ДЕПАРТАМЕНТ ПО АРХИВАМ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ МИНИСТЕРСТВА ЮСТИЦИИ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

БЕЛОРУССКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГО ДЕЛА

УТВЕРЖДЕНО
Приказ директора 
Департамента по архивам и 
делопроизводству
Министерства юстиции 
Республики Беларусь
от 06.06.2008 № 22

ЗАЩИТА АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ 
ОТ ХИЩЕНИЙ И НЕСАНКЦИОНИРОВАННОГО ДОСТУПА
Методические рекомендации

СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭМК 
Департамента по архивам и
делопроизводству Министерства
юстиции Республики Беларусь
от 22.04.2008 № 2

Введение

Защита архивных документов от хищений и несанкционированного доступа является одной из насущных проблем как архивоведения, так и практики архивного дела. Кражи документов в ряде стран стали печальной обыденностью как крупнейших, всемирно известных архивов, так и региональных архивохранилищ. В последние годы жертвами масштабных хищений в России стали исторические архивы Москвы и Санкт – Петербурга, Государственный архив Российской Федерации, Российский государственный архив социально-политической истории, Российский государственный архив литературы и искусства… Объектами преступных посягательств стали автографы российских императоров, И.В.Сталина, Л.Д.Троцкого, А.А.Ахматовой, А.А.Блока, Н.С.Гумилёва, О.Э.Мандельштама, рисунки, М.А.Врубеля, И.Е.Репина, С.Ю.Судейкина, ряд документов по истории Второй мировой войны. На Украине были похищены сотни документальных раритетов ХVI – ХХ вв. 
Авторы аналитического обзора «Проблема хищения документов, меры безопасности и защиты», подготовленного ВНИИДАД, отмечают: «Постоянно страдали и страдают от хищений…хранилища во всех без исключения странах мира. Объектами хищений в этом случае являются части документов – марки, штампы, печати, автографы и т.п. В каждой стране проблема хищений имеет свои особенности, что выражается в масштабах явления, контингенте похитителей, специфике объектов хищений, юридическом статусе проблемы и т.п… И во всех случаях масштаб хищений – следствие состояния хранилища, его учётной системы, степени доступности фондов, кадрового состава хранителей и т.д. – т.е. всего того, что прямо или косвенно относится к системе охраны фондов». Практика свидетельствует, что документы похищают как профессиональные воры, специализирующиеся на «антиквариате», так и архивисты, научные работники, аспиранты, студенты, люди разного общественного положения, дохода, пола и возраста.
В Беларуси в послевоенный период не было таких скандально известных хищений документов, как в соседних государствах. Но заявлять, что документы в белорусских архивах никогда не являлись объектом преступных посягательств – верх самонадеянности. Соответственно относительное благополучие в этом плане отечественных архивохранилищ – отнюдь не повод к благодушию. Опыт же наших зарубежных коллег свидетельствует о необходимости жёсткого соблюдения мер, исключающих возможность хищений в настоящем и будущем.
Данные методические рекомендации призваны дать понятие об охранной деятельности в Республике Беларусь, её правовых и технических аспектах; о возможностях и различных аспектах сотрудничества в этом вопросе с органами внутренних дел, которое не обязательно должно сводиться к действиям по некоему жёсткому алгоритму; об основных составляющих полноценного охранного режима архива и архивных документов; о методах и способах предотвращения несанкционированного доступа к документам и их хищения, предполагающих как административные меры и соответствующие способы защиты, так и чёткое исполнение должностных обязанностей архивистами и техническим персоналом.
В методических рекомендациях не рассматриваются конкретные виды, марки и технические характеристики систем охранной сигнализации (извещателей, приёмно-контрольных приборов, оповещателей, систем передачи извещений), систем контроля доступа (устройств идентификации, считывающих устройств, контроллеров, исполнительных устройств), систем видеонаблюдения (устройств формирования видеоизображения, устройств отображения видеоинформации, устройств управления режимом отображения, устройств регистрации видеоизображения, каналов передачи видеоизображения, вспомогательного оборудования), так их рынок достаточно динамичен и весьма разнообразен. Решение о применении тех или иных видов и марок оборудования принимается в зависимости от характера объекта охраны, технических и материальных возможностей архива (после консультации с соответствующими специалистами). Методические рекомендации не затрагивают и проблему защиты информации электронных документов, так как она имеет иную специфику. 
Методические рекомендации могут быть использованы при создании и совершенствовании режима охраны государственных архивов, разработке правил внутреннего распорядка архива, инструкций об охранном режиме архива, о пропускном режиме в архиве, о порядке выдачи дел из архивохранилищ, о работе читального зала, об обеспечении сохранности документов при организации их экспонирования, регламента по использованию ключей и опечатывания помещений, должностных инструкций, положения об архивохранилищах, памятки о правилах работы с документами в читальных залах и др.

1. Правовое обеспечение охранной деятельности в Республике Беларусь и охрана государственных архивов

1.1. Организационные и правовые основы охранной деятельности в Республике Беларусь установлены Законом Республики Беларусь от 8 ноября 2006 г. N 175-З «Об охранной деятельности в Республике Беларусь» (зарегистрирован в Национальном реестре правовых актов Республики Беларусь 13 ноября 2006 г. N 2/1272). В законе рассмотрены принципы государственного регулирования в сфере охранной деятельности, очерчены сферы компетенции соответствующих органов, полномочия Президента, Совета Министров, Министерства внутренних дел Республики Беларусь, организаций, осуществляющих охранную деятельность и пути её совершенствования.
1.2. Согласно закону, регламентация охранной деятельности юридических лиц осуществляется главным образом Министерством внутренних дел Республики Беларусь (исключение – структуры Службы безопасности Президента Республики Беларусь, Министерства обороны, Комитета государственной безопасности, Государственный комитет пограничных войск, а также органы и подразделения по чрезвычайным ситуациям, таможенному делу). Именно Министерство внутренних дел осуществляет руководство «специальным органом охраны» (Департаментом охраны МВД); устанавливает договорные отношения с юридическими лицами на охрану объектов и осуществляет контроль за охранной деятельностью организаций (через региональные структуры Департамента); определяет порядок осуществления технического надзора за деятельностью по проектированию, монтажу, наладке и техническому обслуживанию средств и систем охраны; определяет порядок и условия оборудования объектов, подлежащих обязательной охране, требования к оборудованию их инженерно-техническими средствами защиты, к видам и типам устанавливаемых на них средств и систем охраны; осуществляет лицензирование деятельности по обеспечению безопасности юридических и физических лиц.
1.3. На деятельность по обеспечению безопасности юридических и физических лиц требуется лицензия, выдаваемая Министерством внутренних дел (согласно Декрету Президента Республики Беларусь «О лицензировании отдельных видов деятельности» от 14 июля 2003 г. № 17 (в уточняющих редакциях 2004 – 2007 гг.) и пункта 14 прилагаемого к Декрету «Перечня видов деятельности, на осуществление которых требуются специальные разрешения (лицензии), и уполномоченных на их выдачу государственных органов и государственных организаций»). Во исполнение указанного выше Декрета, Совет Министров Республики Беларусь 20 октября 2003 г. принял постановление № 1360 «Об утверждении Положения о лицензировании деятельности, связанной с холодным оружием невоенного назначения, оружием охотничьим, спортивным, газовым, (в том числе газовыми баллончиками), боеприпасами к нему, коллекционированием и экспонированием оружия, Положения о лицензировании деятельности по обеспечению безопасности юридических и физических лиц», к которому приложено «Положение о лицензировании деятельности по обеспечению безопасности юридических и физических лиц». Согласно данному документу лицензируется, в частности, охрана юридическим лицом принадлежащих ему объектов (имущества); проектирование, монтаж, наладка и техническое обслуживание средств и систем охраны (за исключением средств охраны индивидуального пользования). Лицензия выдаётся сроком на 5 лет с возможностью продления ещё на 5 лет.
Соответственно государственные архивы как юридическое лицо могут при соблюдении определённых условий получить лицензию на самостоятельную организацию охраны архива. Получив лицензию, архивы, согласно ст. 23 закона «Об охранной деятельности в Республике Беларусь», как организации, не обладающие правом создания военизированной охраны, вправе осуществлять охранную деятельность силами работников охраны (в том числе создавать для этих целей подразделения охраны) с финансированием и материально-техническим обеспечением этих работников за счет средств самих архивов. При отсутствии лицензии охрану архивов могут осуществлять только структуры Департамента охраны Министерства внутренних дел. Таким образом, охрана архива может осуществляться штатными сотрудниками архива (сторожами-вахтёрами) или сотрудниками МВД.
1.4. В статье 7 Закона «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» указано, что «документы Национального архивного фонда Республики Беларусь, которым присвоен статус историко-культурной ценности, подлежат охране в соответствии с законодательством Республики Беларусь об охране историко-культурного наследия». Однако, согласно «Перечню объектов, подлежащих обязательной охране Департаментом охраны Министерства внутренних дел», прилагаемому к Указу Президента Республики Беларусь «О мерах по совершенствованию охранной деятельности» от 25 октября 2007 г. № 534, государственные архивы, в отличие от государственных музеев и историко-культурных заповедников, не подлежат обязательной охране структурами Департамента охраны МВД.
1.5. Независимо от наличия или отсутствия лицензии на охранную деятельность архивы имеют право устанавливать договорные отношения с региональными структурами Департамента охраны МВД на обеспечение охраны здания и помещений архива с помощью соответствующих технических средств.
1.6. Договорные отношения с региональными структурами Департамента охраны государственные архивы должны осуществлять в соответствии с Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 11 февраля 2005 г. № 154 «О мерах по реализации Декрета Президента Республики Беларусь от 19 августа 2004 г. N 6», зарегистрированном в Национальном реестре правовых актов Республики Беларусь 16 февраля 2005 г. N 5/15592. К данному постановлению прилагаются типовые формы договоров об оказании Департаментом охраны Министерства внутренних дел охранных (платных) услуг по проектированию, монтажу и наладке средств и систем охраны; оказании охранных (платных) услуг по техническому обслуживанию средств и систем охраны; охране объектов (имущества) юридических лиц или индивидуальных предпринимателей:
•	сотрудниками, гражданским персоналом военизированной либо сторожевой охраны,
•	с использованием технических средств и систем охраны,
•	с использованием ручных систем тревожной сигнализации.
В зависимости от статуса архива, его технических возможностей, условий размещения архивных документов, задач обеспечения безопасности, потребности в определённом уровне охраны за основу договора между архивом как хозяйствующим субъектом и соответствующей структурой Департамента охраны МВД может быть принят один из типовых договоров, предусмотренных Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 11 февраля 2005 г. № 154.
1.7. Для принятия архива под охрану его директор должен подать заявление в региональное отделение Департамента охраны о намерении заключить с ним договор на охрану (см. Постановление Министерства внутренних дел Республики Беларусь от 16 сентября 2005 г. № 290 «Об утверждении Инструкции о порядке приёма-передачи под охрану Департаменту охраны Министерства внутренних дел Республики Беларусь объектов (имущества) юридических лиц или индивидуальных предпринимателей, жилых домов (помещений) граждан, их обследования и организации делопроизводства по договорам об оказании охранных услуг»). Затем совместным приказом директора архива и начальника регионального отделения Департамента охраны назначается межведомственная комиссия. В ее состав включаются представители архива, регионального отделения Департамента охраны и (при необходимости) других заинтересованных организаций.
Межведомственная комиссия:
•	проводит сбор и оценку данных об архиве как объекте охраны, даёт общую характеристику здания архива и его территории;
•	организует работу по изучению технической укреплённости архива, оснащения его средствами охранной сигнализации и определения степени готовности к приему под охрану; 
•	определяет соответствие технической укреплённости архива действующим требованиям и нормативам;
•	готовит предложения по организации системы охраны и использованию её различных способов, по совершенствованию технической укреплённости архива и его помещений, обслуживанию технических средств и др.;
•	проверяет соблюдение норм и требований проектно-сметной документации при оборудовании архивов средствами охраны;
•	готовит необходимую служебную документацию на охрану архива и его помещений (при необходимости – территории архива).
По результатам работы межведомственная комиссия составляет акт по обследованию архива, подлежащего принятию под охрану, который подписывается членами комиссии и утверждается директором архива и начальником регионального отделения Департамента охраны. После утверждения данного акта один его экземпляр остается в архиве, второй направляется в региональное отделение Департамента охраны, третий -- в Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь (республиканскими архивами) или органы Государственной архивной службы областей (областными архивами).
На основе акта межведомственной комиссии и при условии выполнения требований к оборудованию архива заключается договор на его охрану региональным отделением Департамента охраны (одним из предметов договора может быть установка технических средств охраны региональным отделением Департамента охраны, если эту установку не произвела ранее другая организация, имеющая соответствующую лицензию). Договор составляется в двух экземплярах, один из которых хранится в архиве, а второй -- в региональном отделении Департамента охраны. Оплата охраны осуществляется в соответствии с действующими нормативами. 

2. Организация охранного режима здания и помещений архива

2.1 Установка технических средств охраны
2.1.1. Потребность в технических средствах охраны архива определяется актами обследования, проектно-сметной документацией и перспективным планом капитального ремонта охранно-пожарной сигнализации. Данные документы должны соответствовать требованиям, установленным Министерством внутренних дел Республики Беларусь для проектируемых, реконструируемых и технически перевооружаемых объектов, охраняемых или передаваемых под охрану региональным отделениям Департамента охраны.
2.1.2. При проектировании комплекса технических средств охраны в архиве, монтаже, замене приборов, реконструкции или ремонте здания и системы сигнализации должна устанавливаться только аппаратура, прошедшая сертификацию в установленном порядке.
2.1.3. Оборудование архивов техническими средствами охраны должно проводиться монтажными группами регионального отделения Департамента охраны (или специализированными проектно-монтажными организациями, имеющими соответствующую лицензию) в соответствии с техническим заданием, являющемся частью договора.
2.1.4. Аппаратура технических средств охраны (концентраторы, блоки питания и др.) должна устанавливаться в специальных помещениях или в местах, недоступных для посторонних лиц и удобных для обслуживания.
2.1.5. Архивы должны оборудоваться многорубежной системой сигнализации.
Первый рубеж сигнализации обеспечивает блокировку периметров (зданий, помещений, при необходимости -- территории). Первым рубежом сигнализации блокируются:
дверные проемы, погрузочно-разгрузочные и подвальные люки, калитки и ворота --на открывание и пролом;
остекленные конструкции -- на открывание и разрушение стекла;
металлические двери, ворота -- на открывание;
некапитальные стены, потолки, перегородки и места ввода коммуникаций -- на пролом;
капитальные стены (при необходимости), вентиляционные короба, дымоходы, слуховые окна -- на разрушение и ударное воздействие.
Внешнее ограждение территории архивов должно быть прямолинейным, без лишних изгибов и поворотов, без наружных выступов и впадин, ограничивающих наблюдение и затрудняющих применение технических средств охраны. К ограждению с внешней и внутренней стороны не должны примыкать какие-либо пристройки, кроме зданий, являющихся частью его периметра. Внешнее ограждение не должно иметь лазов, проломов и других повреждений, а также калиток, дверей, ворот, не запираемых на замок.
Здание архива не должно граничить со зданиями других организаций (кроме исключительных случаев).
Блокировка строительных конструкций на "открывание" выполняется извещателями магнитоконтактного типа или другими современными приборами. Способы монтажа данных приборов должны исключать их деблокирование.
Все входные двери в архив (наружные, фасадные, тыльные, боковые) должны быть, как правило, металлическими или деревянными, обшитыми металлическим листом толщиной не менее 3 мм (если иное не предусмотрено конструктивными особенностями здания). Дверные коробки желательно выполнить из стального профиля или уголка. Конструкция двери за счет установки неподвижных ригелей со стороны обратной замку должна обеспечивать невозможность ее открытия (снятия) при срезании завес. Дополнительное усиление наружных дверей производится установкой дополнительных внутренних дверей или наружных ролет. Наружная металлическая дверь должна быть оснащена двумя внутренними врезными замками. Для дополнительного запирания дверей (решеток, ворот) необходимо применять навесные замки, защищаемые пластинами, кожухами, предотвращающими возможность перепиливания дужек замков и ушек или сворачивания. В целях исключения случаев срывания дверных петель, установленных с наружной стороны, двери должны быть оборудованы торцевыми крюками, выполненными из металлического прута диаметром не менее 12мм, закрепленными к полотну двери с помощью шурупов. Торцевые крюки при закрытии двери входят в установленные в дверной коробке анкерные металлические пластины.
Блокировка дверей, некапитальных стен (перегородок) на пролом производится микропроводом диаметром 0,18 -- 0,25 мм. Провод должен прокладываться по возможности скрытым способом в штробах.
Окна архива, расположенные на первом, а при необходимости – и втором этажах, должны быть защищены металлическими решетками. Возможно применение противовзломных ролет (сертифицированных), защитного остекления. Оконные проемы, выходящие во дворы, а также независимо от этажности, выходящие к пожарным лестницам, крышам разновысоких строений и козырькам, с которых можно попасть к охраняемым помещениям, должны быть защищены изнутри металлическими открывающимися решетками.
Для блокировки остекленных конструкций на разрушение стекла обычно применяются датчики разрушения стекла акустического или пьезоэлектрического принципа действия, емкостные средства обнаружения (емкостные системы охраны используют эффект изменения характеристик электрического поля при приближении или прикосновении нарушителя к объекту), в крайнем случае – микропровод или фольга. При наличии на этих конструкциях решеток с внутренней стороны, они блокируются на разрушение.
При наличии в подвальных помещениях или на цокольном этаже люков, соответствующие помещения должны иметь металлическую или цельнодеревянную дверь, обшитую с двух сторон металлическими листами и имеющую внутренние запоры и внешние навесные замки. Коробка люка должна быть надёжно закреплена. Чердачные люки укрепляются дверью, обшитой с двух сторон металлическими листами. Системы дымоудаления, вентиляционные короба и шахты, имеющие выход на крышу архива или в архивохранилища, необходимо защищать металлическими решетками.
Второй рубеж сигнализации обеспечивает блокировку объема помещений, отдельных зон. Прежде всего – блокировку архивохранилищ. Двери в хранилищах должны быть металлическими или деревянными полнотелыми, толщиной не менее 40 мм, обшитыми металлическим листом, исправными, хорошо подогнанными под дверную коробку и иметь не менее двух замков, один из которых врезной не самозащелкивающийся. Кроме того, в архивохранилищах желательна установка металлических решетчатых дверей (диаметр стержня не менее 16мм, сварные ячейки не более 150х150мм), запирающихся на навесной замок с помощью ушек. 
Для второго рубежа сигнализации выбор извещателей определяется особенностями планировки охраняемых помещений (прежде всего, архивохранилищ) и расположением охраняемых в них объектов. В архивохранилищах необходимо использовать извещатели, посредством которых контролируется весь объем помещений.
Третьим рубежом сигнализации блокируются витрины, сейфы. При отсутствии условий для формирования третьего рубежа техническими средствами охраны, но потребности в его оборудовании, выполняется блокировка витрин, сейфов с выводом сигнала на местный пульт охраны.
Для третьего рубежа сигнализации рекомендуется использовать емкостные извещатели. Кроме того, для повышения надежности защиты возможна дополнительная блокировка подходов к сейфам, металлическим шкафам, витринам извещателями, контролирующими площадь помещений. Возможно оборудование извещателями локальных участков (отдельных зон в помещениях – анфилад, тамбуров между дверьми, коридоров, внутренних дверей, выходов из подвальных и чердачных помещений, вентиляционных коробов и др.).
2.1.6. Система сигнализации в архиве должна исключать возможность её несанкционированного и (или) бесконтрольного отключения. Электропитание каждого из рубежей сигнализации должно осуществляться бесперебойно от независимого источника. Клеммные крышки установленной в архиве аппаратуры охранной сигнализации и разветвительные коробки пломбируются. Рекомендуется использование микропереключателей для блокировки крышек клеммных коробок. Для исключения доступа посторонних лиц к любым приборам и извещателям должны приниматься меры по их маскировке и скрытой установке. Монтаж должен выполняться без нарушений интерьера помещений, провода укладываться в специализированные короба.
2.1.7. Для повышения надежности срабатывания охранной сигнализации рекомендуется комбинированное использование извещателей различного принципа действия, например, оптико-электронных с ультразвуковыми или микроволновыми, ультразвуковых с микроволновыми. Извещатели могут работать в автономном режиме со световым и звуковым оповещением. При срабатывании извещателя звуковой сигнал служит для привлечения внимания к месту, где произошло нарушение сигнализации. 
2.1.8. Для усиления охраны архива и его помещений допускается использование телевизионных систем контроля и наблюдения, выбор которых должен осуществляться, исходя из особенностей охраняемых объектов и технических возможностей заказчика. Пульт управления телевизионных систем и видеоконтрольные устройства должны быть размещены в помещении охраны или в другом, но находящимся под охраной помещении. При оборудовании архива телевизионными системами охраны и наблюдения на мониторах должны просматриваться входные двери (основные и запасные). Информацию от видеокамер рекомендуется документировать на видеорегистратор (видеомагнитофон). Желательна установка телевизионных систем контроля и наблюдения в читальном зале (пульт управления телевизионной системы читального зала располагается на рабочем месте дежурного по читальному залу).

2.2. Эксплуатация технических средств охраны

2.2.1. После оборудования архива техническими средствами охраны, представителями регионального отделения Департамента охраны, архива и монтажной организации (если монтаж осуществлён не региональным отделением Департамента охраны) составляется акт их приёма в эксплуатацию.
2.2.2. В архиве ведётся (хранится) эксплуатационная документация на имеющиеся технические средства охраны. К эксплуатационной документации относятся проектные решения, схемы прокладки кабельных сетей, технические описания и инструкции по эксплуатации, паспорта (формуляры) на изделия.
2.2.3. Эксплуатация технических средств охраны организуется и проводится региональным отделением Департамента охраны, директором архива, службой охраны архива (при наличии) и техническим персоналом архива. Текущую эксплуатацию осуществляют дежурный регионального отделения Департамента охраны или вахтёр (сторож).
2.2.4. Обучение (инструктаж) сотрудников архива правилам обращения с приборами технических средств охраны и приема-сдачи помещений под охрану организуется директором архива и проводится сотрудниками регионального отделения Департамента охраны. При отсутствии договора с региональным отделением Департамента охраны обучение (инструктаж) проводится по договору организацией, производившей монтаж. Учет занятий по обучению (инструктажу) и проводимому не реже 1 раза в год контролю знаний осуществляется ответственным лицом, назначенным директором архива, в журнале проведения занятий, который хранится архиве.
2.2.5. Региональное отделение Департамента охраны несёт ответственность за своевременное и качественное выполнение плановых регламентных работ, анализ причин ложных срабатываний и несвоевременного приема объекта под охрану. Проведение работ по профилактике и контролю технического состояния технические средства охраны осуществляются в сроки, предусмотренные в графиках проведения регламентных работ, являющихся неотъемлемой частью договора между архивом и региональным отделением Департамента охраны. Все мероприятия и работы по техническому обслуживанию должны фиксироваться в имеющемся в архиве журнале технического обслуживания технических средств и систем охраны. Администрация архива, работники инженерно-технической службы архива, заведующие архивохранилищами отвечают за сохранность технических средств охраны.
2.2.6. Региональное отделения Департамента охраны не реже двух раз в год должны производить обследование технической укрепленности объектов (оборудования их инженерно-техническими средствами защиты), с составлением соответствующего акта. 
2.2.7. Все спорные вопросы по применению технических средств охраны на конкретных объектах решаются совместно комиссиями соответствующих органов Государственной архивной службы Республики Беларусь и компетентными структурами Министерства внутренних дел Республики Беларусь.

2.3. Организация работы охранников

2.3.1. Охранники (сотрудники регионального отделения Департамента охраны (постовые), вахтёры, сторожа) осуществляют работу (несут службу) в соответствии с действующими нормативными правовыми документами. При этом им определяется (доводится до сведения):
•	место работы, правила внутреннего трудового распорядка, специфика и режим работы архива и его подразделений;
•	инструкции, приказы, другие нормативные документы, регламентирующие организацию работы по охране архива;
•	задачи и ответственность; 
•	порядок приёма и сдачи поста, его особенности;
•	список ответственных лиц, имеющих право вскрытия помещений и доступа в архив и его помещения в любое время суток; порядок связи с этими работниками;
•	порядок взаимодействия с работниками архива;
•	порядок приема под охрану и сдачи из-под охраны помещений архива, сдаваемых ему на пульт;
•	порядок проверки исправности технических средств охраны и связи;
•	порядок действий при возникновении чрезвычайных ситуаций, места расположения первичных средств пожаротушения и связи;
•	порядок действий при получении сигнала «тревога», при нарушении посетителями правил посещения архива
•	порядок (периодичность) доклада об обстановке;
•	порядок вывоза (выноса) единиц хранения и материальных ценностей при осуществлении на посту пропускного режима, образцы пропусков, подписи должностных лиц, имеющих право давать распоряжения на ввоз (внос) и вывоз (вынос) товарно-материальных ценностей;
2.3.2. Охранник обязан:
•	Твердо знать свои служебные обязанности, порядок несения службы и ее особенности. Уметь пользоваться техническими средствами охраны, средствами связи и противопожарным инвентарем.
•	При заступлении на пост проверить исправность технических средств охраны, связи и тревожной сигнализации. В случае их неисправности произвести запись в соответствующей графе журнала учета приема-сдачи поста, доложить об этом своему руководству и проинформировать директора архива. В случае обнаружения нарушения целостности объектов или установленных на них инженерно-технических средств защиты, принятых исправными под охрану, не вскрывая объекты, незамедлительно сообщить об этом в региональное отделение Департамента охраны.
•	Принять все помещения, стоящие под охраной, а также служебную документацию и имущество на посту согласно перечню служебной документации, находящейся на посту охраны архива. Сличить печати, которыми опечатаны архивохранилища и другие помещения (или отдельные объекты-витрины, шкафы с ценными экспонатами), принимаемые постовым под охрану, с имеющимися образцами оттисков печатей. О приеме поста расписаться в журнале учета приема-сдачи поста, в котором регистрируется факт заступления на дежурство и окончания дежурства (Приложение 1).
•	Провести осмотр закрываемых или опечатываемых помещений и территории в целях исключения присутствия посторонних лиц.
•	При снятии помещений из-под охраны не разрешать допуск к ним если должностные лица архива, ответственные за сохранность фондов, прибудут без соответствующих удостоверений личности (пропусков), а также при неправильном оформлении удостоверения личности (пропуска) и несоответствии их имеющимся образцам;
•	При обнаружении повреждений дверей, замков, печатей, любых признаков проникновения в архив (помещения архива) немедленно доложить об этом дежурному органа внутренних дел, вызвать директора архива или должностных лиц архива, ответственных за сохранность фондов, и обеспечить охрану места происшествия. 
•	До открытия помещений участвовать в составлении акта о целостности замков, дверей и печатей, подписываемого директором архива, должностными лицами архива, ответственными за сохранность фондов.
•	Бдительно и добросовестно охранять свой пост. Обеспечивать соблюдение установленных в архиве пропускного и внутриобъектового режимов, постоянно находится на своём рабочем месте и контролировать проход входящих и выходящих лиц, направлять посетителей в соответствующие помещения с информированием по телефону работников архива о приходе к ним посетителей.
•	Совершать периодические обходы внутренней территории архива.
•	Своевременно реагировать на сигналы оповещения и информацию персонала архива о противоправных действиях.
•	При нападении на архив, а также в случае совершения преступления или нарушения общественного порядка в архиве или вблизи его немедленно с помощью тревожной сигнализации или иным способом, используя все имеющиеся каналы связи, подавать сигнал «Тревога» на пульт централизованной охраны и (или) в дежурную часть органа внутренних дел. Обеспечить усиление охраны архива (закрыть вход и выход из здания, помещений; требовать от находящихся в нем лиц прекратить движение), наблюдения за архивохранилищами. Работники архива по сигналу "Тревога" прекращают работу, закрывают архивохранилища и рабочие помещения (проверив, не осталось ли там посторонних). Ключи от них хранят таким образом, чтобы была исключена возможность использования их правонарушителями до преодоления чрезвычайной ситуации. При необходимости оказывают помощь охраннику. Принимать все меры к отражению нападения, пресечению преступления (правонарушения), задержанию преступников и правонарушителей. По прибытии наряда милиции из органа внутренних дел поступить в распоряжение старшего наряда и действовать по его указанию.
•	Принимать у работников архива под охрану с помощью технических средств и снимать с охраны отдельные помещения, подключенные на местный пульт (концентратор), о чём делать соответствующие записи в журнале учёта сдаваемых под охрану помещений (Приложение 2).
•	Вести в журнале проверок состояния средств сигнализации и регистрации ее срабатывания учёт неисправностей этих средств и поступающих от них сигналов тревоги.
•	При срабатывании тревожной сигнализации в архиве закрыть вход и выход, сообщить об этом директору архива. Соблюдая меры предосторожности, выяснить причину поступления сигнала «тревога» и действовать в зависимости от обстановки, усилив наблюдение за архивохранилищами. Пропустить в здание архива или на его территорию наряд милиции, вневедомственной охраны. Доложить об обстановке старшему наряда милиции и действовать согласно его указаниям.
•	Пропускать в архив в нерабочее время лиц, имеющих право на вход для служебной проверки, по отдельному списку, перед этим удостовериться в личности проверяющего. При возникновении сомнений в отношении проверяющего лица поставить в известность дежурного органа внутренних дел и действовать согласно их указаниям.
2.3.3. Охраннику запрещается:
o	оставлять свой пост, пока он не будет сменен или снят; 
o	поручать охрану другим лицам (даже на короткое время); 
o	принимать от любых лиц для передачи другим лицам какие-либо предметы; 
o	допускать в архив лиц, не имеющих на то право или прибывших в неустановленное время;
o	самостоятельно сдавать на пульт централизованной охраны и снимать с охраны архивохранилища и другие помещения архива;
o	самостоятельно или по просьбе администрации архива закрывать на замки или открывать двери, окна, устанавливать и снимать запоры, накладывать пломбы, печати, перемещать пожарный инвентарь;
o	разглашать сведения об особенностях организации охраны архива;
o	использовать служебный телефон для личных разговоров;
o	спать или иным способом отвлекаться от работы.

2.4.	Организация пропускного режима в архиве
2.4.1. Пропускной режим является неотъемлемой частью общей системы охраны архива. Он предполагает порядок прохода сотрудников и посетителей в здание архива, проезда транспортных средств на территорию архива, выноса архивных документов (дел) и материальных ценностей по соответствующим пропускам.
2.4.2. Основная цель пропускного режима – предотвращение несанкционированного доступа в архив посторонних лиц и несанкционированного выноса архивных документов (дел) и материальных ценностей.
2.4.3. Общее руководство пропускным режимом возлагается на директора архива, практическое его осуществление – на должностное лицо, уполномоченное директором (заместитель директора, инженер, заведующий хозяйством или др.). Механизм пропускного режима регулируется инструкцией по пропускному режиму архива или инструкцией по обеспечению охраны архива.
2.4.4. В каждом архиве за основным входом в здание архива (в фойе, вестибюле или другом внутреннем помещении, примыкающем к основному входу) должен быть оборудован контрольно-пропускной пункт (КПП). 
2.4.4.1. Оборудование КПП должно обеспечивать необходимую пропускную способность и возможность тщательной проверки пропусков у проходящих лиц и удовлетворять следующим требованиям:
•	исключение возможности несанкционированного проникновения через КПП;
•	обеспечение оперативной проверки документов, досмотра материальных ценностей и иных предметов, перемещаемых через КПП; 
•	обеспечение безопасности охранника и полноценных условий его работы. 
Размещение и оборудование КПП осуществляется в комплексе технических мероприятий по планированию и установлению системы охраны архива.
2.4.4.2. На КПП устраиваются проходы, которые оборудуются техническими средствами охраны и физическими барьерами (ограждениями, турникетами). Турникеты предназначены для управления потоками людей и регулирования входа (выхода). В последнее время наиболее широкое распространение получили электромеханические турникеты. Они легко управляются с пульта охраны и могут работать в составе автоматизированной системы контроля доступа. Для осуществления надежного контроля целесообразно использование роторных турникетов-«вертушек», турникеты-триподов. В архивах рекомендуется использовать турникеты-триподы с фиксирующими запорами и тремя преграждающими планками, которые разделяют входящих (выходящих) по одному, обеспечивая при этом достаточную пропускную способность.
2.4.4.3. Кроме физических барьеров в комплект оборудования КПП могут входить:
•	средства механизации, автоматизации, системы контроля доступа; 
•	основное и резервное освещение;
•	средства связи и тревожной сигнализации; 
•	системы видеоконтроля.
2.4.4.4. На КПП рекомендуется расположить внутренний и городской телефоны, определить комплект обязательной документации, необходимой для работы, в который могут входить журнал учёта прихода – ухода работников архива, журнал учёта посетителей архива (включая пользователей архивными документами) (Приложение 3), журнал учёта разовых и материальных пропусков (Приложение 4), журнал выдачи-приёма ключей от помещений архива (Приложение 5), журнал проверок средств сигнализации и регистрации её срабатывания (Приложение 6), список должностных лиц, имеющих право прохода в архив без пропуска (по служебным удостоверениям), образцы действующих пропусков, список рабочих и домашних телефонов администрации архива, список телефонов районного отделения Департамента охраны Министерства внутренних дел Республики Беларусь, региональных служб Министерства по чрезвычайным ситуациям Республики Беларусь и др.
2.4.4.5. Перед КПП (как исключение -- на КПП) должен размещаться гардероб для посетителей архива и металлические шкафы с ячейками для хранения их личных вещей, не подлежащих вносу в здание архива.
2.4.4.6. Проход через КПП в здание архива и обратно, ввоз (вывоз) и внос (вынос) материальных ценностей и других грузов производится по пропускам (служебным удостоверениям), товарно-транспортным накладным или материальным пропускам (сопроводительным документам) в рабочее время. В выходные и праздничные дни работники архива пропускаются по утвержденному директором архива списку после проверки документов и записи в журнале прихода-ухода.
2.4.5. Пропуска на право входа (выхода) по срокам действия подразделяются на постоянные, временные и разовые. Образцы их бланков разрабатываются дирекцией архива. По своему внешнему виду и содержанию пропуска должны отличаться друг от друга и обладать защитными свойствами.
2.4.5.1. Постоянные пропуска выдаются работникам архива, принятым на постоянную работу. Временные -- лицам, выполняющим в архиве временную работу. Срок их действия этих пропусков определяется администрацией архива. Временные пропуска могут быть с фотографией и без фотографии. Временные пропуска без фотографии действительны только при предъявлении документа, удостоверяющего личность. К временным пропускам (с фотографией) относятся и пропуска пользователей архивных документов. Срок их действия с возможностью продления – 1 год. При проверке пропусков особое внимание обращается на срок их действия, соответствие фотографии личности владельца, наличие печати, подписи должностного лица, выдавшего пропуск (служебное удостоверение) и его соответствие имеющимся на посту образцам.
2.4.5.2. Разовые пропуска выдаются на одно лицо и только для разового посещения архива и его подразделений. Они действительны при наличии документа, удостоверяющего личность. Контроль посетителей с разовыми пропусками осуществляется с помощью отметки на пропуске, в которой указывается время посещения, заверенное подписью лица, принявшего посетителя. О лицах, не вышедших из архива по истечении срока действия пропуска, охранник должен доложить руководству архива для принятия мер по выяснению причин задержки. Разовый пропуск полежит изъятию на КПП при выходе посетителя и сдается представителю администрации архива, ответственному за обеспечение охранного режима, который организует их хранение и выделение к уничтожению в установленном порядке. 
При групповом посещении архива разовый пропуск выписывается на руководителя группы с указанием количества следующих с ним лиц и поименного списка. Групповое посещение архива осуществляется при обязательном сопровождении группы работником архива. Представители средств массовой информации допускаются на объект на общих основаниях. 
Разовые пропуска должны периодически меняться по цвету бланков и другим отличительным признакам. 
2.4.5.3. На основании действующего законодательства и приказа директора архива отдельные категории должностных лиц имеют право прохода в архив без пропуска, при предъявлении служебного удостоверения. К ним относятся: 
•	работники органов Государственной архивной службы Республики Беларусь;
•	работники прокуратуры;
•	работники милиции;
•	инспекторы пожарной охраны, труда, котлонадзора, энергонадзора по территориальности;
•	должностные лица и отдельные категории работников санитарно-эпидемической службы органов здравоохранения, осуществляющие санитарный надзор.
При стихийных бедствиях, пожарах и других чрезвычайных ситуациях специальный транспорт с персоналом, а также аварийные бригады пропускаются на территорию архива беспрепятственно. Контроль при выезде указанного транспорта, выходе персонала и аварийных бригад производится в порядке, установленном директором архива по согласованию с региональным отделением Департамента охраны.
2.4.5.4. Для вывоза (выноса) товарно-материальных ценностей администрацией архива выдаются материальные пропуска. При вывозе (выносе) ценностей, материалов, предметов необходимо следить за тем, чтобы количество выносимого строго соответствовало количеству, указанному в материальном пропуске. Материальные пропуска должны изыматься на КПП и сдаваться представителю администрации архива, ответственному за обеспечение охранного режима, который организует их хранение и выделение к уничтожению в установленном порядке.

2.5. Режим доступа в архивохранилища и другие охраняемые помещения

2.5.1. В архиве должны быть выделены три зоны разной степени доступности:
•	зона А, открытая для посещений (приёмная, стол справок, читальный зал, выставочный зал, конференц-зал и др.);
•	зона Б, закрытая для доступа посторонним (архивохранилища, лаборатории, служебные кабинеты, в которых осуществляется работа с архивными документами и др.);
•	зона В с контролируемым доступом (служебные кабинеты и помещения, являющиеся связующим звеном между зонами А и Б).
Если планировка здания архива позволяет, каждая из зон должна иметь свой вход (прежде всего это относится к зонам А и Б).
2.5.2. Архивохранилища относятся к наиболее охраняемым помещениям архива. Доступ в архивохранилища должен быть ограничен. Приказом директора архива он предоставляется директору, его заместителю по основной деятельности, главному хранителю фондов, заведующему отделом обеспечения сохранности и учёта документов, ответственному за архивохранилище (хранителю фондов). Во всех архивохранилищах должны быть вывешены в застекленных рамках списки работников, имеющих допуск в их помещения. 
В последнее время всё более широкое распространение получает система магнитных замков и личных магнитных карточек, обеспечивающий дифференцированный доступ персонала в различные помещения. Весьма эффективно проблема доступа решается на основе системы личных чипов, не позволяющих работникам архива оказываться в тех помещениях и на тех этажах, посещение которых не связаны с их должностными обязанностями.
2.5.3. Уборка и иное техническое обслуживание архивохранилища должны осуществляться только в рабочее время в присутствии ответственного за архивохранилище; других зон (помещений) архива, в которых находятся архивные документы – в присутствии сотрудника (сотрудников) архива, чьё рабочее место (места) расположено в соответствующей зоне (помещении).
2.5.4. Лица, допущенные к работе в архивохранилищах, должны быть тщательно проверены. При приёме на работу с ними должно быть проведено собеседование, косвенно выявляющее склонности, мотивы поступления на работу, моральные ориентиры. Если указанные лица были замечены в каких-либо неблаговидных поступках, свидетельствующих об их ненадёжности или профессиональной недобросовестности, они отстраняются от работы в архивохранилищах. 
2.5.5. Все архивохранилища (также как и другие охраняемые помещения архива), по окончании работ осматриваются лицами, ответственными за их охранный режим и противопожарное состояние. Электроосветительная и электронагревательная аппаратура обесточивается, окна и форточки закрываются, двери запираются на замок и опечатываются. Кроме архивохранилищ и аварийных выходов из них обязательному опечатыванию подлежат читальный зал, лаборатория, спецчасть (отдел спецфондов), комнаты, оснащённые компьютерной техникой и оргтехникой, сейфы и шкафы, где временно хранятся выданные для работы архивные дела, печати, пеналы с ключами. Опечатывание осуществляется не позднее десяти минут до окончания рабочего дня. Опечатанные пеналы с ключами сдаются на КПП и помещаются в металлический шкаф. Ключи от неопечатываемых рабочих комнат сдаются на КПП и помещаются на специальном стенде. Приём (выдача) ключей фиксируется в регистрационном журнале на КПП. 
В некоторых архивах практикуется выборочное опечатывание коробок и связок дел (в основном с документами малоиспользуемых фондов, и фондов, имеющих фонд пользования, а также прошедших проверку наличия). С учётом потенциальной уязвимости на этапе первичного хранения документов личного происхождения (до оформления описей) рекомендуется обязательное опечатывание коробок с документами или хранение их в отдельных архивохранилищах (опечатываемых шкафах, сейфах).
2.5.6. После сдачи ключей помещения сдаются под охрану. Охранник проверяет сигнализацию в присутствии работников, сдающих помещение. При смене охраны проверяется наличие сданных ключей. В начале рабочего дня охранником выдаются соответствующим работникам архива под роспись пеналы с ключами и ключи. Получение ключей, вскрытие архивохранилищ и других помещений, оборудованных охранной сигнализацией, производят лица, имеющие допуск на право вскрытия этих помещений с предъявлением постоянного пропуска. Списки лиц, имеющих право вскрывать (закрывать) указанные помещения, с указанием номеров печатей, которыми опечатываются помещения, и номеров служебных телефонов подписываются директором архива и должностным лицом, ответственным за безопасность.
2.5.7. Особое внимание соблюдению режима доступа в архивохранилища и другие охраняемые помещения должно уделяться при осуществлении профилактических, ремонтных, строительно-монтажных работ на территории и (или) в здании архива.
2.5.8. При обнаружении факта проникновения посторонних лиц в архивохранилище и последствий этого проникновения (хищение или нанесение ущерба в иной форме) соответствующая информация доводится до сведения специализированного подразделения органов внутренних дел, занимающегося правонарушениями в сфере культуры. Руководство архива вправе прекратить любую работу с документами в этом архивохранилище до завершения следственных действий и проверки наличия дел.
2.5.9. Наряду с организацией оптимального доступа в архивохранилища важное значение для предотвращения хищений документов и выявления таковых имеет регулярная проверка наличия и состояния дел в соответствии с действующими правилами работы государственных архивов.

3.	Предотвращение хищений документов в процессе их использования

3.1. Контроль за наличием дел в архиве и выдача дел пользователям осуществляется в соответствии с действующими Правилами работы государственных архивов Республики Беларусь (глава 12 – 13). 
3.2. Дела могут выдаваться двум категориям пользователей – внутренним (работникам архива -- в кабинеты и другие рабочие помещения) и внешним (представителям научно-исследовательских и других организаций, частным лицам -- в читальный зал архива, во временное пользование за пределы архива). Порядок выдачи единиц хранения пользователям оформляется приказом директора архива.
3.3. Дела, выдаваемые работникам архива, должны в конце рабочего дня помещаться в шкафы (сейфы), которые, также как и соответствующие рабочие помещения, подлежат опечатыванию и сдаче на пульт охраны. Не рекомендуется хранение дел в (на) письменных столах, открытых стеллажах и других незащищённых местах. Установление систем видеоконтроля и других форм контроля в рабочих помещениях архива (также как и в архивохранилищах) малоэффективно и, как правило, нецелесообразно. По этой же причине практически нереально создание условий работы в архиве, исключающих возможность хищения документов в ходе научно-технической обработки документов и их научного описания.
3.4. Внешние пользователи имеют право работать в архиве с документами только в читальном зале. Недопустима работа пользователей в отдельных кабинетах, в архивохранилищах, рабочих помещениях архива. Самостоятельный вынос архивных дел за пределы читального зала запрещён. Пользователь должен понимать, что его действия в читальном зале подконтрольны.
3.5. Запрещается:
•	проносить в читальный зал (и в помещения архива) чемоданы, сумки размеров, превышающих допустимые величины, определенные приказом директора архива.
•	проводить съёмку на аудиовизуальную аппаратуру любых типов без соответствующего разрешения.
•	приносить в читальный зал портфели и другие личные вещи, которые могут быть использованы для хищения, повреждения архивных документов.
3.6. Читальный зал архива должен быть под постоянным наблюдением. Планировка, оборудование читального зала должны обеспечивать возможность прежде всего оптимального контроля за работой пользователей, и только после соблюдения этого положения – обеспечивать комфортные условия работы пользователей. 
3.6.1. В помещении должны быть ликвидированы или максимально устранены конструктивные и иные элементы, затрудняющие наблюдение – перегородки, колонны, подвесные и напольные стенды и т.п. Высокоэффективны с точки зрения обеспечения безопасности читальные залы со стеклянными (но звуконепроницаемыми) стенами с выходом в коридор или многолюдный вестибюль – они препятствуют потенциальному похитителю широтой обзора читального зала не только со стороны работника архива, но и со стороны проходящих мимо него людей. 
3.6.2. В читальных залах желательно использовать систему видеонаблюдения. Она может быть как скрытой, так и демонстративной, -- её вид оказывает значительное психологическое воздействие на потенциального похитителя. Система видеонаблюдения позволяет предотвращать не только хищения, но и нарушения правил работы с подлинными документами – копирование карт на кальку, записи на документах и др. В некоторых случаях используют даже муляжи видеокамер. Систему видеонаблюдения отчасти можно заменить зеркалами наблюдения, размещёнными на стенах (стене). Эти зеркала имеют слегка выпуклую форму, что позволяет дежурному по читальному залу увеличить сектор обзора. Они не бьются (изготовлены из специального пластика) и их качество со временем не ухудшается. Направленность зеркал можно регулировать. Возможно использование в читальном зале купольных зеркал, прикреплённых к потолку.
3.6.3. Желательно отказаться от применения в читальном зале одноместных столов с тумбами, ящиками и т.п. Следует использовать столы на две или четыре персоны, столы с размещением пользователей друг перед другом, что способствует их невольному самоконтролю. Рекомендуется также использовать не настольное, а подпотолочное освещение.
3.6.4. Для улучшения обзора рабочее место дежурного по читальному залу должно быть несколько приподнято над плоскостью пола.
3.6.5. Доступ пользователей в помещение временного хранения документов при читальном зале должен быть исключён. Если данное помещение отсутствует и дела, заказанные пользователями хранятся в читальном зале в закрытых стеллажах, эти стеллажи должны запираться или располагаться за барьером, ограждающим рабочее место дежурного по читальному залу.
3.6.6. Оформление пропуска в читальный зал осуществляется только после представления пользователем документов, удостоверяющих его личность. Система контроля начинается с допуска пользователя в архив и письменного оформления ответственности за соблюдение правил работы с документами и их сохранность, ограничений на внос личных вещей в читальный зал и т.д.
3.6.7. Дежурный по читальному залу должен контролировать:
•	регистрацию каждым пользователем своего посещения в журнале посещений
•	соответствие заполненных бланков заказов на единицы хранения нормам их выдачи
•	количество и состояние единиц хранения, выданных каждому пользователю
•	обращение пользователя с единицами хранения
•	соблюдение действующих сроков, на которые представляются пользователям единицы хранения и их своевременную сдачу
•	заполнение пользователем листа использования документов
•	поведение пользователя в читальном зале и соблюдение положений действующих Правил работы пользователей в читальных залах государственных архивов Республики Беларусь.
3.6.8. Для предотвращения выноса похищенных материалов возможно использование систем технического контроля – датчиков различных типов, устанавливаемых в защищаемых материалах (архивных делах, аудио- и видеодокументах). Из защитных систем третьего поколения особенно популярны триггерные системы. Триггер – миниатюрный резонансный контур, настраиваемый на определённую частоту и помещаемый между слоем клейкой ленты и слоем бумаги. Это позволяет располагать триггеры в различных местах – в обложках, корешках дел, применять их в виде наклеек. Не рекомендуется размещать триггеры или другие защитные датчики на самом виду. В особо ценных делах возможно устанавливать два – три датчика. Оборудование по обнаружению меченых триггерами единиц хранения достаточно компактно и не занимает много места. Оно может быть установлено как на выходе из читального зала, так и на выходе из архива. Наиболее рациональна в этом плане экранированная противокражная система. Её рабочее поле распространяется только на проход между двумя антеннами и не детектирует датчики вне этого прохода. При попытке несанкционированного выноса единицы хранения раздаётся звуковой сигнал.
Возможно использование ручных детекторов в качестве вспомогательных противокражных устройств. Ручной детектор позволяет выявить, где именно у подозреваемого в краже находится защитный датчик, не прибегая к личному досмотру (личный досмотр согласно действующему законодательству может проводить только милиция). В случае ложного срабатывания основной противокражной системы ручной детектор позволяет развеять ошибочные подозрения. 
В некоторых пособиях по организации охранной деятельности указывается на допустимость личного досмотра работниками организации в случаях:
-когда лицо застигнуто в момент совершения административного правонарушения или непосредственно после его совершения или имеются признаки такового;
-когда очевидцы прямо указывают на конкретное лицо, как на совершившее правонарушение;
-когда имеются показания технических средств контроля;
-когда досмотр прямо предусмотрен действующим законодательством.
Тем не менее, существующие электронные системы контроля выноса похищенных материалов не обеспечивают абсолютной защищённости последних. Согласно оценкам исследователей данной проблемы, эффективность данных систем составляет 75 – 85%. Злоумышленник может оторвать обложку дела, на которой размещён активный элемент, удалить сам элемент, если сможет его обнаружить, попытаться похитить часть дела (отдельные листы, автографы, марки, печати и другие артефакты – дела целиком крайне редко становились объектами преступных посягательств). В то же время электронные системы обеспечивают значительное снижение попыток хищений – от 30 до 100%. Но стоимость соответствующего оборудования весьма значительна.
Стоимость оборудования фирмы Чекпойнт Системз – 15000 долларов США. Стоимость одного датчика – 0,13 доллара США. Следовательно затраты на датчики для 1 млн. единиц хранения – 130000 долларов США.
Авторы аналитического обзора «Проблема хищения документов, меры безопасности и защиты» в принципе исключают возможность защиты отдельных документов, отмечая, что это «невыполнимая задача, в том числе с использованием электронных средств в их современном исполнении. Не случайно в литературе практически нет данных о применении электронных средств контроля на выходе из архивов, а проблема защиты рассматривается комитетами МСА и отдельными специалистами, главным образом, в плоскости совершенствования традиционных методов защиты (в том числе архитектурно-планировочных, административных, технических)».
3.7. Важными мерами, предотвращающими хищение оригиналов, являются наличие и активное использование фонда пользования (в том числе и на наиболее активно используемые дела), предполагающее выдачу пользователям и для экспонирования на выставках копий документов (микрофильмов, микрофиш, ксерокопий), внедрение современных компьютерных технологий контроля за движением фондов и дел.
3.8. Выдача дел во временное пользование осуществляется в соответствии с п. 58, 59, 61, 67 Правил работы государственных архивов Республики Беларусь. Архивно-следственные, фильтрационно-проверочные дела, дела и документы, необходимые для работы следственных, судебных органов выдаются на срок от 6 месяцев до года на основании письменно обращения соответствующих органов, содержащего гарантии сохранности материалов и их своевременного возврата.
3.9. Весьма актуально обеспечение безопасности архивных документов в ходе организации и проведения документальных выставок. При экспонировании оригиналов (подлинников) предпринимаются необходимые меры по предотвращению их хищения. К данным мерам относятся следующие:
•	размещение оригиналов архивных документов только в витринах (на застеклённых стендах), запирающихся на ключ;
•	стенды с оригиналами архивных документов должны иметь вывод на пульт охраны и (или) находится в помещении, оборудованном техническими средствами охраны;
•	если витрины не имеют вывода на пульт охраны, в течение всего времени доступа посетителей к экспонируемым документом в помещении выставки (выставочном зале) должен постоянно находиться сотрудник архива или охранник;
•	при вывозе для экспонирования в зарубежные страны документы подлежат обязательной страховой оценке в порядке, определённом республиканским органом Государственной архивной службы Республики Беларусь, и соответствующему таможенному оформлению – страховая стоимость документов должна быть максимальной и побуждать принимающую сторону принимать все меры к тому, чтобы не допустить их утраты; вывоз документов возможен только по получении страхового полиса; транспортировка документов должна, как правило, производиться специализированным транспортными организациями при соблюдении всех требований по организации безопасности документов (перемещение архивных документов за пределы архива осуществляется в соответствии со ст.37 Закона «О Национальном архивном фонде и архивах в Республики Беларусь», п. 63 «Правил работы государственных архивов Республики Беларусь»).
3.10. При возвращении дел в архивохранилища, также как и при выдаче, согласно п. 58 «Правил работы государственных архивов Республики Беларусь», осуществляется полистная проверка наличия (нумерации) листов. Обязательной проверке нумерации подлежат дела, содержащие особо ценные документы, имеющие во внешнем оформлении или приложении материальные ценности, а также несброшюрованные единицы хранения. Проверяется нумерация всех, выдававшимся пользователям, единиц хранения фондов личного происхождения и их элементов, подлежащих нумерации и учёту в соответствии с «Метадычнымі рэкамендацыямі па рабоце з дакументамі асабістага паходжання».
Именно фонды личного происхождения довольно часто становятся объектом преступных посягательств из-за наличия автографов, оригиналов фотографий, рисунков, ценных марок, открыток, конвертов с оттисками штемпеля, раритетных вложений и других артефактов, пользующихся наибольшим спросом у коллекционеров и аукционистов.
Другие виды и категории дел, подлежащих проверке, определяются ЭМК архива и утверждаются приказом директора архива. Желательна разработка каждым архивом «Порядка проверки наличия листов документов и других учётных единиц в делах на стадии их использования», закрепляющего состав фондов и категорий дел, подлежащих и не подлежащих полистной проверке наличия при их выдаче из архивохранилищ.

	ПРИЛОЖЕНИЕ 1

Дата и время	Пост	Замечания по приёму-сдаче поста	Замечания по результатам проверки поста, работы охранника	
	сдал	принял			
	Ф.И.О.	Ф.И.О.			
1	2	3	4	5	

Примерная форма журнала учёта приёма-сдачи поста

	
		ПРИЛОЖЕНИЕ 2

Дата и время сдачи помещения под охрану	Наименование сдаваемого помещения, его номер	Номер печати, которой опечатано помещение	Номер пенала или коробки, в которой сдаются ключи на пост	Ф.И.О. сдающего помещение под охрану	Ф.И.О. и роспись охранника в приёме ключей	Дата и время выдачи ключей и снятия помещения с охраны	Ф.И.О. и роспись сотрудника, снявшего помещение с охраны	Примечание	
1	2	3	4	5	6	7	8	9	

Примерная форма журнала учёта сдаваемых под охрану помещений архива*

____________________________
*Журнал должен быть прошнурован и скреплён печатью

	ПРИЛОЖЕНИЕ 3

№ п/п	Дата 
посещения	Время
прихода посетителя	Время ухода посетителя	Ф.И.О.
посетителя	Название и № удостоверения личности посетителя	Назначение посещения (№ кабинета, название подразделения, Ф.И.О. должностного лица)	
1	2	3	4	5	6	7	

Примерная форма журнала учёта посетителей

	

ПРИЛОЖЕНИЕ 4

№ п/п	Ф.И.О. лица, указанного в пропуске	№ и дате выдачи пропуска	Название предмета(ов), подлежащего вывозу (выносу) 	Дата и вре-мя прохо-да, вывоза (выноса) ценностей	Фамилия и подпись охранника	Подпись ли-ца, приняв-шего про-пуск от ох-ранника	
1	2	3	4	5	6	7	

Примерная форма журнала учёта разовых и материальных пропусков

								

ПРИЛОЖЕНИЕ 5

№ ключа,
поме-щения	Время получения ключей (вскрытия помещений)	Ф.И.О.
получившего ключи (вскрывшего помещение)	Подпись получившего ключи (вскрывшего помещение)	Время сдачи ключей (закрытия помещения)	Подпись сдающего ключи (закрыв. помещение)	Подпись охранника о приеме под охрану	
1	2	3	4	5	6	7	

Примерная форма журнала выдачи – приёма ключей от помещений архива
ПРИЛОЖЕНИЕ 6

Дата и время записи	Ф.И.О. должностного лица, произведшего запись	Дата и время срабатывания сигнализации	Название, номер помещения, в котором сработала сигнализация	Результаты проверки	Причины срабатывания сигнализации	Должность и Ф.И.О. лица, устранившего неисправность, дата и время устранения	
1	2	3	4	5	6	7	

Примерная форма журнала проверок средств сигнализации и регистрации её срабатывания*
_______________________
*На обложке (первой странице) журнала должна быть указана дата ввода в эксплуатацию технических средств охраны (охранно-пожарной сигнализации), Ф.И.О. электромонтёров, осуществляющих эксплуатационно-техническое обслуживание средств сигнализации, закреплённых за архивом. Журнал должен быть пронумерован, прошит и скреплён печатью.

	ПРИЛОЖЕНИЕ 7

ИЗ МЕЖДУНАРОДНОГО ЭТИЧЕСКОГО КОДЕКСА АРХИВИСТОВ 
Принят на заседании Генеральной ассамблеи Международного совета архивов (Пекин,   сентябрь 1996 г.) 

1. Архивисты должны защищать целостность архивных материалов и гарантировать их сохранность таким образом, что они будут продолжать оставаться достоверным свидетельством прошлого. Первейшей обязанностью архивистов является обеспечение целостности и сохранности документов, переданных на хранение… 
4.…Они должны сотрудничать с другими архивистами и правоохранительными органами, занимающимися задержанием и судебным преследованием лиц, подозреваемых в воровстве архивных документов…

ИЗ УголовнОГО кодексА Республики Беларусь
9 июля 1999 г. № 275-З 
Статья 377. Хищение, уничтожение, повреждение либо сокрытие документов, штампов, печатей, хищение бланков
1. Хищение, уничтожение, повреждение либо сокрытие официальных документов…, совершенные из корыстных или иных личных побуждений, наказываются общественными работами, или штрафом, или исправительными работами на срок до двух лет, или арестом на срок до шести месяцев, или ограничением свободы на срок до двух лет, или лишением свободы на тот же срок.
2. Те же действия, совершенные в отношении документов государственной части Национального архивного фонда Республики Беларусь, или иных документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, переданных на государственное хранение, или официальных документов особой важности либо повлекшие тяжкие последствия –наказываются штрафом, или арестом на срок до шести месяцев, или ограничением свободы на срок до пяти лет, или лишением свободы на тот же срок.

Литература

1. Закон Республики Беларусь от 6 октября 1994 года  “О Национальном  архивном фонде и архивах в Республике Беларусь” (в редакции Закона Республики Беларусь от 6 января 1999 года) // Ведамасці Вярхоўнага Савета Рэспублікі Беларусь, 1994 г., № 29, ст. 507; Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 1999 г., № 4, 2/11.
2. Закон Республики Беларусь от 8 ноября 2006 года «Об охранной деятельности в Республике Беларусь» // Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь. 13 ноября 2006 г. № 2/1272.
3. Закон Республики Беларусь от 7 мая 2007 года «О внесении изменений и дополнений в некоторые законы Республики Беларусь и признании утратившими силу постановления Президиума Верховного Совета Республики Беларусь «О реорганизации дела охраны историко-культурного наследия в Республике Беларусь» // Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь. 10 мая 2007 г. № 2/1309.
4. Декрет Президента Республики Беларусь от 23 декабря 1998 г. № 24 «О мерах по совершенствованию охранной деятельности в Республике Беларусь» (в ред. Декретов Президента Республики Беларусь от 31.08.1999 № 34, от 30.08.2002 № 22, от 16.02.2004 № 1, от 08.11.2004 № 13) // Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь. 23 февраля 2001 г. № 1/2409.
5. Декрет Президента Республики Беларусь от 14 июля 2003 года № 17 «О лицензировании основных видов деятельности» // Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь. 16 июля 2003 г. № 1/4779.
6. Декрет Президента Республики Беларусь от 19 августа 2004 года № 6 «О мерах по совершенствованию деятельности Департамента охраны Министерства внутренних дел» // Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь. 25 августа 2004 г. № 1/5783.
7. Указ Президента Республики Беларусь от 4 июня 2004 г. № 268 «О некоторых вопросах органов и подразделений внутренних дел Республики Беларусь» // Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь. 16 июня 2004 г. № 1/5581.
8. Указ Президента Республики Беларусь от 25 октября 2007 г. № 534 «О мерах по совершенствованию охранной деятельности» // Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь. 29 ноября 2007 г. № 1/9048.
9. Постановление Совет Министров Республики Беларусь от 20 октября 2003 г. № 1360 «Об утверждении Положения о лицензировании деятельности, связанной с холодным оружием невоенного назначения, оружием охотничьим, спортивным, газовым, (в том числе газовыми баллончиками), боеприпасами к нему, коллекционированием и экспонированием оружия, Положения о лицензировании деятельности по обеспечению безопасности юридических и физических лиц» // Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь. 24 октября 2003 г. № 5/13234.
10. Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 11 февраля 2005 г. № 154 «О мерах по реализации Декрета Президента Республики Беларусь от 19 августа 2004 г. № 6 // Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь. 16 февраля 2005 г. № 5/15592.
11. Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 15 января 2008 г. № 534 «О мерах по реализации Указа Президента Республики Беларусь от 25 октября 2007 г. № 534» // Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь. 23 января 2008 г. № 5/26616.
12. Приказ Министерства внутренних дел Республики Беларусь от 27 июля 1998 г. № 93 "Об утверждении Положений о лицензировании отдельных видов деятельности" // Бюллетень нормативно-правовой информации. 1998. № 19.
13. Постановление Министерства внутренних дел Республики Беларусь от 31 октября 2003 г. № 250 «О лицензировании отдельных видов деятельности Министерством внутренних дел Республики Беларусь».
14. Постановление Министерства внутренних дел Республики Беларусь от 16 сентября 2005 г. №290 «Об утверждении Инструкции о порядке приёма-передачи под охрану Департаменту охраны Министерства внутренних дел Республики Беларусь объектов (имущества) юридических лиц или индивидуальных предпринимателей, жилых домов (помещений) граждан, их обследования и организации делопроизводства по договорам об оказании охранных услуг» // Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь. 17 октября 2005 г. № 8/13205.
15. Охрана объектов и физических лиц. Термины и определения. Государственный стандарт Республики Беларусь. СТБ 1250-2000.
16. Руководящий документ «Требования к технической укреплённости объектов, подлежащих обязательной охране Департаментом охраны Министерства внутренних дел Республики Беларусь» РД 28/3.012 -- 2005. – Минск, 2006.
17. Правила работы государственных архивов Республики Беларусь. Минск, 2006.
18. Инструкция по организации охраны объектов, хранящих культурные ценности, подразделениями вневедомственной охраны при органах внутренних дел Российской Федерации. М., 1998.
19. Метадычныя рэкамендацыі па рабоце архіваў з дакументамі асабістага паходжання /Аўт.-склад.Г.В.Запартыка; навук. рэд. С.У.Жумар. – Мінск, 2005.
20. Безопасность библиотечных и архивных фондов. Практическое пособие. М., 2001.
21. Дикарев В.И., Зоренков В.А. Защита объектов и информации от несанкционированного доступа. Спб., 2004. 
22. Душкина Л.И., Принцев Л.А. Защита музеев от хищений и пожаров. М., 1995.
23. Душкина Л.И., Никольская Л.В. Организация системы антитеррористической защиты библиотек. М., 2004.
24. Кашурников С.Н., Прасолов В.И. Организация охраны стационарных объектов. М., 2005.
25. Лихоманов А.В. Как обеспечить безопасность библиотеки. М., 2003, 2004. 
26. Охранные системы. М., 1996. 
27. Привалов В.Ф., Шепилова И.Г., Воронова Л.Н. Проблема хищения документов, меры безопасности и защиты. Аналитический обзор. М., 1991. 
28. Материалы Всероссийского заочного семинара работников архивных учреждений по проблемам обеспечения сохранности документов. М., 1999.
29. Безопасность архивов и архивных фондов // Доклады и сообщения на Всероссийской научно-практической конференции 30 ноября – 1 декабря 1999 г. – М., 2000.
30. Проблемы безопасности библиотек и библиотечных фондов // Материалы всероссийского семинара. Спб., 22—24 апреля 1997 г. – Спб., 1997.
31. Библиотеки и архивы в экстремальных ситуациях // Материалы международной конференции 2 - 6 октября 1995 г. -- Спб., 1996.
32. Защита от краж в библиотеках: рекомендации по выбору противокражного оборудования. М., 2004.
33. Охранная и охранно-пожарная сигнализация. Периметральные системы. Вып. 2. М., 2005.
34. Из справки о мероприятиях архивных учреждений по усилению охраны и совершенствованию хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в связи с фактами хищения документов РГИА // Федеральная архивная служба России. Информационный бюллетень №15. С.22 – 26.
35. Попова Е.Н. О некоторых проблемах защиты от хищения архивных документов. // Делопроизводство – 2006. -- №2 – С.104 – 112.
36. Кражи в архивах. Факты, комментарии, мнения // Отечественные архивы. --2005. -- №5. -- С.52 – 59.