ДЕПАРТАМЕНТ ПО АРХИВАМ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
МИНИСТЕРСТВА ЮСТИЦИИ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ «БЕЛОРУССКИЙ НАУЧНО-ИСССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ЦЕНТР ЭЛЕКТРОННОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ»

	УТВЕРЖДЕНО
Приказ директора Департамента
по архивам и делопроизводству
Министерства юстиции
Республики Беларусь	
	25.11.2008  № 38	
Методические рекомендации по 
подготовке и передаче архивных 
документов для оцифровывания, 
учету и хранению цифровых копий
1. Введение
На современном этапе оцифровывание архивных документов (далее – документы) является одним из прогрессивных и перспективных направлений деятельности государственных архивных учреждений Республики Беларусь. Технология оцифровывания позволяет создавать удобные в использовании цифровые копии архивных документов (далее – цифровые копии), обеспечивающие сохранность их оригиналов.
В настоящее время цифровые копии имеются в большинстве государственных архивов (далее – архивы). Для организации в архивах соответствующего порядка подготовки и передачи архивных документов для оцифровывания, хранения и учета цифровых копий, передачи цифровых копий в Фонд цифровых копий архивных документов (далее – ФЦК) разработаны данные методические рекомендации.
2. Отбор архивных документов для оцифровывания
2.1. Цифровые копии архивных документов создаются в ходе:
полного оцифровывания всех документов фонда;
частичного оцифровывания документов фонда;
создания тематических коллекций цифровых копий документов;
создания межархивных (межведомственных) культурно-образовательных проектов (программ).
2.2. Полное оцифровывание документов фонда целесообразно проводить для фондов, содержащих значительное количество интенсивно используемых уникальных и особо ценных дел, не имеющих микрофотокопий фонда пользования.
2.3. Частичное оцифровывание документов фонда — наиболее оптимальный вариант оцифровывания, при котором создаются цифровые копии активно используемых документов. Целью частичного оцифровывания является возможность сделать доступными для широкого круга пользователей наиболее актуальные документы. 
При отборе наиболее используемых документов для оцифровывания особое внимание уделяется следующим аспектам:
выработке критериев активности использования фондов, их частей  и отдельных документов с учетом мнения специалистов об эффективности использования этой информации;
учету колебаний активности спроса для различных отраслей знания и видов документов.
2.4. Создание тематических коллекций цифровых копий – один из приемлемых вариантов оцифровывания. Критерий отбора документов зависит от тематики коллекции, которая определяется Департаментом по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь, структурными подразделениями по архивам и делопроизводству главных управлений юстиции областных исполнительных комитетов или  государственным архивным учреждением Республики Беларусь с учетом повышенной актуальности определенной темы. 
Для формирования тематических коллекций цифровых копий целесообразно использование внешних информационных ресурсов, так как привлечение источников других архивов, библиотек, музеев и т.д. позволит создать электронную коллекцию большей полноты и ценности (например, онлайн-версия электронного Архива Коминтерна).
2.5. При участии архивов в создании межархивных (межведомственных) культурно-образовательных проектов (программ) критерии отбора документов определяются рамками реализуемых проектов (программ). В ходе таких проектов (программ), как правило, создаются целостные мультимедийные базы данных определенной тематики, включающие цифровые копии архивных документов (в том числе аудиовизуальных), изображения вещественных памятников, материалы печатных изданий и т.д. (например, информационная система «Несвиж – объект всемирного наследия и национальный памятник» на компакт-диске на белорусском и английском языках, разработанная в 2005 году по заказу Национальной комиссии Республики Беларусь по делам ЮНЕСКО).
2.6. Очередность цифрового копирования определяется:
информационной значимостью фонда и наличием уникальных и особо ценных документов;
физическим состоянием документов;
степенью использования документов.
2.7. Из фондов, равноценных по значению, первоочередному оцифровыванию подвергаются документы в плохом физическом состоянии, а также интенсивно используемые.
2.8. При наличии микрофотокопий уникальных и особо ценных документов оцифровыванию подлежат микроформы. Для достижения максимального качества цифровых копий рекомендуется использовать негативную микроформу первого поколения или наиболее близкую к ней позитивную копию.
Оригиналы архивных документов, имеющие микрофотокопии, могут быть оцифрованы в случаях:
неудовлетворительного качества или состояния микрофотокопий; 
необходимости передачи полной цветовой гаммы документа.
2.9. Архивные документы, имеющие ограничения в пользовании, подлежат оцифровыванию. Ограничения распространяются на их цифровые копии.
2.10. Одновременно с созданием цифровых копий архивных документов оцифровываются описи дел (книги учета и описания аудиовизуальных документов).
Для целевого использования описей дел (книг учета и описания аудиовизуальных документов) они могут быть оцифрованы независимо от архивных документов. 
2.11. Процесс отбора документов завершается составлением перечня архивных документов, подлежащих оцифровыванию, согласно 
приложению 1, который в республиканских архивах утверждается экспертно-методической комиссией (далее – ЭМК) архива, а в областных и зональных архивах – экспертно-проверочной комиссией соответствующих структурных подразделений по архивам и делопроизводству главных управлений юстиции областных исполнительных комитетов при согласовании с ЭМК архива.
2.12. На основании перечня архивных документов, подлежащих оцифровыванию, составляется план оцифровывания.
3. Подготовка архивных документов для оцифровывания
3.1. Оцифровыванию подлежат архивные документы, прошедшие описание и оформленные в соответствии с требованиями правил работы государственных архивов. При неудовлетворительном состоянии описей дел (книг учета и описания аудиовизуальных документов) проводится их усовершенствование.
3.2. Подготовка архивных документов к оцифровыванию осуществляется в соответствии с установленным порядком выдачи документов из хранилищ и включает в себя проведение следующих видов работ:
сверку архивных шифров дел, номеров аудиовизуальных документов с перечнем архивных документов, подлежащих оцифровыванию;
проверку нумерации листов с указанием их оборотов, оформления ракордов и стартовки кинодокументов, наличия и правильности учетных номеров фотодокументов, времени звучания фонодокументов;
выявление дублетных документов, не подлежащих оцифровыванию; 
проверку физического (технического) состояния документов, выявление документов с малоконтрастными или угасающими текстами, документов, требующих реставрации и консервационно-профилактической обработки;
проверку и уточнение заверительных надписей в делах, описания на этикетках кино и фонодокументов.
4. Передача архивных документов для оцифровывания
4.1. Порядок передачи архивных документов для оцифровывания является обязательным для архивов, цифровые копии документов которых изготавливаются специализированными лабораториями. 
При оцифровывании документов в архивах порядок передачи архивных документов для оцифровывания может быть изменен на основании соответствующего организационного документа.  
4.2. Передача архивных документов для оцифровывания производится на основании заказа на изготовление цифровых копий архивных документов согласно приложению 2, в который включается перечень документов для оцифровывания.
4.3. Заказ на изготовление цифровых копий архивных документов составляется в двух экземплярах.
4.4. Машинные носители для записи цифровых копий и файлов описаний, оформленные в соответствии с пунктом 6.3, предоставляются архивом. Для файлов описаний, формируемых на этапе оцифровывания, предоставляются отдельные машинные носители, так как файлы описания целесообразно хранить отдельно от цифровых копий.
Для записи цифровых копий и файлов описаний используются лазерные компакт-диски (CD+/-R, DVD+/-R), которые имеют наилучшие показания по соотношению параметров надежность-емкость-цена.
5. Прием архивных документов и их цифровых копий 
после оцифровывания
5.1. Порядок приема архивных документов и их цифровых копий после оцифровывания является обязательным для архивов, цифровые копии документов которых изготавливаются специализированными лабораториями. 
При оцифровывании документов в архивах порядок приема архивных документов и их цифровых копий после оцифровывания может быть изменен на основании соответствующего организационного документа.  
5.2. После выполнения заказа на изготовление цифровых копий архивных документов осуществляется возвращение архивных документов и прием цифровых копий в архив.
5.2. При приеме цифровых копий архивом проверяются:
наличие документов и машинных носителей;
наличие файлов описаний;
соответствие количества файлов и их объемов, указанных в заказе на изготовление цифровых копий архивных документов и файле описания их фактическому наличию на машинных носителях;
присвоение имен файлам описаний и файлам цифровых копий для каждого дела (аудиовизуального документа) согласно  Методическим рекомендациям по унификации процесса оцифровывания архивных документов и идентификации их цифровых копий, соответствие имен файлов описаний на машинных носителях и в заказе на изготовление цифровых копий архивных документов;
качество изготовления цифровых копий.
6. Учет машинных носителей и цифровых копий архивных документов в архиве
6.1. Учету в архиве подлежат:
машинные носители;
цифровые копии архивных документов, описей дел, книг учета и описания аудиовизуальных документов.
6.2. Машинные носители, предназначенные для записи цифровых копий архивных документов и файлов описаний, регистрируются в журнале учета машинных носителей согласно приложению 3. 
Общий объем машинных носителей, количество поступивших и выбывших машинных носителей в течение года закрепляется итоговой записью на 1 января каждого года.
6.3. Для каждого машинного носителя, учтенного в журнале учета машинных носителей, оформляется этикетка согласно приложению 4. 
Сведения о наименовании архива, инвентарном номере машинного носителя, дате регистрации указываются на этикетке при его регистрации в журнале учета машинных носителей. 
В процессе приема цифровых копий на хранение в этикетки машинных носителей вносится дата поступления цифровых копий  (в соответствии с книгой поступления цифровых копий архивных документов), а также могут указываться поисковые данные цифровых копий или имена файлов описаний, 
6.4. Учет цифровых копий в архиве ведется по:
книге учета поступлений цифровых копий архивных документов согласно приложению 5;
перечням цифровых копий фонда согласно приложению 6;
перечням цифровых копий аудиовизуальных документов согласно приложению 7.
6.5. Книга учета поступлений цифровых копий архивных документов заполняется на основании заказов на изготовление цифровых копий архивных документов. Каждое поступление цифровых копий вносится в книгу в хронологическом порядке независимо от фондовой принадлежности или вида аудиовизуальных документов. В итоговой записи указывается количество поступивших за год в архив цифровых копий.
6.6. На поступившие в архив цифровые копии каждого фонда и каждого вида аудиовизуальных документов составляются перечни цифровых копий. Сведения об общем количестве цифровых копий, включенных в перечни, закрепляются в итоговой записи, которая пересоставляется при каждом последующем поступлении цифровых копий по фонду, виду аудиовизуальных документов.
6.7. В описях дел, книгах учета и описания аудиовизуальных документов в графе «Примечание» напротив заголовков оцифрованных дел, аудиовизуальных документов проставляется буквенный индекс «ЦК». Если оцифрованы все документы, включенные в опись дела или книгу учета и описания аудиовизуальных документов, индекс «ЦК» проставляется только на их обложках и титульных листах.
7. Передача цифровых копий архивных документов 
в Фонд цифровых копий архивных документов
7.1. Для обеспечения длительной сохранности цифровые копии вместе с файлами описаний передаются в ФЦК, организованный на базе архива электронных документов Белорусского научно-исследовательского центра электронной документации (далее – БелНИЦЭД), для создания рабочих и резервных копий. Рабочая копия используется для создания копии в случае утраты или повреждения цифровой копии в архиве. Резервная копия используется только в случае утраты или повреждения рабочей копии для ее восстановления. 
7.2. Передача цифровых копий осуществляется согласно графику, который составляется на основании заявок, направляемых архивами до 15 ноября текущего года в БелНИЦЭД, и утверждается Директором Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь.
7.3. Для решения текущих вопросов, возникающих в процессе передачи-приема цифровых копий в ФЦК, приказом директора в архиве назначается ответственный исполнитель.
7.4. Передача цифровых копий и файлов описаний в ФЦК осуществляется согласно заказу на изготовление копий для Фонда цифровых копий архивных документов, который оформляется в двух экземплярах согласно приложению 8.
7.5. Машинные носители с цифровыми копиями и файлами описаний проверяются БелНИЦЭД на наличие вирусов и механических повреждений.
7.6. Факт приема цифровых копий и файлов описаний в ФЦК отмечается в обоих экземплярах заказа. В заказе проставляется дата размещения цифровых копий в ФЦК.
7.7. В перечне цифровых копий фонда (аудиовизуальных документов) указывается дата размещения цифровых копий в ФЦК, что является отметкой о наличии цифровой копии в ФЦК.
8. Хранение цифровых копий архивных документов в архиве
8.1. Хранение цифровых копий в архиве представляет собой комплекс мер по обеспечению их сохранности. 
8.2. Машинные носители с цифровыми копиями в порядке возрастания их инвентарных номеров хранятся в специальных контейнерах (коробках), размещаемых в сейфах или металлических шкафах. Каждый машинный носитель помещается в пластиковый чехол (бокс).
8.3. В архиве в целях контроля сохранности цифровых копий осуществляется проверка наличия и состояния цифровых копий и машинных носителей (далее – проверка наличия и состояния).
Проверки наличия и состояния подразделяются на плановые и внеочередные (единовременные). 
Плановая проверка наличия и состояния проводится по состоянию на 1 января не реже одного раза в три года. 
В случае стихийного бедствия, установления факта  утраты или дефекта машинного носителя и других обстоятельств, в результате которых могут быть утрачены или повреждены машинные носители или цифровые копии проводится внеочередная (единовременная) проверка наличия и состояния.
8.4. Проверка наличия и состояния включает:
установление соответствия фактического количества машинных носителей их количеству по учетным документам; 
сверку инвентарных номеров машинных носителей, указанных в журнале учета машинных носителей и на этикетках машинных носителей;
установление фактического количества цифровых копий на носителях их количеству, указанному в перечнях цифровых копий; 
последовательный просмотр информации на машинных носителях и сравнение названий папок, файлов и их объемов с данными файла описания цифровых копий; 
проверку воспроизведения цифровых копий путем визуального просмотра файлов на машинных носителях;
контроль срока годности машинных носителей по журналу учета машинных носителей. 
8.5. По результатам проверки составляется акт проверки наличия и состояния машинных носителей (далее – акт проверки) согласно приложению 9. 
В акт проверки заносятся количество файлов, находящихся на машинном носителе и числящихся по перечням цифровых копий за данным машинным носителем; несовпадающие имена папок, файлов и их объемы, содержащиеся на машинном носителе и указанные в файле описания; количество и имена дефектных файлов цифровых копий, номера дефектных носителей.
8.6. На основании акта проверки архивом оформляется заказ на выдачу копий из Фонда цифровых копий архивных документов согласно приложению 10, в который включается перечень   файлов   цифровых   копий.
8.7. В случае истечения срока годности машинных носителей архивом выполняется копирование цифровых копий и их файлов описания на другие машинные носители. 
8.8. После получения цифровых копий из ФЦК, а также при  копировании архивом цифровых копий и их файлов описания на другие машинные носители в учетные документы вносятся необходимые изменения.
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭМК 
Департамента по архивам
и делопроизводству
Министерства юстиции
Республики Беларусь
14.11.2008  №  5

Приложение 1

Наименование государственного архива

	УТВЕРЖДЕНО
Протокол ЭПК (ЭМК)______________
                                             (наименование  _________________________________
(структурного подразделения по архивам и делопроизводству главного управления юстиции областного исполнительного комитета, республиканского государственного архива)
от _______________№__________	

ПЕРЕЧЕНЬ 
архивных документов, 
подлежащих оцифровыванию

№ п/п	Номер фонда	Номер описи	Номер дела (аудиовизуального документа)	Количество листов
дела	Количество листов описи (книги учета и описания аудиовизуальных документов)	Примечание	
1	2	3	4	5	6	7	

В перечень внесено _____________________________________________ дел, 
                                                           (цифрами и прописью)                                       
на ______________________________листах;
                            (цифрами)
________________________________________ аудиовизуальных документов;
                            (цифрами и прописью)
____________________________________________________описей (книг 
                                   (цифрами и прописью)                         
учета и описания аудиовизуальных документов) на _______________ листах.
                                                                                                              (цифрами)

Наименование должности составителя перечня

Дата	
Подпись	
Расшифровка подписи	

СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭМК ___________________________
_наименование         государственного (областного, зонального) государственного  архива)
____________ № ____________

Форма перечня архивных документов, подлежащих оцифровыванию

Приложение 2
Наименование государственного архива

Почтовый адрес, телефон	

РАЗРЕШАЮ выдачу документов

Директор государственного
архива	
	
Подпись           Расшифровка 
                          подписи

Дата	

ЗАКАЗ	
____________ №____________	

на изготовление цифровых копий архивных документов	

Изготовить цифровые копии архивных документов согласно перечню (прилагается).
Записать  цифровые копии на  ______________________машинные носители.
                                                      (вид машинного носителя)  
Количество  переданных машинных носителей__________________________
                                                                                                             (цифрами,
__________________________________________________________________
                                      инвентарные номера машинных носителей)
Согласно перечню _______________________________________________дел
                                                                                 (цифрами и прописью)             
на __________________________ листах;
                       (цифрами)
________________________________________ аудиовизуальных документов;
                            (цифрами и прописью)
____________________________________________________описей (книг 
                                   (цифрами и прописью)                         
учета и описания аудиовизуальных документов) на _______________ листах.
                                                                                                              (цифрами)

Параметры оцифровывания:
Разрешение		
Формат файла изображения		
Тип изображения		
Ориентация изображения 		
Размещение цифровых копий на машинном носителе (на одном машинном носителе – цифровые копии одного фонда, на одном машинном носителе – цифровые копии разных фондов) 		

Документы и машинные носители передал:

Наименование должности
работника 	
Подпись	
Расшифровка подписи	
Дата			

Документы и машинные носители принял:

Наименование должности
работника 	
Подпись	
Расшифровка подписи	
Дата			

Перечень документов
№ п/п
	Но-
мер фон-да
	Номер описи (книги учета и описания аудио-
визуаль-
ных докумен-
тов)	Номер
дела (аудио-
визуаль-ного докумен-
та)	Коли-чество листов
дела
	Количество листов описи (книги учета и описания аудио-
визуальных документов)	Инвентар-
ный номер машин-
ного носителя
	Коли-
чество фай-
лов
	Имя файла опи-
сания
	
1	2	3	4	5	6	7	8	9	

Документы в количестве __________________________________________дел
                                                                                 (цифрами и прописью)             
на __________________________ листах;
                       (цифрами)
________________________________________ аудиовизуальных документов;
                            (цифрами и прописью)
____________________________________________________описей (книг 
                                   (цифрами и прописью)                         
учета и описания аудиовизуальных документов) на _______________ листах,
                                                                                                              (цифрами)

изготовленные с них цифровые копии в количестве   _____________ файлов  
                                                                                               (цифрами)
на _________________________________машинных носителях.
                            (цифрами)
Передал:

Наименование должности
работника 	
Подпись	
Расшифровка подписи	
Дата			

Принял:

Наименование должности
работника 	
Подпись	
Расшифровка подписи	
Дата			

Форма заказа на изготовление цифровых копий архивных документов

Приложение 3

№ п/п

	Дата 
регистрации	Вид машинного носителя	Объем машинного носителя	Дата выдачи в эксплуатацию	Срок годности	Дата списания	
1	2	3	4	5	6	7	

Итого за ________ год поступило __________________ машинных носителей,
                                                                     (цифрами и прописью)
выбыло _______________________________________ машинных носителей.
                                          (цифрами и прописью)
На 1 января_____ года числится___________________ машинных носителей.
                                                         (цифрами и прописью)   

Наименование должности
работника 	
Подпись	
Расшифровка подписи	
Дата			

Форма журнала учета машинных носителей

Приложение 4

Наименование государственного архива		
Инвентарный номер машинного носителя		
Дата регистрации в журнале учета машинных носителей	 	
Дата поступления цифровых копий или файлов описаний		
Дополнительные сведения

		

Форма этикетки машинного носителя

Приложение 5
№
п/п	Дата
поступ-ления	Название,
номер, дата
документа,
по которому
приняты цифровые копии	Номер
фонда	Номер
описи	Количество дел, единиц хранения аудиовизуальных документов	Количество
файлов	Инвентарные номера машинных носителей	Примечание	
1	2	3	4	5	6	7	8	9	

Итого за ________год  поступило цифровых копий в количестве _____________________________файлов,
                                                                                                                                    (цифрами и прописью)
на _____________________________________________________________________________________дел,
                                                                      (цифрами и прописью)
_________________________________________________________________ аудиовизуальных документов;
                                                    (цифрами и прописью)
__________________________________________описей (книг учета и описания аудиовизуальных документов)
                                 (цифрами и прописью)                         
на _____________________________________________машинных носителях.
                            (цифрами и прописью)
На 1 января _______ года числится _____________________________________________________файлов,
                                                                                                                                    (цифрами и прописью)
на _____________________________________________________________________________________дел,
                                                                      (цифрами и прописью)
_________________________________________________________________ аудиовизуальных документов;
                                                    (цифрами и прописью)
__________________________________________описей (книг учета и описания аудиовизуальных документов)
                                 (цифрами и прописью)                         
Наименование должности
работника 	
Подпись	
Расшифровка подписи	
Дата			
Форма книги учета поступлений цифровых копий архивных документов

Приложение 6
Фонд №________

№ п/п	Номер описи 	Номер дела	Имя папки, файла	Количест-во файлов	Имя файла описания	Инвен-
тарный номер машин-
ного носите-
ля	Дата размещения в Фонде циф-
ровых копий архивных документов	При-
меча-
ние	
1	2	3	4	5	6	7	8	9	

В перечень включено _________________________________ оцифрованных дел, 
                                                           (цифрами и прописью)
__________________________________________________ оцифрованных описей.
                                             (цифрами и прописью)

Наименование должности
составителя перечня 	
Подпись	
Расшифровка подписи	
Дата			

Форма перечня цифровых копий фонда

Приложение 7

Вид аудиовизуальных документов________________________

№ п/п	Номер единицы учета	Имя папки, файла	Количество файлов	Имя файла описа-ния	Инвен-
тарный номер машин-
ного носителя	Дата размещения в Фонде цифровых копий архивных документов	Примечание	
1	2	3	4	5	6	7	8	

В перечень включено  ____________________________________ оцифрованных  
                                              (цифрами и прописью)
единиц учета аудиовизуальных документов,
________________________________________ оцифрованных книг учета и 
                            (цифрами и прописью)
описания аудиовизуальных документов.

Наименование должности
составителя перечня 	
Подпись	
Расшифровка подписи	
Дата			

Форма перечня цифровых копий аудиовизуальных документов

Приложение 8

Наименование архивного учреждения

Почтовый адрес, телефон	

РАЗРЕШАЮ изготовление копий 
	
	Директор государственного архива	
		
	Подпись              Расшифровка
                             подписи	
	Дата	

ЗАКАЗ	
                             №	
на изготовление копий 
для Фонда цифровых копий архивных документов	

Изготовить копии для Фонда цифровых копий архивных документов, согласно содержимому машинных носителей и файлам описаний. 
К заказу прилагаются:
машинные носители с цифровыми копиями в количестве _________________ 
                                                                                                                                                (цифрами 
_________________________________________________________________ ,
       и прописью)
инвентарные номера _______________________________________________ ;
                                                                                                (цифрами)
машинные носители с файлами описаний в количестве___________________
                                                                                                                                                 (цифрами 
____________________________________________________________________________________________ ,
и прописью)
инвентарные номера _______________________________________________ .
                                                                                                  (цифрами)
Цифровые копии на машинных носителях в Фонд цифровых копий архивных документов передал:

Наименование должности
работника 	
Подпись	
Расшифровка подписи	
Дата			

Цифровые копии на носителях в Фонд цифровых копий архивных документов принял: 

Наименование должности
работника		
Подпись	
Расшифровка подписи	
Дата			

Цифровые копии размещены в Фонде цифровых копий архивных документов: ____________ .
                                       (дата)
Наименование должности
работника		
Подпись	
Расшифровка подписи	
Дата			

Цифровые копии на машинных носителях в государственный архив передал:

Наименование должности
работника		
Подпись	
Расшифровка подписи	
Дата			

Цифровые копии на машинных носителях в государственный архив принял:

Наименование должности
работника 	
Подпись	
Расшифровка подписи	
Дата			

Форма заказа на изготовление копий 
для Фонда цифровых копий архивных документов

Приложение 9

Наименование государственного архива

	УТВЕРЖДАЮ

Директор государственного
архива	
	Подпись           Расшифровка 
                          подписи
Дата	

АКТ
                  №
Место составления

проверки наличия и состояния 
машинных носителей 

Инвентарный номер машинного носителя _____________
Дата поступления на хранение цифровых копий архивных документов (файлов описаний)  _______________
Проверка проводилась  _____________ 
                                                    (дата)
Проверкой установлено:
1. Отсутствуют машинные носители с файлами цифровых копий в количестве ________________________________________________________
                         (цифрами, инвентарные номера машинных носителей)
2. Обнаружено дефектных носителей (с нечитаемой информацией) в количестве ________________________________________________________
                        (цифрами, инвентарные номера машинных носителей)
3. Истек срок хранения машинных носителей в количестве __________________________________________________________________
                             (цифрами, инвентарные номера машинных носителей)
4. Обнаружены несоответствия:
Имена папок	Имена файлов	Размеры файлов	
на машинном носителе	в файле описания	на машинном носителе	в файле описания	на машинном носителе	в файле описания	

5. Отсутствуют файлы цифровых копий архивных документов (есть в файле описания, нет на МН)в количестве __________________________________.
                                                                                     (цифрами)
6. Искажено  файлов цифровых копий (не соответствуют размеры файла на машинном носителе и в файле описания) в количестве____________________
                                                                                                       (цифрами)   

Проверку проводили:
Наименование должностей
работников 	
Подписи	
Расшифровка подписей	
Дата			

СОГЛАСОВАНО
Заведующий отделом	Подписи	Расшифровка подписей	
Дата			

Форма акта проверки наличия и состояния машинных носителей

Приложение 10

Наименование государственного архива

Почтовый адрес, телефон	РАЗРЕШАЮ 
выдачу копий 
		
	Директор государственного архива		
			
	Подпись           Расшифровка 
                          подписи		
	Дата		

ЗАКАЗ	
                             №	
на  выдачу копий из Фонда цифровых копий архивных документов	

Изготовить и выдать копии из Фонда цифровых копий архивных документов, согласно перечню (прилагается).
Записать  копии на  _____________________________машинные носители.
                                              (вид машинного носителя)  
Количество  переданных машинных носителей__________________________
                                                                                                             (цифрами,
__________________________________________________________________
                                      инвентарные номера машинных носителей)

Разместить копии на ________________________________________________
                                                        (на одном машинном носителе – цифровые копии 

   одного фонд; на одном машинном носителе – цифровые копии нескольких фондов)

Машинные носители передал:
                                                                                    
Наименование должности
работника 	
Подпись	
Расшифровка подписи	
Дата			

Машинные носители принял:

Наименование должности
работника		
Подпись	
Расшифровка подписи	
Дата			

Перечень  файлов  цифровых копий архивных документов 

№ п/п	Имя файла цифровой копии архивного документа или файла описания	Примечание	
1	2	3	

Перечень составлен на основании акта проверки наличия и состояния цифровых копий архивных документов от ____________№ ___
В перечень внесено _________________________________________________  файлов 
                                                         (цифрами и прописью)

Копии из Фонда цифровых копий архивных документов согласно перечню размещены на машинных носителях. 

Наименование должности
работника 	
Подпись	
Расшифровка подписи	
Дата			

Машинные носители в государственный архив  передал:
   
Наименование должности
работника		
Подпись	
Расшифровка подписи	
Дата			

Машинные носители в государственный архив принял:
                                                                         
Наименование должности
работника 	
Подпись	
Расшифровка подписи	
Дата			

Форма заказа на изготовление и выдачу копий 
из Фонда цифровых копий архивных документов