Департамент по архивам и делопроизводству 
Министерства юстиции Республики Беларусь

	УТВЕРЖДЕНО
Приказ Директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь
от 29.12.2007   № 58	

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ 
ПО ПОДГОТОВКЕ ПУТЕВОДИТЕЛЕЙ 
В ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВАХ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

                                         

    

Минск, 2007

Содержание
 Введение                                                                                                        3

 1. Путеводитель как тип архивного справочника.
 Виды и разновидности путеводителей                                                       4

 2. Организация работы по подготовке путеводителей                             5

 3. Составление схем построения путеводителей                                       7

 4. Подготовка описательных статей (характеристик фондов и
 документов) путеводителей                                                                         9
 4.1 Путеводитель по архиву (архивам)                                                       9
 4.2 Путеводитель по фондам архива (архивов)                                        11
 4.3 Тематический путеводитель по фондам архива (архивов)               16
 4.4 Краткий справочник по фондам архива (архивов)                            17

 5. Составление списка неаннотированных фондов                                 18

 6. Разработка справочного аппарата к путеводителям                            20
 6.1 Титульный лист                                                                                     20
 6.2 Оглавление (содержание)                                                                     21
 6.3 Предисловие                                                                                           22
 6.4 Список сокращений                                                                               22
 6.5 Приложения                                                                                            23
 6.6 Указатели                                                                                                23

 7. Иллюстрации к путеводителям                                                              25
 Приложение                                                                                                  26

                                            Введение

Одной из важнейших задач органов архивного дела и делопроизводства и государственных архивных учреждений Республики Беларусь является предоставление гражданам и государству ценной ретроспективной документной информации. В государственных архивах (далее – архивы) информирование о составе и содержании документальных материалов обеспечивает система научно-справочного аппарата (далее - СНСА), представляющая собой комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников и автоматизированных информационно-поисковых систем (далее - АИПС) о составе и содержании архивных документов. 
Архивные справочники и АИПС в зависимости от уровня, структуры и объёма представленной в них информации подразделяются на межархивные, общеархивные, межфондовые и пофондовые. К межархивным и общеархивным справочникам относятся путеводители, содержащие сведения о документах одного или нескольких государственных архивов.
Путеводитель является одним из основных элементов СНСА архива. Подготовка путеводителей к изданию базируется на единой научно-методической основе и общности подходов к организации работы.
 При подготовке путеводителей применяется дифференцированный подход, заключающийся в выборе вида и разновидности справочника (выборе объекта описания), определения уровня описания, составления схемы путеводителя, определении реквизитов описательной статьи (характеристики фондов и документов), составлении характеристик объекта описания, определении состава справочного аппарата путеводителя. 
Методические рекомендации по подготовке путеводителей в государственных архивах Республики Беларусь освещают методику и технологию конкретных работ по подготовке рассматриваемого типа архивных справочников и состоят из введения и семи разделов, два из которых делятся на подразделы в направлении от общего к частному, конкретизируя и детализируя раскрываемые вопросы.

1. Путеводитель как тип архивного справочника. Виды и разновидности путеводителей

Путеводитель – архивный справочник, содержащий сведения об архивных фондах (архивных коллекциях, архивных комплексах) в систематизированном виде и предназначенный для общего ознакомления с составом и содержанием фондов архива (архивов).
Путеводитель является обязательным справочно-информационным изданием для архива любого уровня.
Путеводитель состоит из описательных статей (характеристик фондов и документов), составляющих его основную часть, и справочного аппарата.
Путеводитель предназначен для ознакомления с документной информацией архива на предварительном этапе до обращения к документам. По типу организации информации путеводители бывают структурные и тематические. В структурных путеводителях по архиву (архивам) объектом описания выступает фонд, в тематических – тема (документ, часть документа, группа документов)
Видами путеводителей являются: путеводитель по архиву (архивам), путеводитель по фондам архива (архивов), тематический путеводитель по фондам архива (архивов), краткий справочник по фондам архива (архивов). 
Путеводитель по архиву предназначен для общего ознакомления с историей конкретного архива, составом и содержанием его документов и является научно-популярным изданием очеркового типа. Объектом описания путеводителя по архиву является архив в целом. Подготовка данного вида путеводителей может быть рекомендована для тех архивов, где ещё не созданы другие виды справочников по фондам, для обеспечения доступа к информации, ещё не вошедшей в научный оборот. (Например, издание «Учреждение «Государственный архив Гомельской области» (Гомель, 2005)).
Путеводитель по архивам содержит систематизированный перечень характеристик архивов. Объектом описания в путеводителе по архивам является архив или другое хранилище документов Национального архивного фонда Республики Беларусь. (Например, издание «Государственные архивы Гродненщины» (Гродно, 2002)). 
 Путеводитель по фондам архива (архивов) содержит систематизированный перечень характеристик фондов. Объектом описания в путеводителе по фондам архива (архивов) является фонд.
Путеводитель по фондам архива предназначен для ознакомления с основным составом и содержанием документов фондов архива, включённых в справочник. Он может создаваться по документам республиканских, областных, зональных государственных архивов, территориальных (городских или районных) архивов местных исполнительных и распорядительных органов. (Например, путеводители «Беларускі дзяржауны архіу-музей літаратуры і мастацтва» (Мн., 1997), «Государственный архив Гродненской области» (Гродно, 2007)).
 Путеводитель по фондам архивов содержит информацию об архивных фондах двух или более архивов. (Например, справочник «Государственные архивы Гомельской и Могилёвской областей» (Мн., 1970)).
Тематический путеводитель по фондам архива (архивов) представляет собой систематизированный перечень характеристик документов по определённой теме (темам), со всеми входящими в неё более узкими подтемами и вопросами. Он может создаваться по документам всех или нескольких архивов, по материалам одного архива, по отдельному комплексу документов архивов. Главная особенность тематического путеводителя является и его основной задачей – дать, по возможности, полную информацию о местах хранения документов по конкретной теме. (Например, межархивный справочник «Документы по истории православной церкви на Беларуси XVIII-XX вв. в фондах государственных архивов Республики Беларусь» (Мн., 2003), путеводитель «Документы по истории и культуре евреев в архивах Беларуси» (М., 2003)).
Краткий справочник по фондам архива (архивов) содержит систематизированный перечень названий фондов со справочными данными о них. Краткие справочники дают самую общую информацию о фондовом составе архива (архивов) и подразделяются на аннотированные и неаннотированные. В краткий справочник могут входить сведения обо всех хранящихся фондах (например, справочник «Фонды Национального исторического архива Беларуси» (Мн., 2006)) или об определённой группе фондов (например, краткий межархивный справочник в 2-х частях «Фонды бывших архивов Коммунистической партии Белоруссии» (Мн., 1997-1998)). Разновидностью краткого справочника является перечень (список) фондов архива (архивов).

2. Организация работы по подготовке путеводителей

Вопросы подготовки путеводителей, в том числе детализация этапов работы над ними, отражаются в перспективных и годовых планах работы архивных учреждений.
Выбор того или иного вида (разновидности) путеводителя основывается на анализе состава системы НСА к документам архива (архивов). При этом учитывается потребность в нём в связи с основными задачами, стоящими в данный период перед архивным учреждением (учреждениями). Учитываются наличие и полнота информации, содержащейся в других справочниках СНСА архива, как в обязательных – описях, каталогах, так и в дополнительных – указателях, обзорах и др. Часто выбор справочника определяется конкретными потребностями общества в информации по определённой проблеме, теме, что обуславливает целесообразность подготовки тематических путеводителей.
Создание путеводителя любого вида подразумевает проведение заранее предусмотренного взаимосвязанного комплекса работ, который должен проходить как единый научно-исследовательский процесс, начиная с планирования и заканчивая оценкой результата.
Предварительный этап подготовки путеводителя начинается с определения авторского коллектива: группы исполнителей и соисполнителей (для межархивных справочников), состава редакционной коллегии или научных редакторов; ознакомления с необходимой справочной и методической литературой. Редакционная коллегия создаётся, как правило, для крупных объёмных изданий. Редакционная коллегия или научный редактор осуществляют общее научное руководство и научное редактирование рукописи.
Подготовка межархивных справочников осуществляется при координирующей роли органов архивного дела и делопроизводства Республики Беларусь. В случае подготовки путеводителя на договорной основе, необходимо согласовать основные требования по составлению данного справочника с учреждением-заказчиком.
Из числа непосредственных исполнителей авторского коллектива определяется ответственный составитель, осуществляющий организационное руководство работой. Авторским коллективом для правильного определения объёма работ, контроля за сроками их исполнения составляется план-график, в котором последовательно фиксируются все этапы работы: подготовка плана-проспекта издания; составление рабочей инструкции (памятки) по созданию путеводителя; подготовка, отбор и систематизация сведений, включаемых в основную часть; составление справочного аппарата; редактирование и рецензирование рукописи; подготовка рукописи к передаче в издательство.
 В плане-проспекте отражаются целевое назначение издания, его название, структура и объём. В процессе подготовки путеводителя план-проспект может уточняться и конкретизироваться. 
Проект рабочей инструкции (памятки) составляется, как правило, одновременно с планом-проспектом издания. В рабочей инструкции по созданию путеводителя излагается методика работы, в том числе по отбору, анализу и обобщению информации для описательных статей, по их систематизации, подготовке разделов основной части, справочного аппарата издания.
Подготовленная и отредактированная рукопись путеводителя проходит внутреннее и внешнее рецензирование и обсуждается научно-совещательным органом, обладающим правом рекомендовать её к изданию. Проекты путеводителей представляются для рецензирования: республиканскими архивами – в Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь, областными и зональными государственными архивами – в структурные подразделения по архивам и делопроизводству главных управлений юстиции областных исполнительных комитетов. Рукопись считается завершённой, если с учётом замечаний рецензентов она исправлена, дополнена (сокращена), рекомендована к изданию. Текст, подготовленный к передаче в издательство, должен быть оформлен в соответствии с действующими нормативными документами. 

                      3. Составление схем построения путеводителей 

Схема построения путеводителя определяется составом и содержанием архивных фондов и закрепляет структуру справочника в целом и место каждой описательной статьи в нём.
При подготовке архивных путеводителей соблюдается следующая система расположения их структурных элементов: титульный лист, оглавление, предисловие, список сокращений, основная часть, приложения, указатели.
Основную часть путеводителя составляют описательные статьи (характеристики фондов и документов). Наиболее оптимальной схемой расположения характеристик для большинства составляемых в архивах путеводителей является производственно-отраслевая схема. Характеристики фондов в ней группируются в разделы и подразделы с учётом тех сфер государственной деятельности, экономики, культуры и науки, с которыми были связаны фондообразователи. Внутри разделов фонды группируются в подразделы по отраслям или характеру производственной деятельности. В пределах подразделов характеристики объединяются по признаку ведомственного подчинения или однотипности учреждений. Внутри этих групп характеристики располагаются по хронологии, значимости фондов, алфавиту названий и так далее. В структурных межархивных справочниках наиболее часто применяется схема, согласно которой информация о фондах архивов, хранящих документы дооктябрьского (до 7 ноября (25 октября) 1917 г.), советского (до 19 сентября 1991 г.), постсоветского (период суверенной Республики Беларусь) периодов, делится на два раздела: в первом помещаются сведения о фондах за период до 1917 года, во втором – после 1917 года.
 Характеристики фондов досоветского периода рекомендуется располагать по следующей схеме:
- высшие и местные органы государственного управления;
- органы административно-полицейского управления и подчинённые им учреждения и организации;
- органы финансово-хозяйственного управления и подчинённые им учреждения; хозяйственно-экономические организации и предприятия;
- культурно-просветительные органы и подчинённые им учреждения;
- органы суда и прокуратуры;
- органы сословного, городского и земского самоуправления;
- религиозные учреждения;
- общественные организации;
- фонды личного происхождения и архивные коллекции.
Характеристики фондов советского и постсоветского периодов целесообразно располагать по следующей схеме:
- высшие и местные органы государственной власти и управления;
- органы народного и государственного контроля;
- органы управления промышленностью, сельским хозяйством и другими отраслями экономики; подведомственные им учреждения, организации, предприятия;
- органы управления образованием, здравоохранением, наукой и другими отраслями социально-культурного строительства; подведомственные им учреждения и организации;
- органы внутренних дел, вооружённых сил и другие административно-политические органы управления; подведомственные им учреждения и организации;
- правосудие, арбитраж и прокурорский надзор;
- общественные организации;
- фонды личного происхождения и архивные коллекции.
Для архивов, хранящих фонды бывших архивов КПБ (КП(б)Б), может применяться следующая схема расположения характеристик в путеводителе:
1. Политические партии и общественно-политические движения
1.1 Фонды органов, учреждений, первичных организаций КПБ, КП(б)Б
1.1.1 Фонды органов и учреждений КПБ (КП(б)Б)
1.1.2 Фонды первичных организаций КПБ (КП(б)Б)
1.1.3 Фонды современных политических партий и общественно-политических движений
2. Фонды общественных организаций
2.1 Фонды органов ЛКСМБ
2.2 Фонды первичных организаций ЛКСМБ
2.3 Фонды современных общественных организаций
3. Личные фонды
4. Фотодокументы
5. Коллекции 
При разработке схемы путеводителей по фондам государственных архивов с более узким профилем учитывается специфика состава и структуры каждого архива.
Тематические путеводители строятся по схемам, детализирующим выбранную для путеводителя тематику. Схема расположения характеристик фондов тематического путеводителя должна соответствовать исторической и логической последовательности развития темы. Прежде всего, выделяются крупные тематические группы, названия которых становятся разделами путеводителя. В каждом разделе даётся описание документов одной из таких групп. Информация в разделах может располагаться по тематическому, хронологическому, отраслевому или структурному признакам. Разделы при необходимости могут делиться на параграфы, параграфы – на пункты и подпункты. В целом, схема построения тематического путеводителя должна отражать содержание темы в развитии в определённых хронологических и географических рамках.
Путеводители всех видов по фондам нескольких архивов строятся по схемам, аналогичным схеме путеводителя по фондам одного архива. Место хранения фондов архивов в таких справочниках указывается в описательных статьях (характеристиках фондов и документов) (согласно приложению).

4. Подготовка описательных статей (характеристик фондов и документов) путеводителей

Основной частью путеводителя являются описательные статьи (характеристики фондов и документов) – описания, раскрывающие состав и содержание документов (фондов). В зависимости от объекта описания описательные статьи (характеристики фондов и документов) включают определённый набор идентификационных и интеллектуальных (содержательных) элементов описания. 

4.1 Путеводитель по архиву (архивам)
Описательная статья (характеристика фондов и документов) путеводителя по архиву состоит из справочных сведений о фондах или видах документации и аннотации документов. Дополнительно могут быть представлены сведения о научно-справочном аппарате к документам архива. Информация по истории архива помещается в предисловии.
 Характеристика архива в путеводителе по архивам состоит из наименования и адресных данных архива, справочных сведений о фондах или видах документации, исторической справки об архиве и аннотации документов. Дополнительно может быть представлена информация об условиях доступа и использования документов, библиография.

Пример.
УЧРЕЖДЕНИЕ «ЗОНАЛЬНЫЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ в г.НОВОГРУДКЕ».

231400, Гродненская обл., г. Новогрудок, ул. Высокая, 2а
Тел/факс: 2 07 88
867 фф., 125 786 ед. хр., 1944—2000 гг.

Филиал государственного архива Гродненской области в г. Новогрудке был создан на основании постановления Совета Министров БССР от 11 ноября 1963 г. № 537 на базе упраздненных Новогрудского, Слонимского городских, Новогрудского и Слонимского районных государственных архивов.
Решением Гродненского облисполкома от 19 февраля 1996 г. № 43 он был переименован в Зональный государственный архив в г. Новогрудке, а решением Новогрудского райисполкома от 10 июля 2001 г. № 329 зарегистрирован как «Научно-методическое учреждение «Зональный государственный архив в г. Новогрудке Гродненской области».

Процессы восстановления и развития народного хозяйства, социальной сферы, демократизации общества отражены в материалах фондов районных, поселковых, сельских исполкомов зоны комплектования архива.
В фондах колхозов, совхозов, лесхозов, промышленных предприятий содержатся сведения о состоянии и развитии сельского хозяйства, различных отраслей промышленности.
В фондах учреждений народного образования хранятся документы об организации работы учебных заведений, совершенствовании форм и методов преподавательской деятельности и воспитательного процесса.
Информация о культурно-просветительной деятельности, развитии средств массовой информации содержится в документах фондов отделов культуры, культпросветучреждений, редакций газет.
Вопросы оказания медицинской помощи населению, охраны здоровья людей отражены в документах фондов учреждений здравоохранения.
История экономической, политической и социальной жизни региона зоны обслуживания архива разносторонне освещается также в фондах управлений по труду и социальной защите населения, райкомов профсоюзов, народных судов и прокуратур, финансовых отделов и налоговых инспекций, отделов архитектуры и др.
На хранении имеется коллекция документов по личному составу учреждений, организаций и предприятий региона за 1944—1963, 1989—2000 гг.

4.2 Путеводитель по фондам архива (архивов)
Описательная статья (характеристика фондов и документов) путеводителя по фондам архива (архивов) состоит из: 
- наименования архива (для путеводителя по фондам архивов); 
- названия фонда;
- справочных данных о фонде;
- краткой исторической справки о фондообразователе; 
- аннотации документов.
Характеристика фонда может быть дополнена информацией об объёмах дел по личному составу, печатных изданий, музейных предметов, об условиях доступа и использования документов.
Наименования архивов в путеводителе по фондам архивов даются согласно их официальным полным наименованиям.

Примеры.
Государственное учреждение «Национальный архив Республики Беларусь».
Учреждение «Белорусский государственный архив кинофотофонодокументов».
Учреждение «Государственный архив Брестской области».

Приводимые в путеводителе названия фондов и справочные данные о них должны соответствовать данным учётных документов. Номер фонда, его объём, крайние даты документов составляют в совокупности справочные сведения о фонде.

Примеры.
Минское губернское присутствие.
Ф. 242, 65 112 ед. хр., 1861-1918 гг.

Государственный архив общественных объединений Гродненской области
Ф. 6126, 1473 ед. хр., 1947-1996 гг.

 Отсутствие в фонде материалов за те или иные периоды в пределах общих хронологических рамок документов оговаривается в справочных данных или в исторической справке.
 В групповой характеристике к ряду фондов после общего заголовка приводятся общие сведения о фондах.

Пример.
Учительские семинарии
3 фонда, 636 ед. хр., 1920 – 1936 гг.

В конце групповой характеристики даются справочные сведения по каждому фонду отдельно после его названия.

Пример.
Волковысская государственная женская учительская семинария. Ф. 217, 476 ед. хр., 1920-1937 гг. 
Гродненская частная еврейская учительская семинария общества «Тарбут». Ф. 219, 73 ед. хр., 1926-1936 гг.
Несвижская государственная учительская семинария. Ф. 565, 87 ед. хр., 1921-1936 гг.

 Краткая историческая справка о фондообразователе включает в себя сведения о датах образования, реорганизации и ликвидации фондообразователя, его переименованиях, подведомственности и функциях, структурных преобразованиях, названиях предшественника и преемника.

Пример.
Витебский губернский комитет по улучшению быта помещичьих крестьян

Ф. 2599, 29 ед. хр., 1858-1859 гг.

Учреждён в июле 1858 г. по распоряжению Главного комитета по устройству быта крестьян, состоял под председательством губернского предводителя дворянства и членов, избиравшихся уездным дворянством.
В обязанности входило составление проекта «Положения об устройстве и улучшении быта помещичьих крестьян».
Прекратил свою деятельность в январе 1859 г.

 В краткой исторической справке приводятся сведения о наличии в фонде документов других учреждений или документов данного учреждения в других фондах или других государственных хранилищах документов.
В краткой исторической справке к архивной коллекции указываются сведения по истории её создания, о местонахождении коллекции до поступления в архив, указывается её составитель.

Пример.
Коллекция документов отдела рукописей Белорусского музея им. Ивана Луцкевича в г. Вильно

Ф. 3, 494 ед. хр.. 1835-1943 гг.

Собрана белорусскими деятелями Иваном и Антоном Луцкевичами, хранилась в фондах Белорусского музея им. Ивана Луцкевича в Вильно с 1926 по 1946 г. В 1946 г., после ликвидации музея, поступила в ЦГА Литовской ССР, откуда в 1961 г. была передана в ЦГАЛИ БССР. Коллекция фрагментарно содержит документы личных архивов белорусских политических, общественных и культурных деятелей конца XIX – первой половины ХХ в.

Для объединённого архивного фонда (далее – ОАФ) составляется общая историческая справка, в которой оговариваются особенности исторического развития отдельных учреждений, документы которых составили этот фонд.

Пример.
Политический сектор Гродненского областного управления сельского хозяйства и политические отделы машинно-тракторных станций (МТС).

Ф. 1384, ОАФ, 403 ед. хр., 1950-1953, 1954 гг.

Политсектор Гродненского областного управления сельского хозяйства и политические отделы МТС были образованы в феврале 1950 г. согласно постановлению ЦК ВКП(б) от 6 января 1950 г. Политический сектор подчинялся политсектору при Министерстве сельского хозяйства Белоруссии, а политотделы МТС соответственно – политсектору областного управления сельского хозяйства.
Целью политического сектора являлось укрепление партийного руководства процессом социалистического преобразования на селе, проведение массовой коллективизации сельского хозяйства и пропаганды среди населения области преимуществ колхозного строя. Руководил работой 39 политотделов МТС, задачей которых было создание территориальных колхозных и сельских партийных организаций, воспитание колхозных кадров и комсомольского актива, оказание помощи колхозам и совхозам по завершению коллективизации и проведению сельскохозяйственных кампаний.  
 В связи с завершением коллективизации упразднены с января 1954 г. согласно постановлению ЦК КПБ от 28 декабря 1953 г. «Об упразднении политсектора Министерства сельского хозяйства БССР, политсекторов областных управлений сельского хозяйства и политотделов МТС».

Для фондов личного происхождения краткая историческая справка состоит из кратких биографических данных о фондообразователе: собственного имени, отчества (если таковое имеется) и псевдонима, дат жизни, данных о служебном и общественном положении.
 
Пример.
Савицкий А.

Ф. 218, 70 ед. хр., 1945-1976 гг.

Савицкий Алесь (Александр Ануфриевич) (р. 1924) – прозаик, лауреат премии Ленинского комсомола Беларуси (1970).

Для семейных и родовых фондов указанные сведения приводятся по хронологии дат жизни лиц, чьи документы вошли в состав этих фондов.

Пример.
Дубов Г.С. и Шашкина Т.Г.

Ф. 258, 75 ед. хр., 1955-1989 гг.

Дубов Георгий Савельевич (р. 1933) – актёр Белорусского государственного ордена Трудового Красного Знамени академического театра имени Я. Коласа, заслуженный артист БССР (1972); Шашкина Тамара Григорьевна (р. 1931), его жена – актриса Белорусского государственного ордена Трудового Красного Знамени академического театра имени Я. Коласа, заслуженная артистка БССР (1968).

Для фондов, включённых в групповую характеристику путеводителя, в общую историческую справку выносятся общие данные по истории организаций. Особенности исторического развития отдельных фондообразователей указываются при перечислении этих фондов.

Пример.
Уездные революционные комитеты.

2 фонда, 100 ед. хр., 1920 г.

Образованы в июле 1920 г. Являлись органами военной и гражданской власти на территории г. Гродно и Гродненского уезда, г. Волковысска и Волковысского уезда, действовали от имени Российской Советской Федеративной Социалистической Республики. Подчинялись командованию 4-ой Армии и Управлению начальника ревкомов при Революционном Военном Совете Западного фронта.
 Проводили работу по установлению революционного порядка и регулированию хозяйственной жизни в уездах.
Прекратили свою деятельность в сентябре 1920 г.

Аннотация документов фонда путеводителя по фондам архива (архивов) содержит характеристику состава документов фонда (по видам документов) и характеристику содержания документов (по темам, вопросам, отражающим направления деятельности организации); с указанием хронологии тем, вопросов или отдельных групп документов и обозначением их географических (административно-территориальных) границ. Группировка информации в аннотации, как правило, должна соответствовать организации документов в фонде. Аннотация может строиться по схемам: структурной, тематической, номинальной, производственно-отраслевой. Применение тематического признака группировки информации целесообразно для фондов досоветского периода, когда ни структура, ни функции учреждения не могут достаточно чётко ориентировать в содержании его документов. 
Для объёмных и сложных по структуре фондов целесообразно составление более подробной аннотации. Документы в таких фондах могут аннотироваться по описям или структурным подразделениям с указанием номера описи, её объёма и хронологических рамок документов.
Необходимо обеспечивать взаимосвязь и взаимообусловленность информации, заключённой в названии фонда, исторической справке и аннотации. Аннотации должны быть понятны широкому кругу пользователей путеводителем, текст должен излагаться чётко и лаконично. 

Примеры.
Аннотация к фонду «Минское губернское по промысловому налогу присутствие»:

Журналы заседаний присутствия за 1900, 1902, 1905, 1915 гг.
Дела по жалобам владельцев торгово-промышленных предприятий, правлений Мозырского и Речицкого ссудосберегательных товариществ, Минского коммерческого банка об освобождении от дополнительного промыслового налога или уменьшении его.

Аннотация к фонду «Минский педагогический институт народного образования»:

Постановления и инструкции Наркомпроса РСФСР и уставы института и студенческого самоуправления.
Протоколы общих собраний преподавателей и студентов, заседаний советов отделений института, комиссии по организации опытной школы. Учебные планы и программы.
Отчёты и докладные записки о работе института.

4.3 Тематический путеводитель по фондам архива (архивов)
В тематическом путеводителе по фондам архива (архивов) содержатся характеристики фондов (частей фондов), включающих в себя документы по определённой теме (темам). 
Обязательными элементами описательной статьи в таком путеводителе являются:
- название фонда;
- справочные данные о фонде (при необходимости указываются
   номера описи (описей));
- аннотации документов фонда (фондов);

Пример.
Белорусский православный синод.
 Ф. 2786, 608 ед. хр., 1922 – 1935 гг. (НИАБ)

Дела о проведении поместных выборов, пленумов, заседаний Синода, переписка с Синодом, ЦИК, НКВД БССР, другими органами государственной власти, епархиальными управлениями, церковно-приходскими советами, дела по личному составу и др.
Документы архива митрополита минского и белорусского Даниила, статьи об обновленческом движении, проповеди обновленцев.

 Необязательными элементами являются библиография по теме и указание на наличие внутриархивного НСА к фонду. Характеристика может быть также дополнена сведениями по истории фондообразователя, об условиях доступа и использования документов, наименованиями архивов для межархивного путеводителя.
В аннотации документов фонда (фондов) даются сведения о составе и содержании документов по теме.

Пример.
Статистический отдел (бюро) при Генеральном комиссариате Белоруссии.
 Ф. 372, 25 ед. хр., 1941 – 1943 гг. (НАРБ)

Указания руководства Имперского министерства Восточных оккупированных областей, Рейхскомиссариата Остланд и Генерального комиссариата Белоруссии по составлению статотчётов. Планы работы отдела и отчёты об их выполнении, отчёты колхозов о работе. Сводные сведения о состоянии промышленности, количестве населения, работающих лиц, экономико-географического районирования Белоруссии. Список карт БССР и прилегающих к ней районов СССР. Инвентаризационные книги.

При наличии в схеме путеводителя подразделов и других более мелких делений аннотация состоит из соответствующих им частей. После каждой такой части могут указываться справочные данные о документах. В конце описания каждой группы документов по одному вопросу указываются даты материалов и номера фондов, в которых они отложились (для тематического путеводителя по нескольким архивам вначале указывается название архива). Внутренняя систематизация сведений о видах документов и методика их описания такая же, как и в путеводителе по фондам архива (архивов).

4.4 Краткий справочник по фондам архива (архивов)
Описательная статья (характеристика фонда и документов) в аннотированном кратком справочнике по фондам архива (архивов) состоит из названия фонда, справочных данных о нём, и краткой аннотации документов. Дополнительно может даваться краткая историко-архивная справка.

Пример.
Бакланов М.И.

Ф. 128, 32 ед. хр., 1949 – 1989 гг.

Бакланов Михаил Иванович (1914 – 1990 гг.) заслуженный архитектор БССР (1969), участник Великой Отечественной войны.

Проекты (фото) Художественного музея, Института механизации сельского хозяйства в г. Минске, санатория и пансионата на оз. Нарочь и других объектов. Боевая характеристика на сержанта М.И. Бакланова. Приветственные адреса (1974, 1984). Фотографии (1950, 1960).

Описательная статья (характеристика фонда) в неаннотированном кратком справочнике по фондам архива (архивов) состоит из названия фонда и справочных данных о нём.

Пример.
Центральный Комитет КПБ.
Ф. 4-п, 102 202 ед. хр., 1918-1991 гг.

Описательная статья (характеристика фонда и документов) может быть дополнена сведениями об объёме дел по личному составу, об условиях доступа и использования документов, библиографией и наименованиями архивов для межархивного справочника.
Для кратких справочников по фондам нескольких архивов составляются групповые характеристики одноименных фондов любой категории. Они строятся так же, как в кратком справочнике по одному архиву, но в справочные данные включаются сокращённые или условные обозначения архивов.

Пример.
Молочно-консервные комбинаты

Волковысский Министерства мясомолочной промышленности БССР. Ф. 234, 235 ед. хр., 1967-1980 гг. (ГАГр)
Лепельский. Ф. 1938, 444 ед. хр., 1948-1990 гг. (ЗГАПол)
Рогачёвский. Ф. 823, 498 ед.хр., 1944-1985 гг. (ЗГАЖл)

5. Список неаннотированных фондов

Список неаннотированных фондов помещается в путеводителе сразу за описательными статьями (характеристиками фондов и документов) и каждая его запись состоит из: названия фонда (группы фондов), номера (номеров или количества) фонда (фондов), объёма и крайних дат документов.

Пример.
Местные органы государственной власти и управления.

Название фонда	Номер фонда	Количество дел в фонде	Крайние даты документов фонда	
Волковысский поветовый исполнительный отдел поветового Совета	113	4	1929-1933	
Новогрудский поветовый отдел поветового Совета	539	2	1933-1939	
Главная избирательная комиссия по проведению выборов в Гродненскую городскую Раду (созыва 1927 г.)	97	46	1934	

Однотипные фонды могут быть приведены под общим названием с указанием общего количества фондов, дел и общих крайних дат.

Пример.

Название фонда	Номер фонда	Количество дел в фонде	Крайние даты документов фонда	
Городские полицейские управления Витебской, Минской и Могилёвской губ. (4 фонда)		9	1838-1917	
Полицейские приставы Витебской, Минской и Могилёвской губ. (22 фонда)		109	1839-1917	
Тюремные замки и тюрьмы Витебской, Минской и Могилёвской губ. (11 фондов)		1074	1834-1917	

Фонды в списке неаннотированных фондов располагаются в соответствии с общей схемой построения путеводителя.

6. Разработка справочного аппарата к путеводителю

6.1 Титульный лист
Титульный лист путеводителя содержит следующие информационные сведения:
надзаголовочные данные (наименование вышестоящей организации, которой подчиняется учреждение-составитель путеводителя; наименование учреждения, которым составлен путеводитель).

 Пример.
Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь
Государственное учреждение «Национальный исторический архив Беларуси»

заглавие издания, подзаголовочные данные (сведения о виде повторности или периодичности издания);

Примеры.
Фонды Национального исторического архива Беларуси.
(XIV- начало XX вв.)
Краткий справочник
2-е издание,
переработанное и дополненное

Государственный архив Гродненской области
Путеводитель
(1919 – 2000 гг.)

выходные данные (сведения об издательстве, месте и годе издания)

Пример.
      Минск
«БелНИИДАД»
       2007

На обороте титульного листа указываются состав редакционной коллегии, составители, рецензенты, совещательный орган, рекомендовавший справочник к изданию, даётся аннотация к путеводителю.

Примеры аннотаций.
К краткому справочнику «Государственные архивы Республики Беларусь (1944 – 1997 гг.) (Мн., 2000):
Справочник содержит сведения о составе фондов и коллекций документов государственных архивов Белоруссии за период от освобождения республики от немецко-фашистских захватчиков до конца ХХ века.
Предназначен для историков, архивистов, учёных-гуманитариев, пользователей информацией архивных фондов.

К путеводителю «Государственный архив Гродненской области» (Гродно, 2007):
В настоящем путеводителе аннотируются документальные материалы, образовавшиеся в процессе деятельности учреждений, организаций и предприятий, действовавших на территории Гродненской области в период с 1919 по 2000 годы. В него также включены неаннотированные фонды и коллекции документов личного происхождения.
Издание предназначено для сотрудников архивных и научно-исследовательских учреждений, аспирантов и студентов высших учебных заведений, краеведов, исследователей истории Беларуси. 

6.2 Оглавление (содержание)
В оглавлении (содержании) перечисляются  все составные части путеводителя, в том числе названия всех разделов, подразделов и более мелких подразделений справочника, имеющиеся виды справочного аппарата к путеводителю (предисловие, список сокращений, приложения, указатели), иллюстрации (если имеются). Напротив каждого названия ставятся номера соответствующих страниц путеводителя.

Пример.
Фрагмент оглавления к краткому справочнику «Фонды Национального исторического архива Беларуси» (Мн., 2006):

Предисловие                                                                                          3

Список сокращений                                                                           14

I. Фонды учреждений Великого княжества
 Литовского, Речи Посполитой и Российской
 империи XVI – 1-й пол. XIX вв.                                                       15
   1. Фонды судебных органов Королевства Польского и
Великого княжества Литовского                                                    15
   2. Фонды органов городского самоуправления и судебных
учреждений                                                                                         17
   3. Фонды военных учреждений                                                       25
   4. Фонды хозяйственно-экономических учреждений                   26
   5. Фонды религиозных учреждений                                                26

6.3 Предисловие
Предисловие помещается в путеводителе после оглавления (содержания).
Предисловие к путеводителю должно содержать следующую информацию: цель подготовки путеводителя, обоснование актуальности и важности данной работы, структура путеводителя, особенности пользования и способы поиска в нём сведений, обоснование критериев отбора информации и методов её описания, перечисление состава справочного аппарата к путеводителю с указанием его особенностей; сведения о системе научно-справочного аппарата архива (архивов), если они не помещены в приложениях к путеводителю; взаимосвязь данного путеводителя с другими элементами СНСА архива (архивов).

6.4 Список сокращений
Список сокращений помещается в путеводителе после предисловия, перед основной частью справочника. Его назначение – унифицировать приёмы подачи материала в путеводителе в сокращённом виде и уменьшить его объём. Сокращённые слова в списке сокращений располагаются в алфавитном порядке. Слева в списке помещаются сокращения, а затем через тире следует их полное написание.

Пример.
Белкоопсоюз      – Белорусский республиканский союз кооперации
БКРГ                   – Белорусская крестьянско-рабочая громада
БРИЗ                   – бюро рационализации и изобретательства
ветфельдшер      – ветеринарный фельдшер
ВКП(б)               – Всесоюзная Коммунистическая партия
                               (большевиков)
ВОИР                 – Всесоюзное общество изобретателей 
                               и рационализаторов
ВФСО                – Всесоюзное физкультурное спортивное 
                              общество

6.5 Приложения
В необходимых случаях в справочный аппарат путеводителя могут входить приложения. Они располагаются после основной части путеводителя, перед указателями. 
Приложениями путеводителя могут являться материалы, дополняющие информацию об архивных фондах (например, списки ликвидированных, объединённых, переданных в другие архивы фондов); сведения об изменениях или справка по истории административно-территориального деления; терминологический словарь, содержащий объяснение и толкование специальных терминов, устаревших понятий и т. д.; библиографический список; сведения о составе научно-справочного аппарата архива; материалы рекламно-справочного характера. Каждое приложение должно иметь порядковый номер и правильно оформленный заголовок.

6.6 Указатели
Указатель как элемент справочного аппарата к путеводителю составляется для ускорения поиска информации по аспектам, не совпадающим с группировкой основного текста справочника. Основным элементом указателя является рубрика, состоящая из предметного понятия и поисковых данных.
К путеводителю могут составляться указатели: предметный (общий или специальный) и его разновидности – географический и именной. В таких указателях предметные понятия расположены в алфавитном порядке, ссылочные данные даются на страницы справочника, названия рубрик и подрубрик указываются в именительном падеже. Связь между близкими понятиями в предметных указателях осуществляется путём применения общих («см.») и частных («см. также») ссылок (отсылок).
Общий предметный указатель к путеводителю включает предметные понятия различного характера и составляется только глухим (предметные понятия и их поисковые данные).

Пример.
Агрономия 99, 104, 179, 193, 204, 289
Административное деление 28, 42, 52, 67, 75, 82, 110, 122
Аптеки 36, 50, 59, 93, 176, 245
Археология 39, 58, 92, 222, 262
Архивы 36, 183, 224, 279
Атеизм 14, 225, 261

Специальный предметный указатель к путеводителю состоит из однородных предметных понятий и может быть глухим или аннотированным (предметные понятия сопровождаются пояснениями).

Пример.
Аннотированный специальный предметный указатель:
Каштелян - начальник замка, комендант 56, 78, 105
Лентвойт – заместитель войта 15, 25, 33
Маршалок – управитель дворцового хозяйства, председатель 104
Радца – должностное лицо в городском самоуправлении 9, 62
Скарбник – казначей 189, 225, 260
Стольник – придворный чин 60, 117, 123, 200

Географический указатель к путеводителю включает названия государств, административно-территориальных единиц, морей, рек и других географических объектов.

Пример.
Белосток, г. 11, 18, 29, 91, 142
Вильно, г. 12, 55, 61
Германия 14
Италия 41, 83, 91, 105
Казахская ССР 78
Лида, г. 27, 31, 56, 94, 102, 154

В именном указателе предметными понятиями служат фамилии, собственные имена, клички, прозвища лиц, встречающиеся в тексте путеводителя. Наименования лиц приводятся при этом в той форме, в какой они занесены в справочник. Именной указатель может быть глухим или аннотированным.

Примеры.
Глухой именной указатель:
Александр II 218
Алексий II 119, 231
Бона Сфорца 34

Аннотированный именной указатель:
Александр II, российский император 218
Алексий II, патриарх московский и всея Руси 119, 231
Бона Сфорца, королева польская и великая княгиня литовская 34

К путеводителю может также составляться указатель фондов, включённых в справочник.

7. Иллюстрации к путеводителю
Путеводители могут снабжаться иллюстрациями, в качестве которых используются изобразительные и текстовые материалы. Каждая иллюстрация должна сопровождаться подписью (аннотацией), в которой указывается вид и содержание иллюстрации.

Примеры.
Аннотации к иллюстрациям:
Инвентарь г. Слуцка. (Польск. яз.). 1642 г. (НИАБ)
Стихотворение Я. Коласа «Я живу». 2 ноября 1937 г. (БГАМЛИ)
Карта оперативной обстановки. 6 января 1943 г. (НАРБ)

                                                                                                  Приложение

Список сокращённых (условных) наименований государственных архивных учреждений Республики Беларусь, рекомендованных к использованию в межархивных справочниках

Полное наименование	Сокращенное (условное) наименование	
Государственное учреждение «Национальный архив Республики Беларусь»	НАРБ	
Государственное учреждение «Национальный исторический архив Беларуси»	НИАБ	
Государственное учреждение «Национальный исторический архив Беларуси в г. Гродно»	НИАБГр	
Учреждение «Белорусский государственный архив кинофотофонодокументов»	БГАКФФД	
Учреждение «Белорусский государственный архив-музей литературы и искусства»	БГАМЛИ	
Учреждение «Белорусский государственный архив научно-технической документации»	БГАНТД	
Государственное учреждение «Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации»	БелНИЦЭД	
Учреждение «Государственный архив Брестской области»	ГАБр	
Учреждение «Зональный государственный архив в г. Барановичи»	ЗГАБар	
Учреждение «Зональный государственный архив в г. Кобрине»	ЗГАКоб	
Учреждение «Зональный государственный архив в г. Пинске»	ЗГАПин	
Учреждение «Государственный архив Витебской области»	ГАВт	
Учреждение «Зональный государственный архив в г. Глубокое»	ЗГАГлб	
Учреждение «Зональный государственный архив в г. Орше»	ЗГАОрш	
Учреждение «Зональный государственный архив в г. Полоцке»	ЗГАПол	
Учреждение «Государственный архив Гомельской области»	ГАГом	
Учреждение «Государственный архив общественных объединений Гомельской области»	ГАООГом	
Учреждение «Зональный государственный архив в г. Жлобине»	ЗГАЖЛ	
Учреждение «Зональный государственный архив в г. Мозыре»	ЗГАМоз	
Учреждение «Зональный государственный архив в г. Речице»	ЗГАРеч	
Учреждение «Государственный архив Гродненской области»	ГАГр	
Учреждение «Государственный архив общественных объединений Гродненской области»	ГАООГр	
Учреждение «Зональный государственный архив в г. Лиде»	ЗГАЛид	
Учреждение «Зональный государственный архив в г. Новогрудке»	ЗГАНов	
Учреждение «Государственный архив Минской области»	ГАМн	
Учреждение «Зональный государственный архив в г. Борисове»	ЗГАБор	
Учреждение «Зональный государственный архив в г. Молодечно»	ЗГАМол	
Учреждение «Зональный государственный архив в г. Слуцке»	ЗГАСлц	
Учреждение «Государственный архив Могилевской области»	ГАМог	
Учреждение «Государственный архив общественных объединений Могилевской области»	ГАООМог	
Учреждение «Зональный государственный архив в г. Бобруйске»	ЗГАБоб	
Учреждение «Зональный государственный архив в г. Кричеве»	ЗГАКр	

СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭМК Департамента 
по архивам и делопроизводству
Министерства юстиции
Республики Беларусь
от 18.12.2007 № 7