный гидрометеорологический фонд Министерства природных ресурсов Республики Беларусь, Государственный картографо-геодезический фонд Государственного комитета по имуществу Республики Беларусь, Национальная библиотека Республики Беларусь. Всем организациям оказана необходимая методическая помощь.

Коллегия отметила, что с целью недопущения нарушения сроков представления отчетности и оперативного обновления данных, предоставляемых в ГФК НАФ государственными музеями, проверки правильности заполнения карточек фондов (коллекций) Департаментом оказывается консультативно-методическая помощь главным хранителям фондов музеев, практикуется прием сведений для предварительного анализа.
Вместе с тем, коллегия обратила внимание, что в области формирования республиканского государственного информационного ресурса ГФК НАФ имеется ряд проблем. Значительные трудности имеются при предоставлении в ГФК НАФ информации от государственных музеев областного подчинения. Это обусловлено разной ведомственной принадлежностью архивов и музеев и существующими различиями в методике описания и учета архивных документов. В целях максимального использования информации ГФК НАФ требуется обеспечить ежегодное размещение на интернет-сайте «Архивы Беларуси» актуальных сведений из ГФК НАФ о количестве фондов и единицах хранения территориальных архивов, архивов государственных органов, иных организаций, государственных музеев и библиотек.

По результатам рассмотрения вопроса коллегия указала отделу обеспечения сохранности и государственного учета Департамента на необходимость разработать методические указания о порядке заполнения и сроках представления формы ведомственной отчетности для источников формирования ГФК НАФ; отделу обеспечения сохранности и государственного учета совместно с отделом делопроизводства и формирования НАФ Департамента подготовить предложения по корректировке списка источников формирования отчетности; отделу обеспечения сохранности и государственного учета Департамента и государственному учреждению «Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации» обеспечить ежегодное размещение в разделе «Архивное дело» интернет-сайта «Архивы Беларуси» актуальных сведений из ГФК НАФ; структурным подразделениям по архивам и делопроизводству ГУЮ облисполкомов продолжить проведение работы по оказанию музеям методической помощи по представлению данных в ГФК НАФ.

В рамках третьего вопроса коллегией была заслушана и проанализирована информацию о ходе подготовки к празднованию 100-летия архивной службы Беларуси (2022 г.). В преддверии знаменательной даты запланирована организация комплекса юбилейных мероприятий (торжественных, мемориальных, научных, просветительских), направленных на широкое информирование общественности о работе архивной службы, повышение профессионального статуса и престижа белорусских архивистов, поощрение достойных работников отрасли и т.д.

Предполагается, что специальные мероприятия к 100-летию архивной службы Беларуси будут проводиться на протяжении всего 2022 г. в формате лекций, экскурсий, мастер-классов, круглых столов, научно-практических конференций и т.д. Запланировано издание презентационного альбома, выпуск тематического календаря, подготовка электронной историко-документальной выставки, проведение отраслевого торжественного собрания и др.

Коллегия отметила, что при планировании юбилейных мероприятий учитывался опыт празднования предыдущих юбилеев отечественной архивной службы, а также активно изучался опыт организации аналогичных мероприятий к 100-летию государственных архивных систем зарубежных государств, различных министерств и ведомств Беларуси.

Коллегия обсудила общую концепцию и структуру комплекса юбилейных меропритий, ключевые проекты и события, а также определила организационные вопросы, которые требуют оперативного решения в 2021 г.

На заседании коллегии также было согласовано назначение Куприянова Сергея Евгеньевича на должность заведующего отделом архивоведения БелНИИДАД.