Департамент по архивам и делопроизводству
Министерства юстиции Республики Беларусь

								УТВЕРЖДЕНО
								Приказ директора 										Департамента по архивам
и делопроизводству
Министерства юстиции
Республики Беларусь
					       30.04.2013 № 21

ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ
об экспертно–проверочной комиссии
структурного подразделения по архивам и делопроизводству
главного управления юстиции областного (Минского городского) исполнительного комитета

СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
ЦЭМК 
25.04.2013 № 3

ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ
об экспертно–проверочной комиссии структурного
подразделения по архивам и делопроизводству
главного управления юстиции областного
(Минского городского) исполнительного комитета

1. Экспертно–проверочная комиссия (далее – ЭПК) структурного подразделения по архивам и делопроизводству главного управления юстиции областного (Минского городского) исполнительного комитета (далее – орган по архивам и делопроизводству) создается для рассмотрения и решения научно–методических и практических вопросов, связанных с:
определением состава документов Национального архивного фонда Республики Беларусь (далее – НАФ), подлежащих постоянному хранению в областных (г. Минска) и зональных государственных архивах (далее – госархивы);
организацией работы с документами в делопроизводстве государственных органов, иных организаций–источников комплектования госархивов (далее – организации);
проведением экспертизы ценности документов и комплектованием госархивов и архивов организаций;
осуществлением организационно–методического руководства и контроля за деятельностью экспертно–методических комиссий (далее – ЭМК) госархивов, постоянно действующих центральных экспертных комиссий (далее – ЦЭК) и экспертных комиссий (далее – ЭК) организаций независимо от формы собственности и организационно–правовой формы.
2. В своей деятельности ЭПК руководствуется Законом Республики Беларусь от 25 ноября 2011 года «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь», иными актами законодательства Республики Беларусь, методическими документами в сфере архивного дела и делопроизводства, Положением об органе по архивам и делопроизводству, решениями Центральной экспертно–методической комиссии Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь (далее – ЦЭМК), настоящим положением.
3. ЭПК является научно–совещательным органом. Решения ЭПК вступают в силу после утверждения руководителем органа по архивам и делопроизводству протокола заседания ЭПК и являются обязательными для исполнения работниками госархивов, а также организациями.
4. В состав ЭПК входят: председатель, секретарь, члены комиссии из числа наиболее квалифицированных работников органа по архивам и делопроизводству, госархивов, организаций. Положение об ЭПК и ее состав утверждаются приказом начальника главного управления юстиции областного (Минского городского) исполнительного комитета.
5. Председателем ЭПК является, как правило, один из наиболее квалифицированных работников органа по архивам и делопроизводству, секретарем – также работник органа по архивам и делопроизводству. Подготовка заседаний ЭПК и оформление протоколов возлагается на секретаря ЭПК.
6. Основными задачами ЭПК являются:
6.1. определение состава документов НАФ, подлежащих постоянному хранению в госархивах;
6.2. рассмотрение и принятие решений по научно–методическим и практическим вопросам архивного дела и делопроизводства;
6.3. осуществление организационно–методического руководства и контроля за деятельностью ЭМК госархивов, ЦЭК (ЭК) организаций, служб документационного обеспечения управления и архивов организаций;
6.4. рассмотрение и принятие решений по научно–методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов и комплектования госархивов;
7. ЭПК в соответствии с возложенными на нее задачами рассматривает:
7.1. списки №1 организаций–источников комплектования госархивов (далее – список №1), в том числе организаций, создающих научно–техническую документацию, аудиовизуальные и другие специальные документы;
7.2. списки №2 организаций, не являющихся источниками комплектования госархивов (далее – список №2);
7.3. списки граждан–источников комплектования госархивов;
7.4. дополнения и изменения к спискам №1 и №2;
7.5. примерные номенклатуры дел и номенклатуры дел организаций;
7.6. описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу;
7.7. проекты локальных нормативных актов и методических документов в сфере архивного дела и делопроизводства;
7.8. предложения организаций по определению сроков хранения документов, не установленных перечнями документов с указанием сроков хранения;
7.9. акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, с отметкой «ЭПК»;
7.10. акты о выделении к уничтожению документов и дел, отложившихся до 1945 года включительно, после усовершенствования или переработки описей дел; акты о необнаружении дел (документов), пути розыска которых исчерпаны, и подробные справки о проведении розыска с дальнейшим представлением актов и справок на рассмотрение ЦЭМК;
7.11. вопросы приема на постоянное хранение документов личного происхождения;
7.12. документы о результатах экспертизы ценности документов госархивов;
7.13. вопросы отнесения документов НАФ к категории особо ценных документов;
7.14. вопросы отнесения особо ценных документов НАФ к категории уникальных документов;
7.15. вопросы оценки стоимости документов НАФ, имеющих категории уникальных документов, особо ценных документов;
7.16. документы о результатах экспертизы ценности библиотечного и справочно–информационного фондов госархивов.
8. ЭПК для решения стоящих перед ней задач имеет право:
8.1. утверждать: 
описи дел постоянного хранения фондов госархивов;
описи дел постоянного хранения организаций;
описи особо ценных дел фондов госархивов;
описи дел личного происхождения;
перечни документов, подлежащих оцифровыванию;
акты о выделении к уничтожению документов и дел из фондов госархивов, не подлежащих хранению;
предложения об отнесении особо ценных документов к категории уникальных документов после согласования с Департаментом по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь;
8.2. согласовывать:
списки № 1 и №2;
списки граждан–источников комплектования госархивов;
дополнения и изменения к спискам № 1 и № 2;
проекты локальных нормативных правовых актов и методических документов организаций и госархивов в сфере архивного дела и делопроизводства;
описи дел временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу; 
акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, с отметкой «ЭПК»;
8.3. приглашать на заседания работников госархивов, организаций, представивших документы на рассмотрение ЭПК, а также других организаций в качестве консультантов;
8.4 заслушивать на заседаниях ЭПК отчеты о работе ЦЭК (ЭК) организаций;
8.5. требовать:
от исполнителей – своевременного представления проектов документов, подлежащих рассмотрению на заседаниях ЭПК, заключений, отзывов на них в установленные сроки;
от организаций – принятия мер по розыску недостающих дел постоянного хранения, запрашивать письменные объяснения руководителей организаций о причинах отсутствия (утраты, незаконного уничтожения) документов;
возвращать на доработку некачественно подготовленные проекты документов, рассмотренных ЭПК.
8.6. решать в пределах своей компетенции спорные вопросы по отбору документов на постоянное хранение.
9. ЭПК организует свою работу в соответствии с годовыми планами работы органа по архивам и делопроизводству. 
10. Заседания ЭПК проводятся не реже одного раза в месяц. Председатель ЭПК имеет право созывать внеплановые заседания, если возникают вопросы, требующие оперативного решения. Заседание ЭПК считается правомочным, если в нем принимает участие не менее половины ее членов. Решения ЭПК принимаются большинством голосов присутствующих на заседании членов комиссии. При разделении голосов поровну решение принимается председателем ЭПК.
11. Секретарь ЭПК обеспечивает своевременную подготовку документов для рассмотрения и созыв заседаний в установленные сроки. Документы для рассмотрения на заседании ЭПК с заключениями на них представляются секретарю не позднее, чем за 5 дней до ее заседания в бумажном и электронном виде. Замечания и предложения на документы оформляются письменно и подаются секретарю ЭПК в бумажном и электронном виде.
12. В случае несогласия члена ЭПК с принятым решением, он имеет право высказать особое мнение, которое вносится в протокол.
13. Доработанные по замечаниям и предложениям проекты документов повторно представляются на заседание ЭПК либо рассматриваются в рабочем порядке.
14. Заседания ЭПК оформляются протоколом. Протоколы заседаний ЭПК подписываются председателем, секретарем, и утверждаются руководителем органа по архивам и делопроизводству.
Выписки из протоколов заседаний ЭМК направляются госархивам, организациям, гражданам.
15. Контроль за выполнением принятых на заседаниях ЭПК решений осуществляет секретарь ЭПК.