Приложение 6
к приказу директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь
27.06.2013 № 31
УКАЗАНИЯ
по заполнению формы отчетности
«Сведения о состоянии и объеме
научно–технической документации
постоянного хранения, находящейся на
временном хранении в организациях»
ГЛАВА 1
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Форму отчетности «Сведения о состоянии и объеме научно–технической документации постоянного хранения, находящейся на временном хранении в организациях» (далее – Сведения НТД) заполняет учреждение «Белорусский государственный архив научно–технической документации» (далее – госархив).
2. Сведения НТД составляются каждые два года по состоянию на       1 января отчетного года и представляются в Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь к             15 февраля отчетного года в бумажном и электронном виде. Сведения НТД в электронном виде формируются в программном модуле «Комплектование» и направляются по электронному адресу: belcom@archives.gov.by. В поле «тема сообщения» необходимо указать полное наименование госархива с пометкой «Сведения НТД».
3. Сведения НТД заполняются на основании данных, внесенных в карточки учета работы госархива с организациями, паспортов архивов организаций, договоров о продлении сроков временного хранения документов государственной части Национального архивного фонда Республики Беларусь.
ГЛАВА 2
ПОРЯДОК ЗАПОЛНЕНИЯ ТАБЛИЦЫ
«НАУЧНО–ТЕХНИЧЕСКАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ»
4. В графу 1 вносятся данные в соответствии со списком №1 организаций–источников комплектования госархива.
В графу 2 вносятся сведения о количестве архивов в организациях–источниках комплектования госархива, на временном хранении которых находится научно–техническая документация постоянного хранения  (далее – НТД).
В графу 12 вносятся данные о количестве разработок НТД, в   скобках – о количестве единиц хранения (далее – ед.хр.) НТД, хранящихся сверх установленного срока в организациях, срок временного хранения которых не продлен, равные разнице между соответствующими данными графы 10 и данными графы 11.
5. В строку «Всего» граф 1 и 2 и в строку «Всего, из них:» граф 4, 7, 10–12 вносятся соответствующие обобщенные данные.
В строку «Всего, из них:» граф 5, 6, 8 и 9 вносятся первая и последняя крайние даты, граф 10 и 13 – усредненные данные (%).
В строку «Всего, из них:» графы 10 указывается количество разработок НТД, включенных в перечни разработок НТД, подлежащей передаче на постоянное хранение (далее – перечни НТД), хранящихся сверх установленного срока в организациях, а через дробь – их процент от количества разработок НТД, включенных в перечни НТД, равный отношению данных графы 10 к данным графы 4.
В скобках указывается количество ед. хр. НТД, на которую не составляются перечни НТД, хранящейся сверх установленного срока в организациях, а через дробь – их процент от количества ед.хр. НТД, на которую не составляются перечни НТД, равный отношению данных графы 10 к данным графы 7.
В строке «Всего, из них:» графы 13 указывается процент разработок НТД, в скобках – процент ед. хр. НТД, хранящихся сверх установленного срока в организациях, срок временного хранения которых не продлен, равный отношению соответствующих данных графы 12 к данным       графы 10.
В строке «Другие виды НТД» граф 4, 7, 10–12 вместе с количеством разработок (ед. хр.) НТД в скобках указываются виды НТД, не отраженные в таблице.
6. В ед. хр. указываются данные для научно–исследовательской (научной) документации, патентной документации и др. НТД, на которую не составляются перечни НТД.
7. Округление данных, вносимых в графы 10 и 13 таблицы, производится до десятой доли процента.