Департамент по архивам и делопроизводству 
Министерства юстиции Республики Беларусь

Белорусский научно-исследовательский институт 
документоведения и архивного дела

УТВЕРЖДЕНО
Приказ директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь
15.04.2010 № 19

Работа с особо ценными документами
в государственных архивах Республики Беларусь

Методические рекомендации

Оглавление
Введение
1. Основные критерии определения и отбора особо ценных документов
1.1. Определение понятия «особо ценный документ»
1.2. Критерии отбора особо ценных документов
2. Организация работы и методика выявления особо ценных документов
3. Учет и описание особо ценных документов
4. Обеспечение сохранности и организация использования особо ценных документов
4.1. Требования к помещениям, оборудованию архивохранилищ
и режиму хранения особо ценных документов
4.2. Создание страхового фонда и фонда пользования на особо ценные документы
4.3. Использование особо ценных документов
Приложения
Приложение 1. Форма титульного листа списка фондов, содержащих
особо ценные дела
Приложение 2. Форма списка фондов, содержащих особо ценные дела
Приложение 3. Форма титульного листа описи особо ценных дел
Приложение 4. Форма описи особо ценных дел
Приложение 5. Форма титульного листа реестра описей особо ценных
дел
Приложение 6. Форма реестра описей особо ценных дел
Приложение 7. Форма карточки фонда
Приложение 8. Форма титульного листа книги учета и описания особо ценных аудиовизуальных документов
Приложение 9. Форма книги учета и описания особо ценных кинодокументов
Приложение 10. Форма книги учета и описания особо ценных фотодокументов
Приложение 11. Форма книги учета и описания особо ценных фонодокументов
Приложение 12. Форма книги учета и описания особо ценных видеодокументов
Приложение 13. Форма титульного листа реестра книг учета и описания особо ценных аудиовизуальных документов
Приложение 14. Форма реестра книг учета и описания особо ценных аудиовизуальных документов
Приложение 15. Форма листа учета особо ценных кинодокументов
Приложение 16. Форма листа учета особо ценных фотодокументов
Приложение 17. Форма листа учета особо ценных фонодокументов
Приложение 18. Форма листа учета особо ценных видеодокументов
Приложение 19. Форма сведений об изменениях в составе и объеме
фондов
Приложение 19-1. Форма акта об исключении дел из категории особо ценных документов
Приложение 20. Форма заказа на изготовление микрофотокопий страхового фонда и фонда пользования
Список использованных источников

Введение
Настоящие методические рекомендации разработаны в целях совершенствования работы государственных архивов (далее — госархивов) Республики Беларусь с особо ценными документами (далее — ОЦД) на основе действующего законодательства, отраслевых нормативных правовых актов, а также современных требований к порядку их выявления, обеспечения сохранности, создания страховых копий и использования.
Вопрос о выявлении и учете ОЦД возник еще в 1938 г. в связи с выходом «Инструкции по особому учету отдельных документов в государственных архивах СССР». Однако определение ОЦД было дано лишь в нормативных и методических документах, разработанных в конце 1970—80‑х гг. С этого времени в государственных архивах началась практическая работа в области выявления ОЦД. Методическую основу ее до сих пор составляют «Инструкция о выявлении, учете, описании и хранении особо ценных документов» (М., 1980), «Методические рекомендации по работе с особо ценными документами в государственных архивах» (М., 1983), «Методические рекомендации по выявлению, учету, хранению особо ценных кинофотофонодокументов государственных архивов и созданию на них страхового фонда» (М., 1986). В постсоветский период именно их положения легли в основу соответствующих статей Закона Республики Беларусь «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь», а также пунктов «Положения о Национальном архивном фонде Республики Беларусь», «Правил работы государственных архивов Республики Беларусь» и отдельных методических документов («Методические указания о порядке определения стоимости документов Национального архивного фонда Республики Беларусь» и др.).
Однако нормативные правовые акты Республики Беларусь и методические документы Государственной архивной службы затрагивают прежде всего общие вопросы работы с ОЦД. В связи с этим рядом госархивов были разработаны собственные методические документы указанного профиля, ориентированные на конкретный состав и содержание дел: Государственным архивом Гродненской области — «Памятка по методике выявления особо ценных документов по фондам, относящимся к системе «Химическая промышленность» (1997 г.), Национальным историческим архивом Беларуси (далее — НИАБ) — «Положение о документальных памятниках Национального исторического архива Беларуси» (2004 г.), Белорусским государственным архивом-музеем литературы и искусства (далее — БГАМЛИ) — «Методические рекомендации по работе архивов с документами личного происхождения» (2005 г.), Белорусским государственным архивом научно-технической документации (далее — БГАНТД) — «Рабочая инструкция по выявлению особо ценных документов» (2006 г.) и др. Однако практика работы госархивов показала, что имеющаяся методическая база имеет весьма значимые недостатки и частично устарела.
Не всегда обосновано документы были отнесены к категории особо ценных. Нередко документы оценивались архивистами по номинальному признаку (постановления, протоколы, приказы, решения и т. п.) и значимости фондообразователя (министерство, комитет, управление и др.), зачастую без учета их содержания и вне связи с другими ценностными критериями. Так, в состав ОЦД включались носящие формальный характер планы работ организаций, социалистические обязательства, документы о социалистическом соревновании. Нередко как ОЦД учитывались и хранились все без исключения документы партийных и советских органов (протоколы, решения, справки, доклады), многие из которых изобилуют сведениями персонального характера относительно малозначимых лиц (назначение, перемещение, наложение взысканий и т. п.). Порой в списки ОЦД включались планы (в том числе и финансовые) при наличии сводных отчетов об их выполнении, командировочные удостоверения, списки командированных, регистрационные карточки. Иногда к ОЦД относились малоценные документы, которые были микрофильмированы в 1950—60‑х гг. ввиду их неудовлетворительного физического состояния — документы машинно-тракторных станций, сельских Советов, протоколы низовых партийных организаций и др.
Изучение данного вида работы показало, что в 1991—2009 гг. списки ОЦД пополнялись не во всех госархивах. Между тем в связи с политическими и социально-экономическими преобразованиями в обществе и изменениями в законодательстве возросла значимость источников по более широкому, чем ранее, спектру исторической и историко-культурной научной проблематики, ценность документов, подтверждающих имущественные и личные неимущественные права юридических и физических лиц, документов по землеустройству, отводу земель. Повысился интерес к вопросам генеалогии, демографии, миграции населения, к деятельности ряда известных политических деятелей, художников, артистов, педагогов. Активно востребованы актовая документация периода Великого княжества Литовского, рассекреченные документы из фондов партийных и советских органов, документы о социальной политике и репрессиях 1920—50‑х гг., событиях Великой Отечественной войны и др.
Соответственно в последние годы состав ОЦД пополнился имущественно-правовой документацией (инвентарные описания, планы земельных владений, материалы о переходе церковных земель и частных имений в государственную собственность), документами, содержащими генеалогическую информацию и сведения по геральдике (родословные таблицы, ревизские сказки, материалы переписей, формулярные и послужные списки, изображения, описания родовых гербов), документами по истории памятников архитектуры, картами, чертежами и т. д.
Списки ОЦД периода новейшей истории дополнены документами органов юстиции, народных комиссариатов (министерств), партийных структур, региональных исполнительных органов государственной власти и управления, документами личного происхождения (дневники, письма, фотографии), документами периода Великой Отечественной войны (списки граждан, насильно угнанных в Германию, поименные списки расстрелянных, сводные сведения о материальном ущербе, нанесенном оккупантами, материалы партизанских формирований, участников партизанского движения), документами о демографическом состоянии регионов и населенных пунктов, расположенных в зоне радиоактивного загрязнения после аварии на Чернобыльской АЭС, о товарообороте со странами СНГ и другими государствами, статистическими сведениями о финансовых результатах развития регионов, фотоальбомами, альбомами открыток, филателистическими альбомами, аудиовидеодокументами и др.
Таким образом, и состояние нормативного правового и методического обеспечения, и практика работы свидетельствуют о том, что весьма актуально создание обновленного, универсального, единого методического пособия по работе с ОЦД, обобщающего многолетний опыт госархивов Беларуси, учитывающего изменения в общественном сознании, в подходах и оценках исторических событий и источников, введение в научный оборот крупных информационных массивов, ранее находившихся вне поля зрения исследователей, рассекречивание сотен тысяч архивных дел, интеграцию бывших партийных архивов в систему госархивов республики, появление новых видов документов и их носителей, быструю смену способов и средств создания документов. Данные процессы и явления, а также обобщение практического опыта работы госархивов предполагают корректировку как содержания понятия «особо ценный документ», так и формирование общих методических оснований, обеспечивающих современный уровень работы с наиболее ценной частью Национального архивного фонда (далее — НАФ) Республики Беларусь.
Настоящие методические рекомендации состоят из четырех глав, тематически соответствующих отдельным направлениям работы с особо ценными документами. В первой главе даны определение понятия «особо ценный документ» и основные критерии выявления ОЦД. Вторая глава посвящена вопросам организации работы и методике выявления ОЦД, особенностям научно-справочного аппарата к ним. В третьей главе рассмотрены вопросы учета и описания ОЦД, в четвертой — хранения и использования указанных документов.
В данной работе представлены принципы и методы работы с ОЦД, применимые ко всем видам документов, принятым на государственное хранение безотносительно видов носителей (кроме электронных документов). Госархивы могут разрабатывать пособия по применению настоящих рекомендаций или самостоятельные пособия, уточняя соответствующие критерии выявления ОЦД применительно к содержанию документов конкретных архивных комплексов (в том числе более глубокие и детальные методики для аудиовизуальных документов, научно-технической документации, документов личного происхождения и др.) и отдельные элементы практической работы с ОЦД.
В приложениях к методическим рекомендациям представлены формы учетных документов.
При подготовке методических рекомендаций использованы предложения и замечания архивистов НАРБ, НИАБ, НИАБ в г. Гродно, БГАМЛИ, БГАНТД, Белорусского государственного архива кинофотофонодокументов (далее — БГАКФФД), государственных архивов Витебской, Минской и Могилевской областей, Государственного архива общественных объединений Могилевской области, зональных государственных архивов в Барановичах, Бобруйске, Борисове, Кобрине, Мозыре, Молодечно, Орше, Пинске, Полоцке, Речице, Слуцке.
1. Основные критерии определения
и отбора особо ценных документов
1.1. Определение понятия «особо ценный документ»
Согласно Закону Республики Беларусь «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» Национальный архивный фонд Республики Беларусь представляет собой совокупность документов, созданных в процессе экономической, общественно-политической, социально-культурной и иной деятельности государства на различных этапах его развития и отражающих материальную и духовную жизнь белорусского народа. Документы НАФ Республики Беларусь чрезвычайно разнообразны по своему составу. В качественном плане они классифицируются как ценные и особо ценные. Особо ценные документы позволяет выделить в отдельную группу более высокий уровень их общесоциальной значимости. Речь идет о документах, делах, фондах, особо значимых для государства, общества, науки и культуры.
Особо ценным документом является документ, имеющий непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства, обладающий значительными информационными (содержательными) достоинствами, невосполнимый при утрате как памятник культуры, имеющий свою специфику (гуманитарную или техническую значимость, подлинность, неповторимость или нетипичность). Некоторые из особо ценных документов могут быть классифицированы как уникальные, т. е. обладающие выдающимися духовными, эстетическими или документирующими достоинствами, единственные в своем роде по исключительно значимому месту в национальной истории и культуре, не имеющие себе подобных по содержащейся в них информации и источниковедческому потенциалу.
Основными элементами в определении понятия ОЦД являются непреходящее значение документа, его невосполнимость и специфичность. Особая ценность документа непосредственно связана со степенью важности для общества, истории и культуры страны, региона, населенного пункта явлений, событий, фактов, отраженных в документе.
Определение понятия ОЦД необходимо для выражения их ценностной характеристики относительно основного массива документов НАФ. Оно также служит информационной основой как для осуществления приоритетных мер по обеспечению сохранности ОЦД, так и для создания к ним научно-справочного аппарата в целях их эффективного учета и использования.
1.2. Критерии отбора особо ценных документов
1.2.1. При выявлении ОЦД используются следующие критерии (признаки, на основании которых производятся оценка, определение, классификация), общие для всех видов документов:
I — время создания документа;
II — место создания документа, отношение документа к истории и культуре Беларуси, ее регионов, населенных пунктов;
III — значимость исторического события или событийного ряда, в контексте которого создан документ;
IV — ценность содержащейся в документе информации;
V — юридическая сила, подлинность документа;
VI — значение фондообразователя, значимость социальной роли фондообразователя;
VII — авторство, автографичность документа;
VIII — художественные особенности документа;
IX — палеографические и лингвистические особенности документа;
Х — редкость документа.
Современный подход к применению критериев выявления ОЦД предполагает приоритет критериев содержания документов, исключающих или минимизирующих влияние идеологии, конъюнктуры на оценку документа. Однако приоритетность критериев может варьироваться в зависимости от состава документов архива, фонда, дела, содержательных и иных особенностей конкретного документа. Приоритетность и состав единовременно используемых критериев не являются абсолютной величиной. Кроме того, в ряде случаев при рассмотрении конкретного документа (группы документов) логический и смысловой объем отдельных критериев может в значительной степени совпадать и выступать как новый, объединенный критерий. Наиболее часто в практике работы основными становятся критерии I, IV—VII. Выявление ОЦД среди документов личного происхождения, научно-технической, аудиовизуальной документации осуществляется, как правило, по совокупности общих критериев и специфических критериев, используемых только при работе с указанными документами.
1.2.2. Применение критериев выявления ОЦД и соответствующие аналитические действия предполагают соблюдение следующих условий:
— комплексность (использование, как правило, двух или нескольких критериев при обязательном учете критериев содержания, даже если они не выступают как основные);
— предварительная научная атрибуция документа (установление авторства, места и времени создания);
— индивидуальная оценка каждого документа; исключение — документный ряд, представляющий особую ценность как массовый исторический источник или как цельная тематическая группа (несколько документов, дело, группа дел);
— системный подход, учет внутрифондовых, межфондовых и межархивных связей документа;
— учет достигнутого уровня научного знания по проблеме (теме, вопросу) и имеющихся подходов, точек зрения, научных мнений относительно ее;
— соблюдение принципа историзма, требующего оценивать правовое, культурное, историческое и научное значение документов с учетом политической и экономической системы, характера государственной власти, особенностей общественных отношений, культуры, исторической психологии на момент создания документа и т. д.
— соблюдение принципа объективности.
1.2.3. Критерий «время создания документа» используется как один из приоритетных в основном при оценке документов, датированных XIV — началом XX в. (созданных до октября 1917 г.), т. е. документов эпохи Средневековья, Возрождения, Нового времени. К ним отнесены документы вхождения белорусских земель в состав Великого княжества Литовского, Речи Посполитой и Российской империи (XIV — начало XX в.); документы канцелярий литовско-гродненского губернатора (1802—1917 гг.), Гродненского губернского по крестьянским делам присутствия (1861—1903 гг.), фонды дворянских родов (1528—1939 гг.) и др.
Как правило, данный критерий применяется вместе с другими критериями, однако для древних актов он является самодостаточным и не требует применения каких-либо других критериев.
При применении данного критерия к документам личного происхождения имеют значение также время, место и исторические условия создания документа.
Для аудиовизуальных документов данный критерий актуален относительно оценки документальных источников, датированных первыми годами существования фотографии, кинематографа, а также наиболее ранних архивных документов, созданных на соответствующих носителях. Для научно-технических документов — относительно профильной документации, особую значимость которой придает время ее создания (этапность научно-технического прогресса, хронологические аспекты внедрения качественно новых производств, технологий, становления и развития научных направлений, фундаментальных исследований — например, первые годы освоения электронных информационных технологий в Беларуси и т. п.).
1.2.4. Критерий «место создания документа, отношение документа к истории и культуре Беларуси, ее регионов, населенных пунктов» предполагает, что к ОЦД, как правило, относятся документы, созданные на современной территории Беларуси или на смежных территориях в пределах государств, в состав которых входили белорусские земли, включая этническую территорию белорусского народа, а также документы, имеющие прямое отношение к истории и культуре Беларуси на микро- и макроуровне независимо от места их создания. Если документы, хранящиеся в госархивах Беларуси, по всем признакам относятся к истории и культуре другого государства или другого региона государственного образования, в составе которого были белорусские земли, то как ОЦД они классифицируются, если их особая ценность представляется бесспорной. Как правило, это автографы выдающихся (известных) лиц, личные документы.
Согласно этому критерию необходимо также учитывать необычное место нахождения автора и необычную ситуацию создания документа (в заключении, в плену, в ходе боевых действий, в подполье, съемки в экстремальных условиях или труднодоступных местах и т. д.).
1.2.5. Критерий «значимость исторического события или событийного ряда, в контексте которого создан документ» предполагает учет в практике выявления ОЦД конкретного общеисторического (историко-культурного) фона, исторической роли событий, в контексте которых создавались соответствующие документы и документальные комплексы. Согласно данному критерию к ОЦД относятся документы, созданные в особые наиболее значимые, этапные, судьбоносные периоды истории государства (региона, населенного пункта), такие, как формирование государства, изменение государственного статуса, проведение политических, социальных, экономических реформ, революции, войны, социальные движения (например, объединение Великого княжества Литовского и Королевства Польского, разделы Речи Посполитой, установление Советской власти, коллективизация сельского хозяйства, две мировые войны и т. д.), а также при масштабных чрезвычайных ситуациях, вызванных причинами катастрофического характера (например, авария на Чернобыльской АЭС) и др.
1.2.6. «Ценность содержащейся в документе информации» как критерий предполагает источниковедческий подход к оценке документов, содержащих значимую, неповторимую, новую информацию (по сравнению с другими документами конкретной тематики). В данном случае важна не только его актуальная, но и потенциальная ценность, что предполагает не сиюминутный, конъюнктурный взгляд на документ, а глубокий его анализ как исторического источника, включая соответствующую источниковедческую оценку.
Ценность документа предполагает важность информации, носителем которой он является, в контексте значимой общесоциальной, научной, технической проблематики (темы, объекта, субъекта), которой посвящен документ. Применяя данный критерий, необходимо иметь представления об основных направлениях, методах исследований и проблемных зонах политической, социально-экономической и демографической истории, о компаративистских подходах, «математизации» истории с использованием электронных технологий для обработки массовых (серийных) источников и информационных возможностях последних, об особом значении изучения и реконструкции в историческом аспекте природно-географической среды, материальной жизни, менталитета, повседневности (исторической антропологии), о значимых для истории и культуры Беларуси артефактах и личностях и т. д. Указанные знания необходимы для адекватной оценки документа как исторического источника, как носителя соответствующих информационно-потребительских качеств, как элемента культуры и соответственно для отнесения документа к особо ценным с учетом значимости (ценности) его содержания.
Иногда значимость информации, содержащейся в документе, усиливается другим документом, который сам по себе не может быть отнесен к особо ценным, а содержание резолюций (виз) может служить самостоятельным поводом отнесения документа к особо ценным, усиливая его правовое и историческое значение. В некоторых случаях, учитывая ценность документа как исторического источника, к ОЦД следует относить весь комплекс соответствующих документов, включая отнесение к ОЦД отдельных фондов.
Ценность содержания документов подлежит оценке не только с точки зрения важности и количества фактов, но и с точки зрения их эмоционально-психологической наполненности, отражения характерных общественных настроений и особенностей исторической психологии соответствующего периода и социальной группы.
Согласно рассматриваемому критерию из документов личного происхождения подлежат отнесению к ОЦД прежде всего авторские работы (художественные, научные и иные произведения), а также документы, отражающие этапы жизненного пути, отдельные факты биографии, процесс и результаты государственной, научной, творческой деятельности фондообразователя (включая письма, дневники, записные книжки, мемуары, картотеки, библиографии). Значение содержания творческих документов оценивается в соответствии с их художественной значимостью (см. также критерий «художественные особенности документа»), научных документов — научной значимостью.
Применительно к научно-технической документации выявлению на основе данного критерия подлежат документы, отражающие основное содержание научно-технических идей и проектов, принципиально важных для развития науки, техники и производства. Соответствующая работа предполагает достаточно глубокое представление исполнителя о ценностных составляющих различных видов научно-технической документации. Критерий «ценность содержащейся в документе информации» в значительной степени обусловливает смысловое наполнение таких специфических критериев выявления ОЦД в комплексах научно-технической документации, как «патентно-коммерческая ценность разработок» (патентование разработок и покупка на них лицензий зарубежными фирмами); «высокая экономичность типовых и индивидуальных решений на момент их внедрения»; «высокая значимость для развития экономики, отрасли, региона, населенного пункта»; «принципиальная новизна разработок и отдельных решений на момент открытия и внедрения» (мировой уровень новизны, новые в масштабах отрасли, новые для отдельных направлений); «уникальность и оригинальность решения поставленных задач».
Для аудиовизуальных документов критерий «ценность содержащейся в документе информации» особенно важен и, как правило, является определяющим наряду с критерием «авторство документа».
1.2.7. «Юридическая сила, подлинность документа» представляют собой по сути два взаимосвязанных критерия. Юридическая сила документа — это применимость документа в данное время на данной территории, доказательство состоявшегося факта события, зафиксированное подлинником документа или копией на правах подлинника.
Юридическую силу имеют прежде всего документы, созданные и оформленные в установленном законом порядке государственными органами, должностными лицами, общественными организациями в пределах своей компетенции и порождающие определенные правовые последствия. К ним относятся законодательные, дипломатические, нормативные, административные акты, а также другие документы правового характера. Они имеют юридическую силу, если являются подлинными или соответствующим образом оформленными копиями (дубликатами). Признаками подлинности официальных документов являются официальный бланк учреждения, наличие подписи должностного лица, печати учреждения и т. п.
При выявлении ОЦД необходим отбор подлинных документов, и только в случае их отсутствия допускается возможность отнесения к ОЦД копий. Подлинность документа является не только критерием выявления и отбора, но и обязательным условием отнесения к ОЦД.
При выявлении особо ценных аудиовизуальных документов критерий «юридическая сила, подлинность документа» предполагает первоочередной отбор в качестве ОЦД документов, запечатлевших события и явления непосредственно в момент их свершения, а также обязательное наличие оригиналов кинофотофонодокументов (или их копий на правах оригинала).
1.2.8. Критерий «значение фондообразователя» (не физического лица) предполагает отнесение к ОЦД, во-первых, законодательных, нормативно-правовых и иных актов тех организаций, которые в определенные исторические периоды обладали высшей законодательной и исполнительной властью на данной территории, во-вторых, документов центральных органов отраслевого управления, а также иных организаций, отличающихся высоким уровнем и масштабностью выполняемых общественных функций, решаемых задач и компетенции, научного и делового авторитета. К первым относятся акты магистратов, губернских канцелярий, наместнических правлений, губернских правлений, городских управ, революционных комитетов, республиканских, краевых, областных, районных комитетов партии, исполнительных комитетов, областных, районных, городских Советов и др., а также современных республиканских и региональных органов законодательной и исполнительной власти. Ко вторым относятся акты народных комиссариатов, министерств, государственных комитетов, управлений и других организаций, имеющих статус органов государственного управления, а также наиболее значимых научных, производственных, проектных, творческих, общественных и иных структур. Данный критерий обычно служит дополнительным, «фоновым» относительно критерия ценности содержащейся в документе информации, но может быть определяющим при отнесении к ОЦД документов, отражавших развитие государственности, определявших жизненно важные события государственного или регионального уровня и имевших правовое значение.
Критерий «значение фондообразователя» относительно фондов личного происхождения выступает как критерий «значимость социальной роли фондообразователя» (физического лица). Его предлагается использовать при выявлении ОЦД, соотносимых с личностями, деятельность которых в государственной, общественной, научной, производственной, творческой сферах оказала значительное влияние на современную им историю, культуру, науку, технику, получила высокую оценку современников и последующих поколений как масштабное, знаковое, значительное (выдающееся) явление. Данный критерий определяется оценкой деятельности, которая представлена как в массовом сознании, так и признании на государственном и международном уровнях (награды, почетные звания, государственные и международные премии, лауреатство, увековечение памяти и т. п.), в научной литературе, в суждениях и оценках окружения личности, коллег (письма и высказывания, дневники, воспоминания) и др. Вместе с тем, используя этот критерий, важно осознавать, что личность, документы которой могут быть отнесены к ОЦД, не всегда при жизни получала общественное признание, и поэтому следует учитывать ее место и роль в истории, которые порой могут иметь неоднозначные трактовки.
В соответствии с данным критерием к ОЦД возможно относить документы, прямо или косвенно отразившие деятельность личности и (или) ее отдельные, частные аспекты, а также факты биографии. Именно поэтому он распространяется не только на документы самого фондообразователя, но и на документы его корреспондентов, ему адресованные, а также на собранные им документальные коллекции.
При использовании критерия «значимость социальной роли фондообразователя» относительно аудиовизуальных документов особое значение имеет учет формы общественного признания результатов его деятельности — присуждение международных, государственных и других премий, награждение медалями, дипломами и призами на фестивалях, выставках, конкурсах; демонстрация на международных и отечественных выставках; награждение авторов и создателей указанных документов.
1.2.9. «Авторство, автографичность документа» — критерий, широко используемый при отнесении к ОЦД документов личного происхождения, но применимый также к официальным документам. Этот критерий особенно важен относительно документов, которые непосредственно созданы выдающимися (известными) личностями как авторами (т. е. физическими лицами, чьим творческим (интеллектуальным) трудом созданы конкретные произведения или иные документы). Критерий включает как один из ключевых элементов понятие автографичности. Автограф — это подлинная авторская рукопись, оригинал произведения, собственноручно написанный его автором, напечатанный им самим на пишущей машинке или с помощью компьютера и подписанный им, а также собственноручная подпись, надпись какого-нибудь лица. При анализе конкретного документа учитываются степень его автографичности (автограф, машинопись, авторизованная машинопись и т. д.) и характер оригинальности (оригинал, факсимильная копия, рукописная копия и т. д.).
К ОЦД прежде всего следует относить автографы, подписанные автором оригинала, а не копии. Вместе с тем выявление ОЦД в соответствии с данным критерием не должно приводить к созданию коллекции автографов выдающихся лиц.
В некоторых случаях критерий авторства может толковаться более широко. Так, по отношению к аудиовизуальным документам он может применяться к исполнителям музыкальных и литературных произведений, актерам, режиссерам, дирижерам и др. Соответствующие документы отбираются прежде всего в зависимости от уровня общественного признания профессионального мастерства композиторов, писателей, драматургов, режиссеров, операторов, фотографов и других лиц, создавших эти документы (принявших участие в их создании) или представивших оригинальную (высокохудожественную) исполнительскую интерпретацию авторских произведений. Аналогично критерий авторства применяется при выявлении ОЦД в массивах проектной, конструкторской, научной документации, как правило, имеющей ряд авторов (авторский коллектив).
1.2.10. «Художественные особенности документа» используются в качестве критерия при выявлении ОЦД в тех случаях, когда документ имеет значительную эстетическую ценность, особое художественное значение. Эстетическая ценность документов может проявляться:
— во внешних особенностях документа — наличии в оформлении элементов художественного творчества (редких или уникальных печатей и их оттисков, художественных украшений, заставок, рисунков, филиграней, изображений фамильных или городских гербов, высококачественного переплета с использованием редких материалов, золотого тиснения и т. д.);
На уровень эстетической ценности может влиять физическое состояние документа, переплета дела (хорошо сохранившийся, незначительно поврежденный, частично поврежденный, в стадии разрушения), т. е. физическое состояние объекта в данном случае может опосредованно обусловливать целесообразность отнесения документа к ОЦД по данному критерию;
— в своеобразии вида документа, предполагающего элементы художественного творчества (плакат, грамота, афиша и т. д.);
— в содержании, если документ — произведение изобразительного искусства (рисунок, иное живописное или графическое изображение), художественный текст (проза, поэзия) или продукт кинематографического творчества; при этом учитываются изобразительные, литературно-художественные, кинематографические достоинства документа (в том числе отмеченные искусствоведами, литературоведами, критиками) — в этом плане очевидно единство рассматриваемого критерия с критерием «ценность содержащейся в документе информации».
К ОЦД безусловно должны относиться работы, запечатлевшие в том или ином варианте произведения художественного творчества, имеющие значение как в контексте истории искусства, литературы, кинематографа и культуры в целом, так и в контексте истории Беларуси и ее отдельных регионов.
1.2.11. «Палеографические и лингвистические особенности документа» — критерий, который применяется прежде всего к документам XIV — первой половины XIХ в., и кроме владения приемами палеографического и лингвистического анализа предполагает знания в области дипломатики. Для более поздних документов, в том числе документов личного происхождения, более уместно определение «графические и лингвистические особенности документа».
При этом как элементы, придающие особую ценность документу, учитываются писчий материал и красящий материал (пергамен, шелк, бумага и ее филиграни, чернила и т. п.); материал и состояние переплета дела (хорошо сохранившийся, незначительно поврежденный, частично поврежденный, в стадии разрушения); способ воспроизведения (если он необычен для данного вида документов или имеет принципиальное значение для характеристики содержания); специфика реквизитов документа и формы документирования, графики письма и передачи текста; особенности языка, своеобразие лексики, терминологии и их документального отображения; наличие правок, помет и других маргиналий, имеющих существенное информационно-источниковедческое значение. Эти элементы должны быть особенными, т. е. выделяемыми из общего ряда, являющимися редкими или уникальными, непосредственно или косвенно отражающими переходные этапы культуры, истории, уровень взаимовлияния и связей этнических, социальных, государственных, региональных структур в их сложности и многообразии, специфику литературного и иного творчества определенных авторов (или соответствующей творческой деятельности определенного периода) как процесса передачи текста.
1.2.12. Редкость как критерий отнесения к ОЦД может использоваться относительно архивных документов, которые были созданы тиражированием — как рукописные списки литературных и иных произведений, как плакаты, листовки, открытки, газеты-однодневки и т. д., выпущенные крайне ограниченным тиражом (естественная редкость) или сохранившиеся в единичных экземплярах по причине временного фактора и условий бытования издания (искусственная редкость).
1.2.13. Критериями определения ОЦД не являются:
— интенсивность использования документа;
— физическое состояние документа (наличие дефектов лишь свидетельствует о необходимости срочной реставрации, создания страховой копии и копии фонда пользования), полная или частичная сохранность (отрывок, разрозненные листы, отсутствие части текста); исключения — неудовлетворительное физическое состояние графики не подлежащего реставрации документа, не позволяющее его прочитать или визуализировать с помощью современных технических средств (потухший текст, стертый текст, выцветший фотоотпечаток и др.), а также неудовлетворительное состояние фонодокумента, не позволяющее воспроизводить звук (поцарапанная, имеющая сколы грампластинка; низкое, не подлежащее восстановлению качество записи на магнитную ленту);
— опубликованность документа (если документ тиражирован, это не снижает его значимости как оригинала; если документ не опубликован, уровень его ценности определяется по другим критериям);
— материальная ценность документа, выраженная в его страховой оценке и аукционной стоимости (стоимость обусловлена ценностью документа, но не ценность стоимостью, установленной страхующей организацией; аукционная цена обусловлена исключительно одним свойством документа — раритетностью в бытовом понимании данного термина, а также конъюнктурой спроса).
2. Организация работы
и методика выявления особо ценных документов
2.1. Выявление ОЦД проводится планомерно как самостоятельный вид работы по архивохранилищам, а в пределах архивохранилища — по фондам.
К данной работе следует привлекать высококвалифицированных специалистов, хорошо знающих состав и содержание фондов, владеющих методологией источниковедения, научной проблематикой, в рамках которой выявляемые документы могут представлять особую ценность.
2.2. Выявление ОЦД состоит из четырех этапов:
— выявление фондов, потенциально содержащих ОЦД, и составление их перечня;
— изучение описей дел, и выявление дел, потенциально содержащих ОЦД;
— изучение отобранных дел с полистным просмотром;
— составление описи особо ценных дел.
2.3. Первый этап предполагает составление перечня фондов, потенциально содержащих ОЦД. При выполнении данной работы необходимо изучить списки фондов, реестры описей дел, исторические (историко-архивные) справки, вне зависимости от того, к какой категории эти фонды были отнесены.
Целесообразно в первоочередном порядке начинать изучение фондов, содержащих документы за более ранние периоды, и фондов органов государственной власти и управления, а затем по ведомственным и отраслевым группам по хронологии, что позволит более полно учесть факторы повторяемости информации, межфондовой и межархивной дублетности. При этом особое значение приобретают критерии «время создания документа» и «значение фондообразователя» при одновременном учете всех других критериев отбора ОЦД. Проведение этой работы возможно не только по отраслевому и хронологическому, но и географическому принципам (например, изучение фондов партийных органов одного региона). В целях соблюдения должной системности выявление фондов, потенциально содержащих ОЦД, должно быть спланировано так, чтобы каждый фонд получил предварительную оценку относительно возможности наличия в нем указанных документов. Итогом первого этапа является составление перечня фондов, потенциально содержащих ОЦД (по архивохранилищу или по архиву в целом).
2.4. Второй этап предполагает изучение описей дел отобранных фондов и выявление дел, потенциально содержащих ОЦД. При этом прежде всего изучаются заголовки для описей тех структурных частей фондов, которые содержат наиболее полную информацию об основной деятельности фондообразователя. На данном этапе к потенциально содержащим ОЦД могут быть отнесены отдельные дела, части фондов и фонды.
2.5. На третьем этапе выявления ОЦД осуществляется непосредственное изучение отобранных дел и их полистный просмотр. Документы могут быть отнесены к ОЦД без полистного просмотра дел, если они достаточно известны архивистам, были неоднократно востребованы и находятся в составе известных архивных комплексов, т. е. в случаях, когда полистный просмотр не дает нового знания о степени ценности документа. Обязателен полистный просмотр дела, если оно содержит документы личного происхождения; заголовок не дает полного представления о содержащихся в нем документах; вызывают нарекания качество формирования дела, достоверность научно-справочного аппарата, степень сохранности документов. Расшивка дел при выявлении ОЦД не допускается. Все дело считается особо ценным, даже если в нем особо ценным признан лишь один документ.
Выявление ОЦД в делах может осуществляться как целевым порядком, так и попутно при выполнении других видов работ, связанных с просмотром дел, отдельных документов. Так, выявление ОЦД в фондах личного происхождения проводится поэтапно при отборе документов на государственное хранение с целью особого учета, оценки (при условии договора купли-продажи) и определения категории фонда; в ходе научного описания документов, когда происходит их всесторонняя атрибуция; при создании копий и фонда пользования.
При выявлении особо ценных аудиовизуальных документов, как правило, необходимы не только изучение монтажных листов, но и непосредственный просмотр кинодокументов, а для фонодокументов — их прослушивание.
2.6. Выявление ОЦД завершается составлением описей выявленных ОЦД, которые в республиканских архивах утверждаются экспертно-методическими комиссиями (далее — ЭМК), в областных и зональных архивах согласовываются ЭМК данных архивов и затем утверждаются экспертно-проверочными комиссиями (далее — ЭПК) вышестоящего органа управления по архивам и делопроизводству.
2.7. Республиканский орган по архивам и делопроизводству в целях устранения межархивной дублетности осуществляет контрольные функции и координацию работы госархивов.
3. Учет и описание особо ценных документов
3.1. После выявления и отбора ОЦД проводится комплекс работ по их учету и описанию. На выявленные ОЦД ведется комплект следующих учетных документов:
— список фондов, содержащих особо ценные дела согласно приложениям 1, 2;
— описи особо ценных дел согласно приложениям 3, 4;
— реестр описей особо ценных дел согласно приложениям 5, 6;
— карточка фонда, содержащего ОЦД, согласно приложению 7;
— книги учета и описания особо ценных аудиовизуальных документов: кинодокументов, фотодокументов, фонодокументов, видеодокументов согласно приложениям 8—12;
— реестры книг учета и описания особо ценных аудиовизуальных документов согласно приложениям 13, 14;
— листы учета особо ценных аудиовизуальных документов: кинодокументов, фотодокументов, фонодокументов, видеодокументов согласно приложениям 15—18.
3.2. В учетной документации о наличии ОЦД делаются отметки об отнесении фондов, частей фондов, дел, аудиовизуальных документов к категории особо ценных. Кроме того, сведения об ОЦД указываются в паспортах архивов и архивохранилищ, а также в сведениях об изменениях в составе и объеме фондов по состоянию на 1 января каждого года, карточках фондов, программных модулях АИС архива.
3.3. Все фонды и коллекции, в которых выявлены ОЦД, вносятся в список фондов, содержащих ОЦД с целью обеспечения их суммарного учета.
3.4. Для поединичного и суммарного учета выявленных ОЦД каждого фонда составляются описи особо ценных дел. Особо ценные кинофотофонодокументы учитываются в книгах учета и описания особо ценных аудиовизуальных документов в валовом порядке по мере их выявления. Описи особо ценных дел составляются на документы одной или нескольких описей фонда в зависимости от количества особо ценных дел в данной описи. В описи особо ценных дел, в книгах учета и описания особо ценных аудиовизуальных документов за единицами хранения сохраняются их прежние учетные номера, шифры, присвоенные им по общим учетным документам.
3.4.1. Если все или большинство документов по описи являются особо ценными, то отдельная опись особо ценных дел не составляется, а копируется имеющаяся опись фонда. В этом случае к ней составляются новый титульный лист, переводная таблица от номера дела, единицы учета документов к номеру единицы учета страховой копии, итоговая запись.
3.4.2. Заголовки дел в описи особо ценных дел сохраняются без редакционных изменений. Если заголовок дела не отражает особую ценность документов, необходимо сопроводить их аннотациями.
Аннотации к заголовкам особо ценных дел составляются в следующих случаях:
— дело признано целиком особо ценным, но заголовок в недостаточной степени отражает его содержание;
— в деле особо ценной является лишь часть документов, особая ценность которых не отражается в его заголовке;
— в фонде обнаружены отдельные (единичные) особо ценные документы.
В конце аннотации указываются листы особо ценных документов. Текст аннотации не переносится на обложку дела и в опись дел постоянного хранения.
3.4.3. По завершении составления описи особо ценных дел к ней составляются титульный лист, в левом верхнем углу которого проставляется порядковый номер описи, присвоенный ей по реестру описей особо ценных дел; оглавление (при необходимости); список сокращений (при необходимости). В итоговой записи описи особо ценных дел указывается общее количество особо ценных единиц хранения. Если выявление ОЦД по фонду продолжается после составления описи, то составляется продолжение описи.
3.4.4. Если описи особо ценных дел составлены по нескольким описям фонда, то целесообразно составить краткое дополнение к предисловию (историко-архивной справке), в котором характеризуется состав выявленных ОЦД.
3.4.5. По мере проведения страхового копирования ОЦД, сведения о них вносятся в соответствующие описи особо ценных документов, книги учета и описания особо ценных кинодокументов, фотодокументов, фонодокументов, видеодокументов.
По завершении копирования всех дел данной описи в итоговой записи делается отметка «Все дела по данной описи микрофотокопированы» с указанием даты, должности, подписи работника архива. В итоговых записях к книгам учета и описания особо ценных аудиовизуальных документов указываются количественные сведения о проведенном страховом копировании с нарастающим итогом.
3.5. Для суммарного учета описей особо ценных дел ведется реестр описей особо ценных дел. По реестру каждой описи присваивается порядковый номер; указываются номер фонда и номер описи. Ежегодно к реестру составляется итоговая запись, в которой указываются количество поступивших и выбывших за год описей особо ценных дел и их общее количество в архиве по состоянию на 1 января каждого года. Книги учета и описания особо ценных аудиовизуальных документов учитываются в реестре книг учета и описания особо ценных аудиовизуальных документов. На каждый вид особо ценных аудиовизуальных документов также составляются соответствующие листы учета.
3.6. При отнесении документов к особо ценным в описях дел в графе «Примечание» напротив заголовков соответствующих дел, единиц учета проставляется отметка «ОЦ». В основных учетных документах отметка «ОЦ» проставляется по списку фондов к номеру фонда, номеру описи дел.
Сведения о количестве особо ценных документов архива ежегодно вносятся в паспорт архива.
3.7. Для централизованного учета ОЦД госархивами, осуществляющими пофондовое хранение документов, в Государственный фондовый каталог Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь представляются карточки фондов, содержащих особо ценные дела. Карточки фондов заполняются на каждый фонд, в составе которого выявлены особо ценные дела. В карточки включаются сведения о названии фонда, количестве и составе особо ценных дел. К номеру фонда добавляется отметка «ОЦ». В графе «Описанных дел» указывается объем выявленных ОЦД, в графах «Страховой фонд (дел)» и «Фонд пользования (дел)» соответственно объемы страхового фонда и фонда пользования, в графе «Аннотация документов» дается аннотация только выявленных ОЦД, в графе «Крайние даты документов» также крайние даты только выявленных ОЦД, в примечании оговаривается фонд пользования на других носителях (диски и др.).
На фонды, по которым начато выявление ОЦД, при последующих выявлениях особо ценных дел в Государственный фондовый каталог Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь представляются сведения об изменениях в их составе и объеме (по состоянию на 1 января каждого года согласно приложению 19), на основании которых информация карточек фондов дополняется.
3.8. Наряду с ведением основных учетных документов в госархивах могут создаваться вспомогательные учетные документы. Их состав и формы определяются архивами самостоятельно.
3.9. По усмотрению госархивов возможен пересмотр состава ОЦД с целью исключения ряда документов из категории особо ценных, ранее относимых к ним безоговорочно. Решение об исключении документов из состава особо ценных принимается ЭМК госархива и оформляется актом согласно приложению 19-1, согласованным ЭМК республиканских архивов и утвержденным ЭПК вышестоящего органа управления по архивам и делопроизводству областных и зональных госархивов.
4. Обеспечение сохранности и организация использования особо ценных документов
4.1. Требования к помещениям, оборудованию архивохранилищ
и режиму хранения особо ценных документов
4.1.1. Помещение или часть помещения, выделяемое для хранения ОЦД, должно отвечать следующим требованиям:
— изолированность от служебных и вспомогательных помещений, а также удаленность от лабораторных, производственных, складских и бытовых помещений, связанных с хранением или применением пищевых и химических веществ;
— наличие охранной и пожарной сигнализации;
— наличие удобного для эвакуации выхода.
Для хранения особо ценных документов следует выделять лучшие по климатическим особенностям помещения архива (архивохранилища). Не допускается размещение ОЦД в подвальных и полуподвальных помещениях, в неотапливаемых помещениях, в помещениях с повышенной влажностью и т. д.
Вопрос об изолированном или общем хранении ОЦД с остальными документами фонда решается самостоятельно руководством архива с учетом соответствующих возможностей.
4.1.2. Оборудование архивохранилищ, режим хранения, контроль технического и физико-химического состояния ОЦД должны соответствовать требованиям существующих нормативных и методических документов. Контроль технического и физико-химического состояния ОЦД осуществляется в первоочередном порядке.
ОЦД размещаются на металлических передвижных или стационарных стеллажах. Допускается хранение ОЦД в металлических шкафах, сейфах, шкафах-стеллажах, стационарных отсеках-боксах. Однако оборудование закрытого типа не рекомендуется использовать в помещениях с нерегулируемым климатом во избежание образования локальных застойных зон и биопоражения документов.
Необходимо особенно тщательно следить за соблюдением санитарно-гигиенического режима в архивохранилищах, выделяемых для хранения ОЦД: в помещениях должны проводиться систематическая влажная уборка и обязательное ежегодное обеспыливание стеллажей, коробок и упаковок.
В хранилищах с ОЦД должен соблюдаться строгий охранный и противопожарный режим.
4.1.3. ОЦД и средства их хранения маркируются хорошо заметной отметкой «ОЦ». На обложках всех особо ценных дел, стеллажах, коробках, связках, а также на пофондовых и постеллажных топографических указателях должен быть проставлен индекс «ОЦ».
Все перемещения ОЦД должны быть своевременно отражены в постеллажных указателях архивохранилища.
4.1.4. Работы по реставрации и переплету ОЦД с учетом их физического состояния и интенсивности использования должны проводиться в первоочередном порядке.
4.1.5. Плановые проверки наличия и состояния ОЦД проводятся один раз в 5 лет.
4.1.6. Каждому архиву необходимо предусмотреть ряд превентивных мер по защите ОЦД в случае возникновения чрезвычайных ситуаций — обозначение на поэтажных планах и схемах эвакуации мест расположения ОЦД для организации их первоочередного спасения; цветовая маркировка стеллажей, коробок, связок и дел, содержащих ОЦД; размещение ОЦД в местах, наиболее удобных для спасения, а также на средних полках стеллажей (как наиболее безопасных в случае затопления или пожара); подготовка резервных помещений для перемещения ОЦД и их страховых копий.
ОЦД и их страховые копии при угрозе возникновения чрезвычайных ситуаций подлежат первоочередному спасению и перемещению в специально оборудованные помещения, обеспечивающие их сохранность. Меры по обеспечению сохранности ОЦД в случае возникновения чрезвычайных ситуаций должны быть закреплены в планах мероприятий, разработанных и утвержденных в соответствии с требованиями существующих нормативных правовых документов.
4.2. Создание страхового фонда и фонда пользования
на особо ценные документы
4.2.1. В целях сохранения документной информации, содержащейся в ОЦД, на случай их утраты или повреждения создается страховой фонд, который является неприкосновенным и хранится территориально обособленно — в специальных хранилищах страхового фонда или в специально отведенном месте общего архивохранилища.
Страховой копией документа на бумажной основе является негативная микроформа (микрофильм, микрофиша) первого поколения, изготовленная на фотографической пленке соответствующего типа.
Очередность страхового копирования определяется значимостью, физическим состоянием и интенсивностью использования документов. Из ОЦД, равноценных по значению, первоочередному копированию подлежат документы, находящиеся в неудовлетворительном физическом (техническом) состоянии или интенсивно используемые.
Подготовка дел к страховому копированию включает:
— выемку дел;
— сверку поисковых данных и заголовков дел с описью дел;
— проверку нумерации листов каждого дела и при необходимости ее исправление или изменение;
— проверку физического состояния документов, выявление документов, подлежащих реставрации, дезинфекции, с трудночитаемым текстом;
— проверку и уточнение заверительной надписи дела;
— оформление передачи дел на страховое копирование.
На место выданных дел подкладываются карты-заместители.
При подготовке документов к страховому копированию работник архива проверяет правильность оформления обложки дела и поисковых данных. Если обложка дела оформлена правильно, то титульный лист на дело можно не составлять. В том случае, если заголовок и шифр дела менялись или обложка перегружена большим количеством правок, то она заменяется новой или составляется титульный лист, на который выносятся уточненные заголовки и другие поисковые данные.
Все листы, за исключением чистых, старых обложек и заверительной надписи, должны быть пронумерованы арабскими цифрами черным графитным карандашом (текстовые документы — в правом верхнем углу, не задевая текста документа, графические — в нижнем углу над штампом). Старые обложки (дореволюционные) дел и следующие за ними внутренние описи (если таковые имеются) следует нумеровать римскими цифрами с отражением в заверительной надписи. Неправильные номера листов зачеркиваются. Если листы в деле имеют текст на оборотной стороне, графические изображения, пометки, то на обороте в левом верхнем углу проставляется номер лицевой стороны с добавлением пометки «об». При выявлении непронумерованных листов на каждом из них ставится номер предыдущего пронумерованного листа с добавлением литер «а», «б», «в» и т. д. Данные изменения фиксируются в листе-заверителе дела.
В делах, созданных до 1917 г., нумеруются чистые листы (при наличии филиграней), заверительные надписи (дореволюционные). Старые обложки (дореволюционные) дел и следующие за ними внутренние описи (если таковые имеются) нумеруются римскими цифрами. Эти особенности нумерации отражаются в листе-заверителе дела.
Заверительная надпись в деле также подлежит страховому копированию. Она подписывается работником, готовящим документы к страховому копированию. В ней оговаривается наличие литерных, пропущенных листов, графических документов (карт, планов, чертежей), фотографий, физически поврежденных листов и др.
Передача документов на страховое копирование оформляется заказом на изготовление микрофотокопий страхового фонда и фонда пользования согласно приложению 20. Дела передаются и принимаются полистно. После микрофильмирования негатив микрофотокопий документов передается на специальное хранение в Белорусский государственный архив кинофотофонодокументов, а позитив используется в архиве.
Страховое копирование производится по фондам с соблюдением последовательности расположения дел в описи, которая копируется непосредственно перед ними. Страховому копированию подлежат все документы дела.
При страховом копировании дела расшивке не подлежат. Расшивка дел производится лишь в исключительных случаях по согласованию с руководством архива при полной невозможности копировать переплетенное дело. По окончании работы дело переплетается организацией — изготовителем страховых копий заново.
Страховое копирование документов осуществляется в соответствии с типовыми техническими регламентами и другими нормативно-техническими документами.
Страховой фонд аудиовизуальных документов должен состоять из одного экземпляра страховых копий: кинодокументов, фотодокументов, фонодокументов, видеодокументов.
4.2.2. Одновременно с созданием страхового фонда архив создает фонд пользования. Фонд пользования представляет собой совокупность копий документов НАФ, выполненных на различных материальных носителях и предназначенных для использования с целью обеспечения сохранности оригиналов документов.
Фонд пользования создается:
— целевым порядком на наиболее используемые документы;
— в результате рассекречивания документов;
— в результате копирования подлинных документов, хранящихся в других государственных хранилищах;
— в процессе других видов работ по использованию документов.
Копии фонда пользования на бумажной основе (в том числе фотокопии) хранятся в хранилище на отдельных стеллажах или в шкафах в соответствии с порядком номеров фондов и дел. Копии фонда пользования на пленочной основе хранятся в отдельном хранилище с соблюдением условий хранения для данного вида носителя. После оцифровывания электронная копия передается в архив электронных документов Белорусского научно-исследовательского центра электронной документации.
Наличие фонда пользования (в виде микро-, ксеро-, электронных и других копий) позволяет осуществлять многократное копирование ОЦД и исключить их оригиналы из повседневного пользования.
4.3. Использование особо ценных документов
4.3.1. При выдаче и при возвращении в архивохранилища оригиналы ОЦД подлежат обязательной полистной проверке. Пользователь предупреждается, что каждый лист выданного дела будет проверен.
4.3.2. Оригиналы ОЦД выдаются пользователям с письменного разрешения руководства архива на срок не более пяти дней и только в случае отсутствия на них копий фонда пользования. При наличии фонда пользования, как правило, оригиналы не выдаются для использования.
4.3.3. Ограничивается доступ к подлинникам ОЦД, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии. Решение о признании особо ценных документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, принимает руководитель архива на основании письменного экспертного заключения реставратора и (или) руководителя подразделения, осуществляющего хранение документов архива.
4.3.4. ОЦД не выдаются во временное пользование.
4.3.5. Оригиналы ОЦД могут экспонироваться на выставках только в исключительных случаях при гарантии отсутствия негативных факторов, способных повлиять на сохранность документа, наличии его страховой копии и страховой оценки.
Приложения
Приложение 1
к п. 3.1

Наименование государственного архива

СПИСОК ФОНДОВ,
СОДЕРЖАЩИХ ОСОБО ЦЕННЫЕ ДЕЛА

Том № 	
Начат 	
Окончен 	

Форма титульного листа списка фондов, содержащих особо ценные дела
Формат А4 (210×297)
Приложение 2
к п. 3.1

№ п/п	Номер фонда	Название фонда	Номера описей	Примечание	
1	2	3	4	5	

Итого на 1 января 		 года 		фондов.	
			(цифрами и прописью)		

Наименование должности работника государственного архива		Подпись		Расшифровка подписи	
					
Дата					

Форма списка фондов, содержащих особо ценные дела
Формат А4 (210×297)
Приложение 3
к п. 3.1

Наименование государственного архива

(название фонда)

ФОНД № 	
ОПИСЬ № 	

особо ценных дел

(крайние даты дел)

Форма титульного листа описи особо ценных дел
Формат А4 (210×297)
Приложение 4
к п. 3.1
Наименование
государственного архива					
		УТВЕРЖДЕНО		
		Протокол ЭПК (ЭМК)		
				(наименование	
			
		вышестоящего органа управления
по архивам и делопроизводству, республиканского государственного архива)	
			 № _		
ФОНД № 	
ОПИСЬ № 	
особо ценных дел
за 	 годы

№ п/п	Но-мер опи-си	Но-мер дела	Заго-ловок дела	Край-ние даты	Ко-ли-чест-во лис-тов	Сведения
о страховом копировании	Сведения
о фонде пользования	При-ме-ча-ние	
						номер единиц учета (единиц хранения) страхового фонда	номер микро-формы 3‑го поколения	номер микро-формы 2‑го поколения		
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	

В опись внесено 			особо ценных дел,	
	(цифрами и прописью)			
из них микрофотокопировано 		дел.	
	(цифрами и прописью)		

Наименование должности составителя описи		Подпись		Расшифровка подписи	
					
Дата					
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭМК 		
		(наименование	
			
государственного областного, зонального архива)	
	 № 		
			
Форма описи особо ценных дел
Формат А4 (210×297)
Приложение 5
к п. 3.1

Наименование государственного архива

РЕЕСТР ОПИСЕЙ ОСОБО ЦЕННЫХ ДЕЛ

Том № 	
Начат 	
Окончен 	

Форма титульного листа реестра описей особо ценных дел
Формат А4 (210×297)
Приложение 6
к п. 3.1

№
п/п	Номер фонда	Номер описи	Крайние даты	Количество дел	Количество листов
в описи	Количество экземпляров описей	Приме-чание	
1	2	3	4	5	6	7	8	

Итого за 		 год поступило 		описей.	
				(цифрами и прописью)		
Выбыло 					описей.	
	(цифрами и прописью)		
Итого на 1 января 		 года 		описей.	
			(цифрами и прописью)		

Наименование должности работника государственного архива		Подпись		Расшифровка подписи	
					
Дата					

Форма реестра описей особо ценных дел
Формат А4 (210×297)
Приложение 7
к п. 3.1

КАРТОЧКА ФОНДА

Дата первого поступления фонда	Дата поступления карточки фонда в фондовый каталог	Местонахождение фонда (наименование государственного архива)	Категория	
			Номер фонда	

Крайние даты
каждого названия фонда	Название фонда	

Объем
фонда на 1 января	Годы						
	Описанных дел						
	Страховой фонд (дел)						
	Фонд пользования (дел)						
	Неописанных (дел, документов, листов)						
	Иное						

Форма карточки фонда
(лицевая сторона)
Формат А5 (148×210)

Аннотация документов	Крайние даты документов	Аннотация документов	Крайние даты документов	
1	2	3	4	

Прежний номер фонда 	
Примечание 	

Наименование должности работника государственного архива		Подпись		Расшифровка подписи	
					
Дата					

Форма карточки фонда
(оборотная сторона)
Формат А5 (148×210)
Приложение 8
к п. 3.1

Наименование государственного архива

КНИГА № 	
УЧЕТА И ОПИСАНИЯ ОСОБО ЦЕННЫХ

(вид аудиовизуальных документов)

Том № 	
Начат 	
Окончен 	

Форма титульного листа книги учета и описания особо ценных аудиовизуальных документов
Формат А4 (210×297)
Приложение 9
Приложение 9
к п. 3.1	При-ме-ча-ние	
18	

Сведения о страховом копировании	
тип стра-ховых копий	
17	

номер еди-ницы учета страхового фонда	
16	

Количество единиц хранения, метраж	
установоч-ные ролики и цветовые паспорта	
15	

по-зи-тив	
14	

проме-жуточ-ный позитив	
13	

магнитная фонограм-ма совме-щенная	
12	

магнит-ная фо-нограм-ма	
11	

негатив фоно-граммы	
10	

контра-тип (дубль-негатив)	
9	

не-га-тив	
8	

Язык	
7	

Вариант (немой, звуко-вой, цветной, черно-белый)	
6	

Год про-из-водст-ва	
5	

Заго-ло-вок доку-мен-та	
4	

Ко-ли-чест-во час-тей	
3	

Но-мер еди-ни-цы уче-та	
2	

№ п/п	
1	

	единиц учета,	
	
единиц хранения,	

единиц хранения,	
	
единиц хранения.	
	
единиц хранения.	

	
(цифрами и прописью)	
	
(цифрами и прописью)	

(цифрами)	
	
(цифрами)	
	
(цифрами и прописью)	

Страховой фонд 	

	
из них:	
контратипов (дубль-негативов) 	
	
промежуточных позитивов 	
	
Итого по данной книге имеется 	

	Расшифровка подписи	

	

Подпись	

	

Наименование должности работника государственного архива	
	
Дата	

	Форма книги учета и описания особо ценных кинодокументов	Формат А4 (210×297)	
Форма книги учета и описания особо ценных кинодокументов
Приложение 10
Приложение 10
к п. 3.1	Примечание	
11	

Номер единицы учета страхового фонда	
10	

Количество	
кадры панорамной съемки	
9	

единиц хранения	
8	

Вид основы	
7	

Автор съемки	
6	

Место съемки	
5	

Дата съемки	
4	

Заголовок (аннотация) документов	
3	

Номер единицы учета	
2	

№ п/п	
1	

	особо ценных единиц учета,	
	
особо ценных единиц хранения.	
	
единиц учета,	
	
единиц хранения.	

	
(цифрами и прописью)	
	
(цифрами и прописью)	
	
(цифрами и прописью)	
	
(цифрами и прописью)	

Итого по данной книге числится	

	
Страховой фонд	

	

	Расшифровка подписи	

	

Подпись	

	

Наименование должности работника государственного архива	
	
Дата	

	Форма книги учета и описания особо ценных фотодокументов	Формат А4 (210×297)	
Форма книги учета и описания особо ценных фотодокументов
Приложение 11
Приложение 11
к п. 3.1	При-ме-ча-ние	
16	

Сведения о страховом копировании	
номер едини-цы учета стра-хового фонда	
15	

тип стра-ховых копий	
14	

Фор-мат запи-си	
13	

Ско-рость запи-си	
12	

Вид носи-теля	
11	

Количество еди-ниц хранения	
копия	
10	

оригинал	
9	

Место и дата за-писи или переза-писи	
8	

Вре-мя зву-ча-ния	
7	

Язык	
6	

Ис-пол-ни-тель	
5	

Заголовок (аннота-ция) до-кумента	
4	

Номер едини-цы хра-нения	
3	

Но-мер еди-ницы учета	
2	

№ п/п	
1	

	особо ценных единиц учета,	
	
особо ценных единиц хранения.	
	
единиц учета,	
	
единиц хранения.	

	
(цифрами и прописью)	
	
(цифрами и прописью)	
	
(цифрами и прописью)	
	
(цифрами и прописью)	

Итого по данной книге числится	

	
Страховой фонд	

	

	Расшифровка подписи	

	

Подпись	

	

Наименование должности работника государственного архива	
	
Дата	

	Форма книги учета и описания особо ценных фонодокументов	Формат А4 (210×297)	
Форма книги учета и описания особо ценных фонодокументов
Приложение 12
Приложение 12
к п. 3.1	При-меча-ние	
17	

Сведения о страховом копировании	
номер еди-ницы хране-ния страхо-вого фонда	
16	

номер еди-ницы учета страхового фонда	
15	

формат записи страхово-го фонда	
14	

Формат записи	
ко-пия	
13	

ори-ги-нал	
12	

Количество единиц хранения	
копия	
11	

ори-гинал	
10	

Место и дата записи или пе-реза-писи	
9	

Язык	
8	

Вариант (немой, звуковой, цветной, черно-белый)	
7	

Хро-но-мет-раж	
6	

Ав-тор за-пи-си	
5	

Заго-ловок доку-мента	
4	

Но-мер еди-ницы хра-не-ния	
3	

Но-мер еди-ницы учета	
2	

№ п/п	
1	

	особо ценных единиц учета,	
	
особо ценных единиц хранения.	
	
единиц учета,	
	
единиц хранения.	

	
(цифрами и прописью)	
	
(цифрами и прописью)	
	
(цифрами и прописью)	
	
(цифрами и прописью)	

Итого по данной книге числится	

	
Страховой фонд	

	

	Расшифровка подписи	

	

Подпись	

	

Наименование должности работника государственного архива	
	
Дата	

	Форма книги учета и описания особо ценных видеодокументов	Формат А4 (210×297)	
Форма книги учета и описания особо ценных видеодокументов
Приложение 13
к п. 3.1

Наименование государственного архива

РЕЕСТР КНИГ
УЧЕТА И ОПИСАНИЯ ОСОБО ЦЕННЫХ
АУДИОВИЗУАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

(вид аудиовизуальных документов)

Начат 	

Окончен 	

Форма титульного листа реестра книг учета
и описания особо ценных аудиовизуальных документов
Формат А4 (210×297)
Приложение 14
к п. 3.1

№ п/п	Номер книги учета и описания	Количество документов	Годы создания книги учета и описания	Количество листов в книге учета и описания	 Количество экземпляров книг учета и описания	Примечание	
1	2	3	4	5	6	7	

Итого за 		 год  создано 		 книг.	
			(цифрами и прописью)		

На 1 января 		 года 		 книг.	
			(цифрами и прописью)		

Наименование должности работника государственного архива		Подпись		Расшифровка подписи	
					
Дата					

Форма реестра книг учета
и описания особо ценных аудиовизуальных документов
Формат А4 (210×297)
Приложение 15
Приложение 15
к п. 3.1	Наименование государственного архива

ЛИСТ УЧЕТА особо ценных кинодокументов	Наличие (остаток)	
Количество	
единиц хранения	
13	

	
единиц учета	
12	

Выбытие	
Количество	
единиц хранения	
11	

	
единиц учета	
10	

Основание	
дата	
9	

	
номер	
8	

	
название документа	
7	

Укомплек-тование	
единиц хранения	
6	

Поступление	
Количество	
единиц хранения	
5	

	
единиц учета	
4	

Крайние номера единиц учета	
3	

Номер книги учета и описания	
2	

Дата записи	
1	

		Форма листа учета особо ценных кинодокументов	Формат А4 (210×297)	
Форма листа учета особо ценных кинодокументов
Приложение 16
Приложение 16
к п. 3.1	Наименование государственного архива

ЛИСТ УЧЕТА особо ценных фотодокументов	Наличие (остаток)	
Количество	
По виду в целом	
единиц хранения	
15	

	
	
единиц учета	
14	

	
	
книг учета и описания	
13	

	
По данной книге учета и описания	
единиц хранения	
12	

	
	
единиц учета	
11	

Выбытие	
Количество	
единиц хранения	
10	

	
единиц учета	
9	

Основание	
дата	
8	

	
номер	
7	

	
назва-ние доку-мента	
6	

Номер книги учета и описа-ния	
5	

Поступление	
Количество	
единиц хранения	
4	

	
единиц учета	
3	

Номер книги учета и описа-ния	
2	

Да-та за-пи-си	
1	

		Форма листа учета особо ценных фотодокументов	Формат А4 (210×297)	
Форма листа учета особо ценных фотодокументов
Приложение 17
Приложение 17
к п. 3.1	Наименование государственного архива

ЛИСТ УЧЕТА особо ценных фонодокументов	Наличие (остаток)	
Количество	
По виду в целом	
единиц хранения	
копии	
19	

	

оригиналы	
18	

	
	
еди-ниц учета	
17	

	
	
книг уче-та и опи-сания	
16	

	
По данной книге учета и описания	
единиц хранения	
копии	
15	

	

оригиналы	
14	

	
	
еди-ниц учета	
13	

Выбытие	
Количество	
единиц хранения	
ко-пии	
12	

	
	
ори-гина-лы	
11	

	
еди-ниц уче-та	
10	

Основание	
да-та	
9	

	
но-мер	
8	

	
наз-вание доку-мен-та	
7	

Но-мер книги учета и опи-сания	
6	

Поступление	
Количество	
единиц хранения	
ко-пии	
5	

	
	
ори-гина-лы	
4	

	
еди-ниц уче-та	
3	

Но-мер книги учета и опи-сания	
2	

Да-та за-пи-си	
1	

		Форма листа учета особо ценных фонодокументов	Формат А4 (210×297)	
Форма листа учета особо ценных фонодокументов
Приложение 18
Приложение 18
к п. 3.1	Наименование государственного архива

ЛИСТ УЧЕТА особо ценных видеодокументов	Наличие (остаток)	
Количество	
По виду в целом	
единиц хранения	
копии	
19	

	

оригиналы	
18	

	
	
еди-ниц учета	
17	

	
	
книг уче-та и опи-сания	
16	

	
По данной книге учета и описания	
единиц хранения	
копии	
15	

	

оригиналы	
14	

	
	
еди-ниц учета	
13	

Выбытие	
Количество	
единиц хранения	
ко-пии	
12	

	
	
ори-гина-лы	
11	

	
еди-ниц уче-та	
10	

Основание	
да-та	
9	

	
но-мер	
8	

	
назва-ние доку-мента	
7	

Но-мер книги учета и опи-сания	
6	

Поступление	
Количество	
единиц хранения	
ко-пии	
5	

	
	
ори-гина-лы	
4	

	
еди-ниц уче-та	
3	

Но-мер книги учета и опи-сания	
2	

Да-та за-пи-си	
1	

		Форма листа учета особо ценных видеодокументов	Формат А4 (210×297)	
Форма листа учета особо ценных видеодокументов
Приложение 19
Приложение 19
к п. 3.7	Наименование государственного архива		

	
года	

	

об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января 	

СВЕДЕНИЯ	

	

	

	

	

	Приме-чание	
16	

Общее количество дел фонда	
 года	

	

на 1 января 	

Не описано дел	
15	

Описано дел	
в том числе микро-фотокопировано	
14	

	
всего	
13	

Выбыло	
Осно-вание	
12	

Коли-чество	
11	

Годы	
10	

Аннота-ция доку-ментов	
9	

Поступило	
Осно-вание	
8	

Коли-чество	
7	

Годы	
6	

Аннота-ция доку-ментов	
5	

Название фонда Крайние даты	
4	

Кате-гория	
3	

Номер фонда	
2	

№
п/п	
1	

	 дел,	
 дел,	
 дел,	
 дел,	
	
 дел,	
 дел,	
 дел.	

	

	

	

	

	
микрофотокопировано 	

	

 для страхового фонда микрофотокопировано 	

	

	

	

	
ксерокопировано 	

 фондов, 	
 фондов, 	

	
	
оцифровано 	

	

	

	

	
	
 выявлено особо ценных 	
	
 для фонда пользования:	

	

 год поступило 	

	

	

	
 выбыло 	

	

	

	

	

	

Итого за 	

	

	

	На 1 января _____ года в архиве по списку фондов числится с № ____ по № ____ номеров фондов, в том числе: номеров, числящихся в наличии _______ фондов ________ дел; номеров фондов, переданных и объединенных (дела которых использовались и номер занимать нельзя) _______; утраченных _______ фондов, свободных номеров _______.	Расшифровка подписи	

	

Подпись	

	

Директор государственного архива	
	
Дата	

	Форма сведений об изменениях в составе и объеме фондов	Формат А4 (210×297)	
Форма сведений об изменениях в составе и объеме фондов
Приложение 19-1
к методическим рекомендациям «Работа с особо ценными документами в государственных архивах Республики Беларусь» (в редакции приказа директора Департамента по архивам
и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь
от 16.07.2019 № 27
Наименование государственного архива		УТВЕРЖДАЮ	

(наименование должности	

руководителя организации)	

			
АКТ			

 № 	

(место составления)	

		Подпись	
	
Расшифровка подписи	

Дата	

	
об исключении дел из категории
особо ценных документов
Фонд №
Название фонда:
На основании 	
(название и выходные данные нормативных правовых актов,
	
использованных при проведении экспертизы ценности)

№ п/п	Виды документов, относящиеся к особо ценным	Крайние даты	Название и номер описи	Количество экземпляров описи	Номера дел, содержащих особо ценные документы	Примечание	
1	2	3	4	5	6	7	
							
Итого 	 дел
(цифрами и прописью)
Наименование должности работника государственного архива
		Подпись
		Расшифровка подписи	
Дата					
Форма акта об исключении дел из категории особо ценных документов
Изменения в учетные документы внесены.
Наименование должности работника государственного архива
		Подпись
		Расшифровка подписи	
Дата					

СОГЛАСОВАНО		УТВЕРЖДЕНО	
Протокол заседания ЭМК		Протокол заседания ЭПК	
			
(наименование государственного архива)		(наименование вышестоящего органа по архивам и делопроизводству)	
	
 № 	

			
			
 № 	

	
Форма акта об исключении дел из категории особо ценных документов
Формат А4 (210×297)
Приложение 20
к п. 4.2.1

Наименование государственного архива

Почтовый адрес, телефон		РАЗРЕШАЮ выдачу документов	
		Директор государственного архива	
					
		Подпись		Расшифровка подписи	
		Дата			
ЗАКАЗ
	 № 		
на изготовление микрофотокопий
страхового фонда и фонда пользования
Изготовить:
негатив в 		 экз.	
	(цифрами)		

контратип в 		 экз.	
	(цифрами)		

позитив в 		 экз.	
	(цифрами)		

Согласно перечню (прилагается) на 		 дел на 		 л.	
	(цифрами и прописью)		(цифрами)		

Документы в лабораторию передал:

Наименование должности работника государственного архива		Подпись		Расшифровка подписи	

Документы в лабораторию принял:

Наименование должности работника лаборатории		Подпись		Расшифровка подписи	
					
Дата					
Форма заказа на изготовление микрофотокопий страхового фонда
и фонда пользования
Движение заказа в микрофотолаборатории
ФОТОГРАФИРОВАНИЕ	Начато 	
	
 оператором 	

	
(дата)	
	
(подпись)	

Окончено 	
	
 оператором 	

	
(дата)	
	
(подпись)	

ТЕХНИЧЕСКИЕ ДАННЫЕ	Негатив изготовлен на пленке 	

Ось № 	
	
 Эмульсия № 	

	
ПРОЯВЛЕНИЕ НЕГАТИВА		

(дата, подпись)	

ПРОВЕРКА И МОНТАЖ НЕГАТИВА	Негатив годен 	

	

	

	

(дата, подпись)	

ПЕЧАТЬ ПОЗИТИВА	Отпечатано 	
	
 копий позитива	

	

	

(дата, подпись)	

ПРОЯВЛЕНИЕ ПОЗИТИВА		

(дата, подпись)	

ПРОВЕРКА ПОЗИТИВА	Позитив годен 	

	

	

	

(дата, подпись)	

МОНТАЖ ПОЗИТИВА		

(дата, подпись)	

ПРОВЕРКА НЕГАТИВА ПЕЧАТИ	Негатив годен 	

	

	

(дата, подпись)	

Расход фотоматериалов
Размер кадра 		
Суммарное количество кадров, в том числе:
кадров 24×36 		
кадров 18×24 		
Метраж негатива 		
Метраж позитива 		

Наименование должности работника лаборатории		Подпись		Расшифровка подписи	

Документы в количестве 		 дел,	
	(цифрами и прописью)		

изготовленные с них микрофотокопии : негативы 		 экз.,	
	(цифрами)		
контратипы 		 экз., позитивы 		экз.	
	(цифрами)		(цифрами)		

Передал:

Наименование должности работника лаборатории		Подпись		Расшифровка подписи	

Принял:

Наименование должности работника государственного архива		Подпись		Расшифровка подписи	
					
Дата					

Перечень документов
Номер и название фонда	Номер описи	Номер дела	Количество листов	Количество страниц	Особые требо-вания архива	Количество кадров	Количество	Кратность уменьшения	Размер кадра	Подпись оператора	Примечание	
							роликов	микрофиш					
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	
													
	Итого			Итого							
Форма заказа на изготовление микрофотокопий страхового фонда
и фонда пользования
Формат А4 (210×297)
Список использованных источников
1. Указ Президента Республики Беларусь от 20 сентября 1996 г. № 373 «Об утверждении Положения о Национальном архивном фонде Республики Беларусь, а также сети государственных архивных учреждений Республики Беларусь» (с изменениями и дополнениями, внесенными Указами Президента Республики Беларусь от 23 апреля 1999 г. № 213, от 4 октября 2002 г. № 513, от 21 декабря 2004 г. № 604) // Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь. — 1999. — № 33. — 1/291; 2002. — № 114. — 1/4075; 2005. — № 1. — 1/6084.
2. Закон Республики Беларусь от 6 октября 1994 г. «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» (в редакции Закона Республики Беларусь от 6 января 1999 г.) // Ведамасці Вярхоўнага Савета Рэспублікі Беларусь. — 1994. — № 29. — Ст. 507; Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь. — 1999. — № 4. — 2/11.
3. Постановление коллегии Белкомархива от 20 июня 2005 № 6/2 «О состоянии работы по выявлению, хранению и учету особо ценных документов».
4. Положение о создании и организации страхового фонда копий особо ценных документов. — М., 1980.
5. Правила работы государственных архивов Республики Беларусь. — Минск, 2006.
6. Правила работы государственных архивов Республики Беларусь с аудиовизуальными документами. — Молодечно, 2007.
7. Регламент государственного реестра уникальных документов архивного фонда Российской Федерации. — М., 2001.
8. Инструкция о выявлении, учете, описании и хранении особо ценных документов. — М., 1980.
9. Методические рекомендации по работе с особо ценными документами в государственных архивах. — М., 1983.
10. Методические рекомендации по выявлению, учету, хранению особо ценных кинофотофонодокументов государственных архивов и созданию на них страхового фонда. — М., 1986.
11. Методические указания об упорядочении учета и списания особо ценных документов. — Рига, 1986.
12. Методические указания о порядке определения стоимости документов Национального архивного фонда Республики Беларусь. — Минск, 2001.
13. Методические рекомендации по работе с особо ценными документами в государственных архивах Российской Федерации. — М., 2006.
14. Методические рекомендации по работе архивов с документами личного происхождения. — Минск, 2005.
15. Методические указания о порядке работы государственных архивных учреждений Республики Беларусь в условиях чрезвычайных ситуаций. — Минск, 2006.
16. Методика і критерії выявлення і включення унікальних документальних пам´яток Національного архівного фонду України до Державного реестру національного культурного надбання. Зитверджено наказом Головного архівного управления при Кабінеті Міністрів України Національной академії наук України 19 жовтня 1998 № 73/298.
17. Материалы заочного семинара работников архивных учреждений по проблемам обеспечения сохранности документов. — М., 1999.
18. Артизов А. Н., Мякумев С. Д. Сохранность и использование документов по личному составу: прошлое, настоящее, будущее // Отечественные архивы. — 2005. — № 4. — С. 20—21.
19. Горяева Т. М. Как сохраняют документы в РГАНИ // Отечественные архивы. — 2008. — № 3. — С. 35—39.
20. Дерендеева С. Т. Из опыта работы ЦДНИ Удмуртской Республики по выявлению и описанию особо ценных документов // Отечественные архивы. — 2009. — № 1. — С. 44—48.
21. Елпатьевский А. В., Химина Н. И. К вопросу о состоянии работы с особо ценными документами в государственных архивах Российской Федерации // Отечественные архивы. — 2004. — № 3. — С. 16—24.
22. Кулешов С. До проблеми віднесення документів Національного архівного фонду до унікальних // Студії з архівної справи та документознавства. — Т. 16. — Київ, 2008.
23. Муравьева Н. А., Рашевская Т. В. Хранение и учет особо ценных документов // Советские архивы. — 1990. — № 6. — С. 81—82.
24. Муравьева Н. А. Хранение и учет особо ценных документов в Ивановской области // Советские архивы. — 1990. — № 6. — С. 81—82.
25. Новак Е. Г. Личные фонды и коллекции Государственного архива Тверской области // Отечественные архивы. — 2008. — № 5. — С. 113—114.
26. Привалов В. Ф. Обеспечение сохранности документального наследия в современных условиях // Отечественные архивы. — 1999. — № 2. — С. 12—16.
27. Свярчкоў В. Камплектаванне Нацыянальнага архіва Рэспублікі Беларусь дакументамі асабістага паходжання: вынікі, праблемы, перспектывы // Архівы і справаводства. — 2000. — № 1. — С. 22 — 26.
28. Смирнова Л.И. Микрофильмирование документов в партийных архивах // Советские архивы. — 1990. — № 3. — С. 38—41.
29. Специалисты Росархива — о Правилах 2007 г. // Отечественные архивы. — 2007. — № 4. — С. 3—10.
30. Старых Т. М., Конюхова Л. В. Создание реестра уникальных документов Архивного фонда Орловской области // Журнал «Делопроизводство». — 2008. — № 2. — С. 118—120.
31. Шабанова Т. Е., Банасюкевич В. Д., Химина Н. И. Создается «Красная книга» архивного фонда России // Отечественные архивы. — 1997. — № 2. — С. 6—12.