19-20 октября 2015 г. в г. Триесте состоялась XXV Конференция Международного архивного дня, организованная Международным институтом архивоведения в Триесте и Мариборе

оклад директора БелНИИДАД А.Е.Рыбакова на XXV Конференции Международного архивного дня в г. Триесте19-20 октября 2015 г. в г. Триесте (Итальянская Республика), состоялась XXV Конференция Международного архивного дня, организованная Международным институтом архивоведения в Триесте и Мариборе (далее – ИИАС).

В работе XXV приняли участие почти 100 человек, представлявших Беларусь, Боснию и Герцеговину, Буркина Фасо, Великобританию, Венгрию, Германию, Италию, Канаду, Македонию, Оман, Россию, Румынию, Сербию, Словакию, Словению, Францию, Хорватию, Черногорию, Чехию, Швейцарию, Эстонию.

С приветственным словом к участникам конференции обратились директор ИИАС П.П.Класинц, генеральный директор образования и науки итальянского Министерства культуры и туризма К.Бон ди Валсассина э Мадрисио, президент ассамблеи членов ИИАС Дж. Баррера (Италия), директор Осенней архивной школы ИИАС Г.Тато (Италия), директор Государственного архива Триеста Л.Багали, директор Национального архива Словении, председатель общества архивистов Словении Б.Цвелфар, председатель экспертной группы Международного совета архивов (МСА) по проблемам архивных зданий и окружающей среды Дж.Рис-Льюис (Великобритания).

В связи с отмечаемым в этом году 30-летием ИИАС и 25-летием издаваемого этим институтом научного журнала «Atlanti» З.Семлич-Райх (Словения) представила краткий доклад об истории института и его основных достижениях.

Традиционно основную рабочую программу конференции открыл бывший генеральный секретарь МСА, почетный президент Ассамблеи ИИАС Шарль Кечкемети. Он выступил с кратким обзором докладов, представленных на предыдущей аналогичной конференции и опубликованных в виде научных статей в журнале «Atlanti» за 2014 год.

Представленные на конференции доклады были посвящены двум основным темам: «Управление, экспертиза ценности и долговременная сохранность электронных документов: ответ архивов на вызов времени», «Архивные здания в условиях чрезвычайных ситуаций».

По первой теме был представлен 21 доклад. Участвовавший в конференции представитель Беларуси директор БелНИИДАД А.Е.Рыбаков выступил с докладом-презентацией «Управление, экспертиза ценности и организация хранения электронных документов: белорусский опыт» (на английском языке).

Одним из наиболее интересных представляется доклад Л.Керменди (Венгрия) «Информационное общество, электронные документы и новая архивная наука». Он отметил, что ЭД являются продуктом информационного общества: многие из них (сообщения электронной почты, блоги) выглядят как эквивалент устной коммуникации, изменчивость и динамичность являются их характеристиками. В ЭД частное и публичное часто смешиваются, что может бросить вызов управляющим документами или архивистам.

Основной дилеммой является то, что ЭД зависимы от технического и программного обеспечения, которые быстро меняются, поэтому мы не имеет возможности сохранить их в неизменном виде на протяжении длительного времени. Информационные технологии (далее – ИТ) повлияли на изменение концепций и правил архивной науки. Каждая перемена (изменение) обусловлены 4 факторами: 1) ЭД не имеет физического аспекта; 2) структура ЭД сложна и сильно зависит от технологии; 3) ЭД легко создать, изменить, размножить, объединить и распространить; 4) количество ЭД стремительно возрастает. ИТ изменили документы: они дематериализовались, составляющие их элементы (основа, форма, содержание, идентификатор, внутренняя и внешняя структура, контекст) трансформировали друг друга, разделились и были дополнены техническими атрибутами, роль некоторых из них возросла, других – уменьшилась. Вести речь о долговременной сохранности ЭД имеет смысл только в том случае, если обеспечивается их целостность (полнота и согласованность), что очень трудно реализовать из-за указанных выше причин (разделение элементов и т.д.) и неизбежных преобразований. Иногда это и вовсе невозможно (например, в случае с веб-страницами с их многочисленными связями). Некоторые архивы говорят, что нам нужно хранить только суть документа.

По этим же причинам, а также из-за того, что документы могут быть изменены без каких-либо следов, трудно сохранить их аутентичность. Международные исследовательские группы (InterPARES) разработали требования и процедуры, необходимые для обеспечения аутентичности ЭД. В последние годы архивы апробировали несколько стратегий обеспечения сохранности, такие как «технологическая сохранность», которая предполагает, что архив принимает на хранение не только сами документы, но и техническое и программное обеспечение, которым они управляются. В настоящее время этот подход практически отклонен, так как поддержка и управление таким обеспечением, которое постоянно меняется и растет, создает неразрешимые проблемы в будущем. Тем не менее, в ряде случаев такой подход может применяться в краткосрочной перспективе (например, сохранение драйверов для чтения флоппи-дисков, которые могут поступить в архив, с целью последующего копирования документов в систему со стандартной поддержкой).

Не очень хорошим представляется и так называемый «post-custodial» (пост-попечительский) подход, активно продвигавшийся в начале1990-ых гг., который предполагает, что будущие архивные учреждения не будут хранить ЭД, а это будут делать их авторы (учреждения, их создавшие), так как в эру Интернета не имеет значения где (на каком компьютере) находятся документы. Согласно этой теории архивы будут осуществлять только интеллектуальный контроль (описание, доступ и т.п.) в отношении этих документов. Данный подход провалился в связи с тем, что создатели документов не были заинтересованы во вложении средств и приложении усилий в сохранение архивов на века. В то же время данный подход в некоторой степени «реинкарнировался» в форме облачных вычислений. Облачные вычисления предполагают, что документы хранятся на удаленном сервере ИТ-компании, которая предоставляет архиву не только возможности для хранения документов, но также техническое и программное обеспечение. Доступ к документам осуществляется через Интернет. Архивы должны выполнять всю профессиональную работу (разработка стратегий, выделение к уничтожению, описание документов, разработка поисковой системы и т.п.). Облако может иметь преимущества с различных точек зрения, например, это может быть экономически более выгодно, а архив не должен будет волноваться насчет инфраструктуры и экспертов в сфере ИТ. Однако такой подход имеет и значительный риск: документы находятся вне контроля архива. Хотя в развитых странах уровень безопасности облака достаточно высок, каждое архивное учреждение, которое рассматривает возможность облачных вычислений должно внимательно просчитать все «за» и «против». В случае позитивного ответа архив должен построить несколько элементов безопасности, таких как наладка необходимых функций экспорта (в целях безопасного и легкого извлечения данных из системы) или изготовления множественных копий.

Среди наиболее приемлемых стратегий Л.Керменди выделил миграцию и эмуляцию. Миграция (наиболее используемая архивами стратегия) означает, что архив конвертирует файлы из устаревших форматов в новые. При выборе нового формата несколько критериев должно быть принято во внимание, таких как распространенность формата, является ли открытой его спецификация, как он зависит от технологии и др. В процессе миграции потеря данных неизбежна, однако значение имеет качество и количество потерянных данных. Недопустимо терять данные, представляющие содержание, метаданные, а также сущностные элементы документа.

Второй стратегией является эмуляция. Она предполагает имитацию оригинальной ИТ-среды (оборудование, программное обеспечение, операционная система и необходимые приложения) эмулятором (программным обеспечением, сделанным для этих целей), благодаря чему появляется возможность запустить приложения оригинального программного обеспечения (и прочитать старые ЭД как они были) на новой ИТ-среде. Эмуляция требует высоких умений в сфере ИТ, так как она требует хорошего знания оригинальной ИТ-среды, а также описания так называемых «эмуляторных спецификаций», т.е. атрибутов оригинальной компьютерной платформы, что сделает возможным программировать текущий эмулятор в будущем. Благодаря эмуляции, как говорят ее сторонники (а это, как правило, эксперты в сфере ИТ), можно устранить несовершенство стратегии миграции (в случае последовательной конвертации форма документов может значительно измениться, аутентичность и возможность использования может оказаться под сомнением, может произойти кумулятивная потеря данных).

Б.Поповичи (Румыния) в докладе «Управление электронными документами в Румынии: все больше “электронными”, все меньше “управление документами”» отметил, что Румыния столкнулась с развитием информационных технологий в 1960-ых гг. Однако только в 2001 году государственная стратегия внедрения ИТ в органы власти была принята. Ее дорожная карта еще до конца не разработана, однако значительные шаги уже сделаны.

Автор доклада выделил три основных типа информационных систем. Первый тип – учетные/фискальные системы, которые распространены во всех видах организаций (данный сектор является наиболее продвинутым в плане полной дигитализации, под него принято большое количество регламентирующих норм). Второй тип – системы управления документами, продвигаемые мечтами о «безбумажном офисе». Третий тип – большие интегрированные системы (например, системы регистрации земельных владений, персональных данных и т.п.), главной целью внедрения которых является поддержка публичных электронных услуг. Все эти типы систем, принесенные рынком ИТ, были поддержаны принятием соответствующего законодательства. Законы об электронной подписи и штампе времени открыли дорогу к созданию электронных документов с «правовой значимостью». Закон «Об электронном архивировании» предназначен для создания безопасных и надежных условий для всех электронных документов.

Тем не менее, с точки зрения управления документами и архивами, сложившаяся ситуация едва ли дает какие-то гарантии. Все принятые решения были подготовлены и поддержаны ИТ-сектором, который слабо понимает соответствующую среду и долговременную перспективу. Национальный архив, как регулирующий орган в сфере управления документами, практически устранился от участия в решении проблем. Сложившаяся ситуация может привести к серьезным рискам с точки зрения обеспечения сохранности документов постоянного хранения.

М.Гуэрсио (Италия) в докладе «Сертификация и надежные цифровые хранилища: роль стандартов и политик» отметила, что благодаря международным инициативам разработка правил и политик хранения и обеспечения сохранности цифровых ресурсов была почти 15 лет в центре внимания научного и профессионального сообщества в архивном секторе. На первом этапе наиболее важной целью было определение принципов и функциональных требований для сохранения цифровой информации; позднее внимание было сконцентрировано на роли политик и стандартов, направленных на поддержание нормального процесса оценки и измерения структур и относящихся к ним хранилищ, предназначенных для сохранения цифровых объектов и/или документов. Аккредитация/сертификация таких хранилищ постепенно стала наиболее важной задачей в связи с моделями, предлагаемыми OAIS (2012) и другими соответствующими стандартами (ISO 15489 для создания документации самого хранилища; рекомендации и стандарты для безопасности и защиты данных, такие как ISO 17799:2005 и 27001), а также стандартами описания метаданных и форматов. Сегодня научное и профессиональное сообщество осознает актуальность внутренних политик, определяющих ответственность, процедуры и рабочие процессы. Оба этих аспекта (соблюдение технических и профессиональных стандартов и выполнение подробных правил и процедур) сегодня установлены в качестве важнейших компонентов инфраструктуры обеспечения сохранности, также они являются ценными инструментами измерения качества организационных и технических решений (действий) и поддержки устойчивости. ISO 16363 должен сыграть ключевую для создания эффективной инфраструктуры измерения качества организационных решений, используемых как при разработке национального законодательства, так и при подготовке общих критериев оценки.

В последней части своего доклада М.Гуэрсио представила краткий обзор требований к созданию надежных цифровых хранилищ, основанных на модели OAIS, и по формированию политики, соответствующей стандартам ISO на сертификацию (ISO 16363 и ISO 16919).

Р.Науе (Канада) в докладе «Оценка документов канадского правительства» отметил, что делопроизводство в федеральных правительственных учреждениях Канады регламентировано рядом правовых актов, в том числе Директивой по делопроизводству, которая включает в себя, в том числе, вопросы управления информационными ресурсами. В то же время законодательство страны не содержит реальной стратегии управления в части, касающейся передачи в архив цифровых материалов и документов и их сохранения. Если в вопросе передачи цифровых документов на хранение процедура разработана, то задачу формирования необходимой инфрастуктуры или Надежного цифрового хранилища для приема, хранения и консервации цифровых документальных ресурсов еще только предстоит решить.

М.Ларин (Россия) в своем докладе подробно остановился на основных научно-методических решениях долгосрочного хранения электронных документов в Российской Федерации (соответствующие решения хорошо известны белорусским архивистам и управляющим документацией).

По окончании первого рабочего дня состоялась дискуссия, участники которой согласились, что наиболее важной проблемой, стоящей перед архивистами, по-прежнему остается проблема обеспечение долговременной сохранности ЭД. Ни одно из предлагаемых на сегодняшний день решений данной проблемы не является идеальным. Была отмечена также необходимость тесного сотрудничества архивистов, специалистов в сфере ИТ и работников государственных органов и иных организаций, в процессе деятельности которых создаются ЭД.

По второй теме было представлено 18 докладов.

Наибольший интерес вызвал доклад К.Бьянчи «Планирование действий при возникновении чрезвычайных ситуаций в Швейцарии». В этой стране разработано национальное законодательство по защите культурных ценностей, в том числе архивов. Все ценности классифицированы по 3 уровням (национальный, региональный, локальный). При описании объектов защиты применяется 3 формы, включающих поля для заполнения данных об объекте (географические координаты, карта локализации, фото объекта, библиография и др.). Детализация описания объектов осуществляется на уровне здания, помещения, архивных полок (shelfes).

А.Кожар (Босния и Герцеговина) при анализе характеристик архивных зданий этой страны выделил уровни макролокации (удаленность от центра населенного пункта) и микролокации (коммуникация, связь, транспортное сообщение и др.). В качестве негативных факторов, влияющих на сохранность архивов в случае возникновения военных действий, он отметил расположение архивов возле автомобильных и железнодорожных дорог, аэропортов.

К.Крузе (Германия) проинформировал коллег о сложившейся системе предупреждения чрезвычайных ситуаций (далее – ЧС) в этой стране, разработанных архивами планах действий в случае возникновения таких ситуаций (выложены в сеть интернет), сотрудничестве архивистов и представителей иных учреждений, хранящих культурные ценности, по предотвращению ЧС. Заслуживает внимания опыт немецких архивистов по проведению тренировок, которые записываются на камеру и затем детально разбираются. К.Крузе подчеркнул необходимость учитывать субъективные факторы при проведении учебных тренировок и действиях в реальных условиях (личная психологическая совместимость, физические кондиции отдельных работников, различные мотивы поведения в тренировочных и реальных условиях и др.).

Достаточно основательный доклад об истории возникновения и развития архитектурно-строительной мысли об архивных зданиях представил Шаба Рейч (Венгрия). Интересными представляются также доклады М.Рянтовой (Чехия) об истории архивного строительства в Чехии в последние четверть века, его золотом веке, текущем состоянии и имеющихся проблемах, а также А.С.Аль Хинаи (Султанат Оман) о строительстве архивных зданий в этой стране с учетом специфики жаркого климата.

Во время проведения конференции Дж.Рис-Льюис проинформировал участников конференции о том, что в настоящее время экспертной группой МСА по проблемам архивных зданий и окружающей среды осуществляется подготовка обзора по данной проблеме, включая обзор специальной литературы, и пригласил всех членов МСА принять участие в нем (соответствующий вопросник размещен на интернет-сайте).

По окончании второго рабочего дня конференции состоялась дискуссия, во время которой участники согласились, что предотвращение возникновения ЧС является одной из важнейших задач при проектировании, строительстве и реконструкции зданий архивов. Особое внимание было уделено воздействию внешних среды на сохранность архивных документов (наличие поблизости промышленных предприятий, крупных транспортных узлов и т.п.).

Все доклады, прозвучавшие на конференции, в виде научных статей опубликованы в выпуске журнала «Atlanti» за 2015 год, две части которого переданы в библиотеку БелНИИДАД.

20 октября 2015 г. после завершения конференции состоялась ХХХI Ассамблея официальных членов ИИАС. На Ассамблее был заслушан отчет о деятельности института в 2014 – 2015 гг., обсуждены вопросы приема новых членов (ведутся переговоры о включении в состав института официальных представителей архивных служб Франции, Казахстана и Вьетнама; общее количество официальных членов в ИИАС ограничено 25), определена тематика следующей конференции Международного архивного дня. После состоявшей дискуссии члены института согласились утвердить две основные темы: «Защиты данных» и «Использование архивов» (детализация тем будет осуществлена в ноябре 2015 г. Исполнительным комитетом ИИАС).

Президент Ассамблеи Дж.Баррера проинформировала о продолжении работы по включению журнала «Atlanti» в международную базу данных научного цитирования SCOPUS (ранее ожидалось включение в 2015 году, однако в связи с длительностью рассмотрения заявок соответствующей международной структурой срок принятия решения по данному вопросу сдвигается на 2016 – первую половину 2017 гг.).

Вне рамок планового задания на служебную командировку 19 октября 2015 г. после окончания первого рабочего дня Конференции Международного архивного дня представитель Беларуси принял участие в заключительном заседании VI Конференции архивов славянских стран. На заседании были подведены итоги прошедшей накануне конференции по теме «Экспертиза ценности документов» (А.Е.Рыбаков проинформировал коллег о состоянии данного вопроса в Беларуси).