29 декабря 2020 г. состоялось заседание коллегии Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь

29 декабря 2020 г. состоялось заседание коллегии Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь, на котором были рассмотрены следующие вопросы:

1. О состоянии государственного учета документов, хранящихся в учреждении «Белорусский государственный архив кинофотофонодокументов»
2. О работе с обращениями граждан и юридических лиц в Департаменте и республиканских архивных учреждениях за период с июля по ноябрь 2020 г.
3. О плане основных мероприятий Департамента на 2021 г.
4. Об исполнении законодательства по борьбе с коррупцией в республиканских архивных учреждениях в 2020 г.

По первому вопросу коллегией отмечено, что организованная в Белорусском государственном архиве кинофотофонодокументов (далее – БГАКФФД) система государственного учета является эффективным средством обеспечения сохранности аудиовизуальных документов, предоставляет возможность поиска документов и контроля за их наличием.

По состоянию на 01.01.2020 на постоянном хранении в архиве учтено: кинодокументов – 22 741 единиц учета (49 589 единиц хранения); фотодокументов – 270 990 единиц учета (270 984 единиц хранения); фонодокументов – 22 032 единиц учета (10 701 единиц хранения); видеодокументов – 6 858 единиц учета (5 455 единиц хранения). Всем единицам учета и единицам хранения с целью обеспечения учета и идентификации присвоены архивные номера. Нумерация документов происходит в валовом порядке отдельно внутри каждого вида носителя аудиовизуальных документов.

Проводится работа по усовершенствованию основных учетных документов. По состоянию на 10.12.2020 наибольший процент выполнения достигнут по усовершенствованию книг учета и описания на видео- и фотодокументы, переработано 90 % и 70 % учетных материалов соответственно. Для фонодокументов данные составляют 22 %, на кинодокументы – 30 %.

В БГАКФФД в плановом порядке проводится работа по учету особо ценных документов. Согласно данным Паспорта архива по состоянию на 01.01.2020 учтено особо ценных: кинодокументов – 911единиц учета (1 549 единиц хранения); фотодокументов – 7 606 единиц учета (6 726 единиц хранения); фонодокументов – 518 единиц учета (836 единиц хранения); видеодокументов – 56 единиц учета (57 единиц хранения). На особо ценные документы ведется необходимая учетная документация в полном объеме. Перечни выявленных особо ценных аудиовизуальных документов ежегодно предоставляются в Департамент вместе с годовыми отчетами.

Для осуществление основных направлений деятельности в автоматизированном режиме (в том числе, ведения государственного учета) в БГАКФФД с 2014 г. функционирует информационная система – «Автоматизированная информационная система аудиовизуальных документов для учреждения «Белорусский государственный архив кинофотофонодокументов» (далее – «АИС БГАКФФД»).

С внедрением АИС БГАКФФД проводится плановая работа по переводу основных учетных документов в электронный вид. С помощью данной системы автоматизированы следующие функции учета: формирование описей аудиовизуальных документов – на фото и кинодокументы; частично – формирование книг учета и описания аудиовизуальных документов. Внесение изменений в формы описей постоянного хранения аудиовизуальных документов закреплены решениями заседаний ЭМК БГАКФФД.

По итогу рассмотрения вопроса коллегией рекомендован к реализации комплекс мероприятий по методическому и практическому обеспечению и совершенствованию работы по государственному учету (первичному и централизованному) в БГАКФФД.

По второму вопросу коллегией было отмечено, что во втором полугодии 2020 г. работа Департамента и республиканских архивных учреждений была направлена на своевременное и качественное рассмотрение обращений граждан и юридических лиц. Несмотря на сложную санитарно-эпидемиологическую обстановку в этот период государственные архивы не останавливали работу, продолжая осуществлять деятельность по ключевым функциональным направлениям. Гражданам и юридическим лицам были предоставлены различные варианты для направления обращений в архив в дистанционном формате (в том числе посредством сети Интернет). Всего за июль – ноябрь 2020 г. Департаментом было рассмотрено 78 обращений граждан и юридических лиц, из которых 20 являлись письменными, 56 электронными и 2 устными. В архивных учреждениях рассмотрено 121 обращение (3 – письменных, 46 – электронных, 72 – устных). Все обращения граждан, поступившие в Департамент и архивные учреждения, рассмотрены в установленные сроки.

Согласно графикам проведения «прямых телефонных линий» начальниками структурных подразделений (уполномоченными ими должностными лицами), утвержденным Министром юстиции Республики Беларусь, в указанный период времени в Департаменте были проведены 2 «прямые телефонные линии».

Коллегия указала республиканским архивным учреждениям на необходимость осуществлять постоянный контроль за исполнением требований законодательства Республики Беларусь по работе с обращениями граждан и юридических лиц; проводить актуализацию и своевременное обновление информации, размещаемой на стендах и интернет-ресурсах; в плановом порядке на заседаниях коллегии Департамента и дирекций республиканских архивных учреждений. рассматривать состояние работы с обращениями граждан и юридических лиц; оперативно проводить анализ жалоб, замечаний и предложений, поступающих от граждан и юридических лиц.

Коллегией в рамках третьего вопроса повестки рассмотрен и одобрен проект Плана основных мероприятий Департамента на 2021 г. Особо отмечен комплекс запланированных организационных мероприятий по подготовке к празднованию 100-летия государственной архивной службы Беларуси, которое будет отмечаться в 2022 г.

В рамках рассмотрения четвертого вопроса коллегией была заслушана информация об исполнении республиканскими архивными учреждениями требований законодательства по борьбе с коррупцией. Отмечено, что в соответствии с общегосударственной политикой данная работа находится на постоянном контроле со стороны Департамента и руководства республиканских архивных учреждений, на плановой основе организована деятельность по информированию и по разъяснению работникам архивной отрасли требований законодательства и возможной ответственности за коррупцию.