ДЕПАРТАМЕНТ ПО АРХИВАМ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ МИНИСТЕРСТВА ЮСТИЦИИ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

УТВЕРЖДЕНО
Приказ директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции
Республики Беларусь
28.12.2015 № 50

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ
по работе с архивными документами, содержащими сведения, относящиеся к личной тайне граждан

СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭМК
11.12.2015 № 5

Минск, 2015
МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ
по работе с архивными документами,
содержащими сведения, относящиеся 
к личной тайне граждан

Общие положения

1. Настоящие методические рекомендации определяют общий порядок работы с находящимися на хранении в государственных архивах, территориальных (городских или районных) архивах местных исполнительных и распорядительных органов (далее – территориальные (городские или районные) архивы), архивах государственных органов, иных организаций документами, содержащими сведения, относящиеся к личной тайне граждан.
2. Методические рекомендации разработаны в соответствии с нормами Закона Республики Беларусь от 10 ноября 2008 года «Об информации, информатизации и защите информации», Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 года «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь», Инструкции о порядке доступа к архивным документам, содержащим сведения, относящиеся к личной тайне граждан, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 132.
3. Методические рекомендации не распространяются на документы, подпадающие под действие Закона Республики Беларусь от 19 июля 2010 года «О государственных секретах», Закона Республики Беларусь от 17 мая 2011 года «Об авторском праве и смежных правах», Закона Республики Беларусь от 5 января 2013 года «О коммерческой тайне».
4. Архивные документы, содержащие сведения, относящиеся к личной тайне граждан, относятся к категории документов, доступ к которым ограничивается. Ограничение доступа к таким архивным документам устанавливается на срок 75 лет со дня их создания.
5. После истечения ограничительного срока, указанного в пункте 4 настоящих методических рекомендаций, архивные документы, содержащие сведения, относящиеся к личной тайне граждан, автоматически (без принятия официальных решений) становятся доступными для использования в полном объеме без ограничений.
6. С письменного согласия гражданина, а после его смерти с письменного согласия его наследников, включая лиц, состоящих с ним в близком родстве (родители и дети, родные братья и сестры, дед, бабка и внуки), а также супруга или супруги (далее – заинтересованные лица, в том числе лица, приравненные к ним в правах в соответствии со статьей 134 Кодекса Республики Беларусь о браке и семье от 9 июля 1999 года), ограничение доступа к архивным документам, содержащим сведения, относящиеся к личной тайне граждан, может быть отменено до истечения установленного ограничительного срока.

Сведения, относящиеся к личной тайне граждан

7. Характер сведений, которые относятся к личной тайне граждан, обусловлен обстоятельствами, при которых использование соответствующих архивных документов без согласия заинтересованных лиц может повлечь нарушение прав и законных интересов граждан.
8. К сведениям, относящимся к личной тайне граждан, относится информация:
о состоянии здоровья (не распространяется на документы, содержащие сведения о состоянии здоровья должностных лиц, занимающих должности, включенные в перечень высших государственных должностей Республики Беларусь – статья 16 Закона Республики Беларусь от 10 ноября 2008 года «Об информации, информатизации и защите информации»);
об обстоятельствах рождения, усыновления, установления опеки, брака, семейных и интимных отношениях (включая сведения о конфликтных ситуациях в семье), развода (включая сведения о бракоразводных процессах, в том числе, связанных с заключением нового брака), смерти (включая сведения о суициде);
о личных привычках и наклонностях;
о политических взглядах (не распространяется на документы, содержащие общие сведения о принадлежности гражданина к конкретной политической партии, иному объединению, а также формах его деятельности в рамках данных объединений);
о религиозных убеждениях (не распространяется на документы, содержащие общие сведения о принадлежности гражданина к конкретной религиозной общине, группе, а также формах его деятельности в рамках данных объединений);
о привлечении к уголовной и (или) административной ответственности;
об участии в судебных процессах по уголовным и (или) административным делам в качестве потерпевшего и (или) свидетеля;
о сотрудничестве с советскими органами государственной безопасности;
о сотрудничестве с оккупационными властями в период Великой Отечественной войны;
об источниках доходов.
9. Указанные в пункте 8 настоящих методических рекомендаций сведения могут содержаться в:
документах местных исполнительных и распорядительных органов;
документах судебно-следственных органов;
документах органов государственной безопасности Беларуси (НКВД, МГБ, КГБ);
документах органов управления и организаций (советских и оккупационных) периода 1941 – 1944 гг., а также документах, связанных с событиями Великой Отечественной войны за последующие годы, в которых содержится информация компрометирующего характера в отношении отдельных граждан;
документах органов бывшей КПБ, в том числе связанных с рассмотрением ими персональных дел граждан морально-этического характера;
документах по совершенным нотариальным действиям;
документах медицинских учреждений;
документах политических партий, иных организаций и государственных органов, осуществлявших их регистрацию;
документах религиозных организаций и государственных органов, осуществлявших их регистрацию;
личной переписке и корреспонденции;
дневниковых записях;
материалах мемуарного характера;
телефонной, телеграфной, аудио- и видеоинформации, зафиксированной на разных носителях.

Доступ к архивным документам, содержащим сведения, относящиеся к личной тайне граждан 

10. Доступ пользователей к архивным документам, содержащим сведения, относящиеся к личной тайне граждан, в государственных архивах, территориальных (городских или районных) архивах, архивах государственных органов, иных организаций может осуществляться:
в ходе работы в читальных залах;
путем получения информационных документов, подготовленных по результатам рассмотрения запросов.
11. Запрашиваемые пользователями архивные документы, в которых могут содержаться сведения, относящиеся к личной тайне граждан, изучаются работниками государственных архивов, территориальных (городских или районных) архивов, архивов государственных органов, иных организаций на предмет выявления в них информации, распространение и (или) предоставление которой может повлечь нарушение прав и законных интересов граждан.
12. Решение об ограничении доступа к документам, хранящимся в государственных архивах, территориальных (городских или районных) архивах, архивах государственных органов, иных организаций, доступ в полном объеме к которым нарушает права и законные интересы граждан, принимается соответственно руководителями государственных архивов, территориальных (городских или районных) архивов, государственных органов, иных организаций.
13. Государственные архивы, территориальные (городские или районные) архивы, государственные органы, иные организации сообщают пользователям об ограничении доступа к документам, не позднее, чем в семидневный срок со дня получения запроса.
14. Решение об ограничении доступа к архивным документам может быть обжаловано пользователями в вышестоящую организацию.
15. Заинтересованные лица при предъявлении документов, удостоверяющих личность, а также подтверждающих право наследования или отношения близкого родства или факт супружеских отношений, имеют право знакомиться с архивными документами, содержащими сведения, относящиеся к личной тайне граждан, получать на безвозмездной основе копии соответствующих документов, за исключением тех, которые затрагивают интересы других граждан.
16. Представители заинтересованных лиц получают доступ к архивным документам, содержащим сведения, относящиеся к личной тайне граждан при предъявлении доверенности в соответствии со статьей 186 Гражданского кодекса Республики Беларусь.
17. Органы опеки и попечительства и органы, осуществляющие функции по опеке и попечительству при выполнении возложенных на них обязанностей, получают доступ к архивным документам, содержащим сведения, относящиеся к личной тайне граждан, являющихся несовершеннолетними, а также граждан, признанных судом недееспособными или ограниченно дееспособными в соответствии с Положением об органах опеки и попечительства в Республике Беларусь, утвержденном постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 28 октября 1999 г. № 1676.
18. Иным пользователям право на доступ к архивным документам, содержащим сведения, относящиеся к личной тайне граждан, предоставляется на основании письменного согласия заинтересованных лиц.
19. Архивные документы, содержащие сведения, относящиеся к личной тайне граждан, в полном объеме и без согласия заинтересованных лиц выдаются:
работникам (военнослужащим, сотрудникам) органов внутренних дел Республики Беларусь, органов государственной безопасности Республики Беларусь, органов пограничной службы Республики Беларусь, Службы безопасности Президента Республики Беларусь, Оперативно-аналитического центра при Президенте Республики Беларусь, органов финансовых расследований Комитета государственного контроля Республики Беларусь, таможенных органов Республики Беларусь, разведывательных служб Вооруженных Сил Республики Беларусь при выполнении задач оперативно-розыскной деятельности в соответствии с Законом Республики Беларусь от 15 июля 2015 года «Об оперативно-розыскной деятельности»;
сотрудникам Следственного комитета Республики Беларусь, в целях выполнения возложенных на них задач и функций в соответствии с Указом Президента Республики Беларусь от 10 ноября 2011 г. № 518 «Вопросы Следственного комитета Республики Беларусь»;
прокурорам, при осуществлении надзора за исполнением законодательства в соответствии с Законом Республики Беларусь от 8 мая 2007 года «О прокуратуре Республики Беларусь».
20. При наличии в запрашиваемом деле отдельных архивных документов, содержащих сведения, относящиеся к личной тайне граждан, по возможности такие документы перед выдачей в читальный зал изымаются. При невозможности их изъятия из дела:
изготавливаются копии интересующих пользователя материалов, не содержащих сведений, относящихся к личной тайне граждан;
предоставляются материалы, в которых сведения, относящиеся к личной тайне граждан, скрываются, и работа с данными материалами осуществляется в присутствии работников государственных архивов, территориальных (городских или районных) архивов, государственных органов, иных организаций.
21. Архивные документы, содержащие сведения, относящиеся к личной тайне граждан, могут использоваться в ходе реализации выставочных и публикационных проектов, обнародовании в средствах массовой информации при соблюдении одного из следующих условий:
наличие письменного согласия заинтересованных лиц для использования архивных документов в полном объеме без ограничений;
наличие разрешения руководителей государственных архивов, территориальных (городских или районных) архивов, государственных органов, иных организаций для использования архивных документов с купюрами, а также при соблюдении принципа анонимности (в документах снимаются любые персональные данные).
22. Разглашение сведений, относящихся к личной тайне граждан, работниками государственных архивов, территориальных (городских или районных) архивов, государственных органов, иных организаций не допускается.