КОМИТЕТ  ПО  АРХИВАМ  И  ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ 
при  Совете  Министров  Республики  Беларусь

Национальный архив Республики Беларусь
Национальный исторический архив Беларуси

Методические рекомендации по
усовершенствованию описей дел постоянного
хранения в государственных архивах
Республики Беларусь.

Минск, 2005

Руководитель темы: Т.И. Седляревич
Составители: Г.Е.Акулович, А.В. Воробьев, Н.Н. Левчик                         
Компьютерный набор Т.А. Новицкой 

СОДЕРЖАНИЕ

Введение		
1.	Методическое обеспечение работы 		
2.	Уточнение фондовой принадлежности документов		
3.	Работа с описательными статьями описи		
3.1.	Редактирование и пересоставление заголовков		
3.1.1.	Вид единицы хранения		
3.1.2.	Адресат и корреспондент		
3.1.3.	Содержание дела		
3.1.4	Название местности		
3.1.5.	Обозначение даты в заголовке		
3.2.	Крайние даты документов дела		
3.3.	Составление аннотации		
3.4.	Составление внутренней описи		
3.5.	Описание языка, подлинности, степени полноты, внешних особенностей документов дела; литературная правка		
3.6.	Виды работ, проводимых одновременно с пересоставлением заголовков		
3.6.1.	Экспертиза ценности		
3.6.2.	Выявление и отбор особо ценных дел		
3.6.3.	Тематическая разработка		
4.	Составление справочного аппарата к описи		
4.1.	Титульный лист		
4.2.	Оглавление		
4.3.	Историко-архивная справка		
4.4.	Список сокращений		
5.	Оформление описи		
5.1.	Описательная статья		
5.2.	Итоговая запись		
5.3.	Заверительная надпись		

Введение
Развитие системы научно-справочного аппарата (НСА) государственных архивов Республики Беларусь на современном этапе направлено на обеспечение сохранности архивных документов, повышение качества и эффективности информационного обслуживания потребителей, расширение научно-информационной деятельности архивных учреждений в интересах государства и общества.
Эффективность функционирования научно-справочного аппарата к документам Национального архивного фонда Республики Беларусь непосредственно зависит от качества имеющихся архивных справочников. Особое место в системе НСА занимает архивная опись – базовый справочник белорусских архивов.
Архивная опись – архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения (дел), закрепления их систематизации внутри фонда и учёта дел. Будучи учётным документом и справочником по содержанию, опись несет большую информационную нагрузку, являясь одновременно основой для составления других типов архивных справочников: каталогов, путеводителей, указателей. От качества имеющихся в государственном архиве описей во многом зависит эффективность поиска архивной документной информации. В связи с этим актуальной явилась подготовка «Методических рекомендаций по усовершенствованию описей дел постоянного хранения в государственных архивах Республики Беларусь».
Усовершенствование описей представляет собой комплекс работ, направленных на повышение их информационно-поискового уровня. Оно включает следующие виды работ: проверку правильности фондирования, редактирование и пересоставление заголовков, составление необходимого справочного аппарата к описи, оформление и перепечатку описей. Редактирование (или пересоставление) заголовков можно проводить как с просмотром, так и без просмотра дел. Вначале проводится анализ качества заголовка, а затем решается вопрос о целесообразности просмотра.
При усовершенствовании описей применяется дифференцированный подход, который заключается в определении очередности работы по их усовершенствованию, установлении необходимой степени повышения информационного уровня конкретной описи и состава справочного аппарата к ней, в определении допустимой степени обобщения первичной информации в заголовках дел.
Целью «Методических рекомендаций по усовершенствованию описей дел постоянного хранения в государственных архивах Республики Беларусь» является разработка единых современных требований к усовершенствованию архивной описи. Они рассчитаны на применение в государственных архивах, могут использоваться в учебном процессе, при повышении квалификации архивных работников.
Методические рекомендации состоят из введения и 5 разделов, которые делятся на подразделы в направлении от общего к частному, детализируя и конкретизируя вопросы.
Пособие подготовлено сотрудниками Белкомархива, НАРБ НИАБ в соответствии с «Планом – графиком разработки нормативных правовых актов и методических документов к Закону Республики Беларусь «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» на 2002-2005 гг.».

1. Методическое обеспечение работы
Усовершенствование описей начинается с анализа их состояния, выявления недостатков и определения методики работы с ними.
Редактирование заголовков может проводиться без привлечения дел, если заголовки содержат все необходимые элементы:
-	название вида единицы хранения (дела);
-	название учреждения, должность или фамилия лица, которому адресованы или от которого получены документы;
-	вопрос или предмет, отражающий содержание документов;
-	название местности, с которой связано содержание дела;
-	крайние даты дела.
Если не все заголовки содержат необходимые элементы, редактирование или пересоставление заголовков проводятся с частичным привлечением дел.
Когда во всех заголовках отсутствуют  или требуют уточнения какие-либо элементы, дела привлекаются полностью и проводится работа по пересоставлению заголовков.
По завершении анализа и выбора направления работы составляется рабочая инструкция, где конкретизируются общие методические положения и определяются особенности работы с документами.
В пособии раскрываются цели, задачи, методы и порядок проведения работы.
Инструкция обсуждается на заседании экспертно-методической комиссии и утверждается руководством архива.
2. Уточнение фондовой принадлежности документов.
Существенным недостатком описей многих фондов является неправильное фондирование. Поэтому усовершенствуя описи при привлечении дел прежде всего необходимо обращать внимание на их фондовую принадлежность, которая определяется по адресату, оттиску регистрационного штампа, содержанию документов, хронологическим рамкам дела.
При фондировании необходимо учитывать, что документы составляют единый архивный фонд при условии сохранения первоначальных функций независимо от:
-	изменений административно-территориального деления;
-	передачи учреждения из одного ведомства в другое;
-	переименования учреждения;
-	расширения или сужения круга ведения, объема прав или территориальных границ деятельности учреждения;
-	временного прекращения деятельности, а затем восстановления.
Если дело начато в одном учреждении, а закончено в другом, оно будет относиться к фонду последнего учреждения.
При выявлении принадлежности дела к другому фонду необходимо составить акт об обнаружении непрофильных дел в двух экземплярах (один включается в дело фонда, в котором обнаружено непрофильное дело, второй – в дело того фонда, куда оно передаётся)  и передать дело в соответствующий фонд.
3. Работа с описательными статьями описи.
3.1. Редактирование и пересоставление заголовков
Заголовок единицы хранения должен в краткой обобщённой форме отражать основное содержание её документов.
При редактировании и пересоставлении заголовков необходимо учитывать следующее:
- фактам и событиям, которые содержатся в документах, должна быть дана правильная, исторически объективная оценка; 
- заголовок дела должен содержать констатацию факта или события;
- содержание документов излагается в соответствии с современной языковой лексикой независимо от времени их происхождения;
- не допускается употребление в заголовках неконкретных, не раскрывающих содержание документов, формулировок («общая переписка», «финансовые документы», «бумаги к руководству» и т.д.);
- слова при описании документов следует писать полностью, за исключением общепринятых и принятых в данном архиве сокращений (в каждом государственном архиве должен быть разработан список сокращений, допускаемых при описании документов данного государственного архива);
- при описании документов должна применяться максимальная унификация приёмов описания и соблюдаться единообразие в принципах составления заголовков, в написании наименований фондов, структурных частей, названий разделов описи и т.д.;
- дореволюционные титулы, чины, звания, должности указываются словами, определяющими эти понятия (граф, князь, титулярный советник и т.п.), исключая слова являющиеся выражением особого почитания ( величество, высочество, превосходительство и т.п.).
Для унификации описания дел, однородных по одному или нескольким существенным признакам, для каждого фонда составляются типовые заголовки.

3.1.1. Вид единицы хранения (дело, переписка, документы или материалы) или вид документов (указы, протоколы, отчеты) указываются в начале заголовка, при этом сохраняются названия видов документов, присущие конкретной исторической эпохе (доклад, протокол, реестр суммарийный и т.д.).
Если единица хранения состоит из различных по виду документов, связанных единством содержания и последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу, при составлении заголовка употребляется понятие «дело».

Примеры:
         Дело о строительстве народного училища в с. Загалье Речицкого у.
    Дело по обвинению крестьянина Боровского И. в порубке леса в им. Мильча Борисовского у. помещика Путяты А.

Если единица хранения представляет собой переписку, в заголовке указываются только корреспонденты, а название учреждения-фондообразователя не пишется.

Пример: 
Переписка с партизанскими отрядами об обеспечении их боеприпасами, вооружением и радиостанциями.

Если переписка велась с однородными корреспондентами, в заголовке указывается их общее видовое название.

Примеры: 
Переписка с нижними земскими судами о сроках продажи казённого имущества при погашении долгов.

Переписка с предприятиями и организациями системы Наркомсельхоз БССР о подготовке элеваторов и др. складских помещений для приёма зерна нового урожая.

Если единица хранения состоит из документов, являющихся приложением к одному обобщающему документу или содержит большое количество документов по одному вопросу, не связанных последовательностью делопроизводства, при описании ее могут применяться термины «документы» или «материалы».

Примеры:
 Материалы к отчету Минской дирекции народных училищ за 1880 г.

 Документы о состоянии оборонно-массовой работы в БССР (постановления, протоколы, планы.).

Номера документов (приказов, постановлений, протоколов) проставляются после названия вида документов. При описании разрозненных экземпляров указанных выше документов их номера не проставляются.

Пример:
Протоколы № 1-12 заседания Лидского подпольного межрайпартцентра за апрель-декабрь 1943 г. Копии.

3.1.2. Автор и корреспондент (адресат) указываются в заголовке после обозначения вида дела или документов в форме полного (Минская казенная палата, Высший суд БССР) или официального сокращенного названия учреждения (МВД) или фамилии, должности, звания, сословия отдельного лица (тит. с., помещик Петкевич А.М.; министр иностранных дел Сазонов С.Д.). Если автором документа является организация-фондообразователь, то один раз даётся его полное название, а в дальнейшем указывается только общее видовое название (министерство, комитет и т.д.)

Примеры:
Протоколы заседаний правления и совета Горецкого сельскохозяйственного института. 

Протоколы заседаний правления и совета института.

Если название фондообразователя менялось в течение периода, когда дело находилось в делопроизводстве, то указывается последнее название учреждения.

3.1.3. Изложение вопроса (предмета), отражающего содержание документов является основной частью заголовка и дается после указания вида дела (документа), автора и адресата.
Заголовок должен прежде всего отражать действие учреждения, должностного или частного лица, о котором говорится в деле.

Примеры:
Не следует писать:
Дело о кредите для получения ссуд помещику Слуцкого у. Петкевичу С.Е.
Следует писать:
Дело об открытии кредита для получения ссуд помещику Слуцкого 
у. Петкевичу С.Е.
Не следует писать:
          Документы о городском конкурсе на звание «Лучший кондитер» (постановление, условия конкурса, программы, переписка). 
Следует писать:
Документы о подготовке и проведении городского конкурса на звание «Лучший кондитер» (постановление, условия конкурса, программы, переписка).

Если содержание единицы хранения вследствие его разнообразия не может быть сведено к одному общему вопросу, заголовок составляется путем обобщения  сходных вопросов.

Пример:
Дело о представлении духовными правлениями, церквами и монастырями Минской епархии сведений о числе родившихся, бракосочетавшихся и умерших, количестве денег, полученных от продажи свечей, венчиков и бланков разрешительной молитвы.

Когда документы единицы хранения отражают самые различные вопросы за разные годы, не имеющие между собой никакой связи, вследствие чего обобщенное описание единицы хранения невозможно, допускается перечисление наиболее важных документов и вопросов и указание на наличие в единице хранения документов по другим вопросам.

Примеры:
Уставная грамота и инвентарь им. Налибоки Ошмянского пов., планы вырубки лесов Налибокского лесничества, отчеты лесничих о приходе и расходе лесоматериалов и другие документы по имениям Ошмянского и Лидского пов. кн. Радзивиллов.

Обзор выполнения промфинплана артелями Белпромсоюза, докладная записка Мебельсоюза о состоянии жилищного строительства, отчёт Белколхозсоюза о распределении фонда финансирования сельскохозяйственной кооперации за II полугодие 1949 г. и документы по другим вопросам.

При описании документов составитель заголовка не должен давать оценку фактам и событиям, излагаемым в документах. Заголовок должен содержать констатацию факта или события.

Не следует писать:
Дело по жалобе крестьянина д. Новый Двор Минского у. Петрашкевича П.И. на неправильное взыскание с него земского сбора.
Следует писать:
Дело по жалобе крестьянина д. Новый Двор Минского у. Петрашкевича П.И. на взыскание с него земского сбора.

3.1.4. Для более полного раскрытия содержания документов, если необходимо указать место событий или местонахождение авторов (адресатов) документов в заголовок вносится название местности (населенных пунктов, географических объектов, административно-территориальных единиц).

Примеры:
Дело по отношению Минского губернского правления о взыскании с помещика им. Туровль Полоцкого у. Витебской губ. и им. Латыголичи Борисовского у. Минской губ. Беликовича Л. долга Минскому мужскому Петропавловскому монастырю Минской губ.

 План развития птицеводства и кролиководства в Белоруссии на 1932-1937 гг.

Данные, полученные составителем путем исследования, вносятся в заголовок в квадратных скобках.
В квадратных скобках указываются также уточненные по справочникам названия населенных мест при разночтении их в документах.

Примеры: 
Дело о получении настоятелем Лисковского базилианского монастыря Рогачевского у. формулярного списка монаха Иллукстского монастыря [Якобштатского у. Курляндской губ.] Симеона.                                                    
                                                            
 Смета на строительство текстильного техникума в [г. Витебске].

Указывая название местности необходимо обращать внимание на хронологические рамки документов, учитывая частые изменения административно-территориального деления Беларуси.

Пример:
	Клировые ведомости Могилевского братского Богоявленского монастыря Могилевской провинции за 1773-1777 гг., Могилевского наместничества за 1778-1795 гг., Белорусской губ. за 1796 г.

3.1.5. Если точная датировка отражает исторические связи между событиями и фактами и необходима для понимания конкретного содержания документов, то в заголовок вносятся даты, к которым относятся изложенные в документах события.

Примеры:
Дело о выплате уездными казначействами долгов помещикам за поставку провианта войскам в 1812 г. 
Письмо редактора подпольной газеты «Звезда» от 15 сентября 1942 г. о распространении газеты. 

Дата указывается в заголовке, если дело состоит из одного документа.

Примеры:
Указ Сената от 12 июля 1793 г. о запрещении винокурения в Полоцкой губ.

Постановление Совнаркома БССР от 27.07.1931 г. № 1531 об утверждении Положения о Наркомздраве БССР.
При описании дел, состоящих из планов, отчётов, программ и аналогичных документов указывается год (период), на который или за который составлен данный документ.

Примеры:
Отчёт о приходе и расходе денег Витебской губернской управы за 1845 г.

Программа работ Белорусской плодоовощной зональной станции на 1931 г.
3.2. При выявлении крайних дат документов единицы хранения в случае пересоставления или редактирования её заголовка следует учитывать следующее:
- начальной датой дела является дата составления (регистрации) самого раннего документа, а конечной – дата составления (регистрации) самого позднего документа;
- даты декретов, законов, указов, постановлений, приказов и т.п. указываются по времени их утверждения, в случае отсутствия этой даты – по времени опубликования или введения в действие;
- если дело было начато в делопроизводстве одного учреждения, а закончено в другом, то приводятся три даты: дата заведения в первом учреждении, дата поступления во второе учреждение и дата завершения его в делопроизводстве этого учреждения; первые две даты обозначаются в виде дроби.

Пример:
27 мая 1948 г./ 12 ноября 1948 г.

28 декабря 1948 г.

- если в деле документы-приложения датированы ранее первого документа дела, то их даты оговариваются с новой строки.

Пример:
Переписка с учебными заведениями об итогах работы в 1924/25 учебном году.
Имеются документы за 1923 г.

- если даты единиц хранения определяются приблизительно на основании анализа содержания документов, то употребляются выражения «не ранее», «не позже» или даты заключаются в квадратные скобки.

Пример:
[не ранее 1906 г. ]

[15 марта] 1956 г. 

3.3. Для повышения информационного уровня заголовков применяется аннотирование документов. Аннотация документов дела – краткая характеристика наиболее ценных документов, содержание и особенности которых не отражаются в заголовке единицы хранения.
Аннотируются уникальные и особо ценные документы, документы учреждений-предшественников, документы – приложения к основному документу, документы по личному составу, имеющие справочное значение, документы, часто являющиеся предметом самостоятельного поиска, наличие которых в данном деле не может быть определено по заголовку (брошюры, прокламации, карты, фотографии и т.д.).
Аннотация располагается вслед за заголовком единицы хранения с красной строки и составляется так же, как заголовок отдельного документа или как краткое изложение части содержания документа. Текст аннотации должен быть кратким, высоко информативным. Слово «аннотация» не печатается. В конце аннотации приводятся номера листов аннотируемого документа.

Примеры:
Заголовок: Дело о передаче в казну им. Лукишки Витебского пов. помещицы Стемпковской И.Р.
Аннотация: Описание лесов им. Лукишки Витебского пов. 1883 г. лл.5-8.

Заголовок: Переписка с исполкомами губернских и уездных Советов рабочих, солдатских и крестьянских депутатов Витебской губ. об организации сельских советов.
Аннотация: Телеграмма представителей комбедов Крестовской вол., Велижского уезда, Витебской губ. в Совнарком РСФСР от 27 января 1919 г. о разрешении выезда в Москву, для доклада о мероприятиях по улучшению положения беднейшего крестьянства лл. 5-6.

Заголовок: Протокол №№ 24-29 за 1943 г. и 1-13 за 1944 г. заседания Ушачского подпольного РК КП(б)Б.
Аннотация: Протокол № 1 от 27 февраля 1944 г. общего собрания работников и детей Полоцкого детдома лл. 104-107.

В аннотации может отмечаться степень подробности сведений («краткие сведения», «подробное сообщение»), под рубрикой «упоминаются» могут перечисляться имена и фамилии лиц, названия учреждений, географические названия и пр., имеющие существенное значение для поиска информации. При  аннотировании печатных материалов указывается вид документа, его название или начальные слова документов (при отсутствии названия), выходные данные. В аннотациях к планам, чертежам, рисункам и другим изобразительным документам рекомендуется указывать материал, формат документа и способ его исполнения, для карт - масштаб. При аннотировании не следует употреблять фраз и выражений, не несущих основной смысловой нагрузки («документы касаются», «в материалах содержится»), а также такие формулировки как «важные сведения», «интересные документы» и т.п.
3.4. Для повышения информационного уровня описей и в целях обеспечения сохранности документов к наиболее ценным единицам хранения составляются внутренние описи.
В них вносятся все документы дела в порядке их расположения.

Пример:
Заголовок в основной описи:
Планы земельных участков, проекты и чертежи построек г. Витебска за 1894-1900 гг.

Внутренняя опись содержит подокументное описание всех земельных участков, проектов и чертежей построек, входящих в состав дела:
«1. Проект постройки деревянных домов и служб на углу ул. Михайловской и пер. Петербургского полковника Красовского П.В.
19 декабря 1894 г.
2. Проект каменной лавки по ул. Юрьевской мещанина Сагаловича А.Р.
17 января 1895 г.
3. План каменного дома по ул. Преображенской дворянина Масаловича Д.Е.
15 сентября 1896 г.»

В графе «Примечания» к заголовку основной описи указывается наличие и местонахождение внутренней описи, которая должна находиться среди основных описей фонда обособленно или в конце основной описи.
В дореволюционном делопроизводстве встречаются единицы хранения, в которых сшиты несколько дел, а расшивка их невозможна. В таких случаях составляется общий заголовок (например, «Дела за 1890-1892гг.») и внутренняя опись с заголовками на каждое дело.
Внутренняя опись должна быть пронумерована, иметь титульный лист, подпись составителя с указанием его должности и даты составления описи.
3.5. Заголовки составляются на государственных языках республики Беларусь (белорусском или русском).
Если в деле встречаются документы, составленные на разных языках, это указывается после заголовка в алфавитном порядке языков в скобках.

Пример:
Документы об участии Минского автозавода в международных выставках и ярмарках 1990-1998 гг. (Англ., нем., рус.)

При описании документов дела в случае необходимости указывается их копийность.

Пример:
Метрическая книга о родившихся, бракосочетавшихся и умерших по Витебскому евангелическо-лютеранскому приходу за 1834-1836 гг. (Фотокопия, нем., рус.)

Если дело содержит не полностью сохранившиеся документы, указывается степень их полноты: «фрагмент», «без конца».
Если по внешним признакам документ или дело отличается от других, необходимо описать его особенности, например, материал документа (пергамент, шелк), наличие фотографий.
На карточках по тексту пересоставленных заголовков или по тексту второго экземпляра описи, если дела не привлекались и заголовки не пересоставлялись, проводится литературная правка, в задачи которой входит устранение стилистических и грамматических ошибок и проведение унификации в употреблении слов, выражений и терминов при изложении одних и тех же фактов, которые не были соблюдены исполнителями.
	При описании документов должна применяться максимальная унификация приемов описания и соблюдаться единообразие в принципах составления заголовков, в написании названий фондов, структурных частей, названий разделов описи и т.д.
	Для унификации описания дел, однородных по одному или нескольким существенным признакам, для фонда, при необходимости, составляются типовые заголовки.

Пример:
Типовой заголовок для описей фонда Минской духовной православной консистории:
	Дело о представлении учреждениями и должностными лицами расписания	чтения священниками проповедей собственного сочинения.

Заголовок дела в усовершенствованной описи:
	Дело о представлении Минским  духовным правлением и борисовским благочинным расписания чтения священниками проповедей собственного сочинения.

3.6. Виды работ, проводимых одновременно с пересоставлением заголовков
3.6.1. В процессе пересоставления заголовков при полистном просмотре дел целесообразно проводить экспертизу ценности документов. Не допускается определение научной и практической ценности документов только по заголовкам в описи.
Документы, отложившиеся до XIX в. включительно, к уничтожению не выделяются.
В рабочей инструкции к фонду следует оговорить группы дел, которые могут быть отобраны к уничтожению.
Результаты экспертизы ценности оформляются актом и представляются на ЭМК. После его утверждения документы передаются в макулатуру и снимаются с учета в государственном архиве.
3.6.2. При просмотре документов проводится и отбор особо ценных дел. На выявленные особо ценные документы составляются перечни, которые рассматриваются ЭМК и утверждаются руководством архива.
3.6.3. Полистный просмотр дел дает возможность проводить попутную тематическую разработку и составлять карточки для архивных каталогов.
4. Составление справочного аппарата к описи.
Для более эффективного использования документной информации, содержащейся в описях архивных фондов, в научных и практических целях, к ним создается справочный аппарат, который включает:
- 	титульный лист;
-	оглавление (содержание), если опись имеет разделы;
-	историко-архивную справку;
-	список сокращений;
-	переводные таблицы шифров (в случае переработки описей);
-	указатели.
При проведении усовершенствования описей на документы постоянного хранения в случае отсутствия или некачественно составленного справочного аппарата к описи проводится его составление или пересоставление. Состав элементов справочного аппарата описи определяется дифференцированно, с учетом информативности архивных фондов. Для описей всех фондов независимо от их категории обязателен справочный аппарат, состоящий из: титульного листа, оглавления (если опись имеет разделы), историко-архивной справки, списка сокращений.
Для описей фондов I и II категорий составляются указатели. При необходимости, они составляются и для описей фондов III категории. 
При составлении справочного аппарата к описи необходимо правильно и точно оформлять его элементы:
4.1. На титульном листе описи помещаются следующие данные:
-	полное название архива;
-	название фонда;
-	номер фонда;
-	номер описи;
-	название описи;
-	крайние даты документов, содержащихся в описи.
Название фонда на титульном листе описи даётся в виде официального принятого полного и в скобках сокращенного названия учреждения- фондообразователя с указанием его подчиненности и местонахождения. При изменении названия фондообразователя или его подведомственности в течение периода времени, за который составлена опись, на титульном листе перечисляются названия учреждения в хронологической последовательности с указанием начальной и конечной дат его существования под данным названием за весь период деятельности независимо от того, за какие годы документы включены в опись.
Номер фонда на титульном листе описи указывается тот, который был ему дан в списке фондов архива, а номер описи – по листу фонда.
Название описи на титульном листе даётся после номера описи. Названиями описи могут быть: названия структурных частей, отраслей деятельности, групп документов фонда.
Крайние даты документов, внесенных в опись, обозначаются через  черточку. Если дела включены за несколько лет с перерывами, на титульном листе указываются только те годы, за которые имеются документы.
Сведения, размещенные на титульном листе, воспроизводятся на обложке описи.
Пример:
Национальный исторический архив Беларуси, г. Минск

Минская соединенная палата уголовного и гражданского
суда Министерства юстиции, г.Минск Минской губ.
1867-1883 гг.
Фонд № 147
опись № 1
Канцелярия суда

                                                                                                                                           1867 -1883 гг.

4.2. Оглавление к описи помещается после титульного листа. В нем должны найти отражение все ее составные части: историко-архивная справка, список сокращений, указатели, переводные таблицы шифров (если они имеются), названия разделов и подразделов описи и ссылки на соответствующие страницы описи. Названия классификационных делений описи даются в оглавлении в соответствии с классификационной схемой описи. К небольшим по объему описям оглавления можно не составлять.
4.3. Историко-архивная справка к описи состоит из истории учреждения -фондообразователя, истории фонда; аннотации состава и содержания документов описи (фонда); информации об особенностях формирования, описания и систематизации дел, о составе справочного аппарата к описи и порядка пользования им.
Историко-архивная справка может составляться как общая ко всем описям фонда (размещается в первой описи), так и к каждой описи. При составлении отдельных историко-архивных справок к каждой описи фонда все общие данные по истории учреждения-фондообразователя и истории фонда помещаются в историко-архивной справке к первой описи. 
Историко - архивная справка подписывается составителем и помещается в начале описи после оглавления (содержания). В случае выявления дополнительных данных по истории учреждения – фондообразователя или по истории фонда в историко-архивную справку вносятся исправления или она пересоставляется.
4.4. Все сокращения, применяемые в тексте описи, вносятся в список сокращений. Не включаются в него общепринятые сокращения слов («г.» – год, «р.»- река и др.); хорошо известные сокращенные наименования организаций (горком, профком и др.).
Назначение списка сокращений – унифицировать приёмы списания в описи, уменьшить ее объем. Слова в списке располагаются в алфавитном порядке; слева помещаются сокращения, затем через тире следует их полное написание.
Примеры: 
им.- имение
кн. – князь
НПО – научно-производственное объединение 
с.- село
Употребляя сокращения, необходимо следовать общим правилам сокращения слов и словосочетаний.
Список сокращений помещается в описи после историко-архивной справки.
4.5. Указатели, как правило, составляются при усовершенствовании описей фондов первой и второй категорий.
Указатель к описи представляет собой перечень названий (наименований) предметов, встречающихся в заголовках описи, которые раскрываются необходимыми пояснениями и ссылочными данными. Основным элементом указателя является рубрика, которая состоит из предметного понятия и поисковых данных.
Основными видами указателей являются: предметный (его разновидности – тематический, именной, географический), хронологический.
Общий предметный указатель включает предметные понятия различного характера.
Географический указатель включает наименования государств, административно-территориальных единиц, морей, рек и других географических понятий.
В именном указателе предметными понятиями служат фамилии, имена, клички, прозвища лиц, встречающихся в тексте описи.
В предметном указателе (и его разновидностях) наименования предметов (понятия) располагаются в алфавитном порядке. Наименования рубрик и подрубрик даются в именительном падеже.
В хронологическом указателе даты событий или документов располагаются в хронологическом порядке:

Пример:
1941 г. – оп.1, ед.хр. 1-17
1942 г. – оп.1, ед.хр. 18-20, 25
               оп.2, ед.хр. 9,11.

Указатели могут быть глухими и аннотированными.
Глухими называют указатели, рубрики которых включают только обозначения понятий и ссылочные данные.
Пример:
Библиотеки – оп.1, д.7; оп.2, дд. 8,9.
Аннотированными называются указатели, в рубрики которых, кроме обозначения понятий и ссылочных данных, входят пояснения и определения.

Примеры:
Скорина Франциск, белорусский просветитель, гуманист, писатель – оп. 2, д. 3.

Чернышев Василий Ефимович, командир северной группы партизанских соединений Барановичской обл., генерал-майор, Герой Советского Союза – оп. 1, д.10.

Степень аннотирования определяется целевым назначением указателя, составом и содержанием документов. К одному фонду могут составляться несколько указателей, дополняющих информацию о содержании единиц хранения.
5. Оформление описи
Опись состоит из описательных статей, итоговой записи, заверительной надписи и справочного аппарата.
5.1. Описательная статья описи – совокупность сведений о деле (единице хранения), включающая следующие обязательные и дополнительные элементы описания (реквизиты):
-	порядковый номер дела (учетный);
-	делопроизводственный индекс или старый инвентарный номер;
-	заголовок дела;
-	указания на подлинность, способ воспроизведения, степень полноты документов и внешние особенности дела;
-	аннотацию документов;
-	крайние даты дела;
-	количество листов в деле;
-	примечания.
Дополнительными реквизитами описательной статьи описи, включаемыми в неё в случае необходимости, являются: указания на подлинность, способ воспроизведения, степень полноты документов и внешние особенности дела; аннотация документов; примечания.
В графе «Примечания» приводятся сведения о выбытии дел, наличии особо ценных документов (ОЦ), тематической разработке документов (ТР), их микрофильмировании, наличии и местонахождении внутренней описи.
5.2. Итоговая запись находится в конце описи. В ней указывается цифрами и прописью количество дел в описи, первый и последний номера дел, литерные и пропущенные номера, должность и фамилия составителя и заведующего архивохранилищем (отделом).
5.3. К делу на отдельном листе составляется заверительная надпись (лист-заверитель). В заверительной надписи указывается количество листов описи. Листы описи и справочный аппарат к ней нумеруются в валовом порядке в пределах каждого тома описи.