24 июля 2014 г. состоялось заседание коллегии Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь
24 июля 2014 г. состоялось заседание коллегии Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь, на котором был рассмотрены вопросы: о работе с обращениями граждан и юридических лиц в органах архивного дела и делопроизводства и государственных архивных учреждениях Республики Беларусь в первом полугодии 2014 г.; о формах Паспорта государственного архивного учреждения, Паспорта государственных архивов области, Паспорта государственных архивных учреждений Республики Беларусь; об итогах работы Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь в первом полугодии 2014 г.
По первому вопросу коллегией отмечено, в первом полугодии 2014 г. работа органов архивного дела и делопроизводства, государственных архивных учреждений Республики Беларусь (далее – архивные органы и учреждения) по рассмотрению обращений граждан и юридических лиц, выдаче по ним справок была организована и велась в соответствии с порядком, установленном Законом Республики Беларусь от 18 июля 2011 года «Об обращениях граждан и юридических лиц», Указом Президента Республики Беларусь от 15 октября 2007 г. № 498 «О дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц», Директивой Президента Республики Беларусь от 27 декабря 2006 г. № 2 «О мерах по дальнейшей дебюрократизации государственного аппарата».
Деятельность архивных органов и учреждений в отчетный период была направлена на своевременное и качественное рассмотрение обращений граждан и юридических лиц. Выдача заявителям архивных справок и других информационных документов производилась на основании заявлений без дополнительного предоставления ими других документов.
Департаментом, структурными подразделениями по архивам и делопроизводству главных управлений юстиции областных (Минского городского) исполнительных комитетов осуществлялся постоянный контроль за соблюдением государственными архивными учреждениями страны требований законодательства по организации работы с обращениями граждан и юридических лиц. Вопросы, связанные с рассмотрением обращений граждан и юридических лиц, регулярно заслушивались на заседаниях коллегии Департамента, совещаниях в структурных подразделениях по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов, заседаниях дирекций государственных архивов.
В соответствии с поручением Совета Министров Республики Беларусь от 13 сентября 2005 г. № 15/105-966, а также Планом работы по реализации Директивы Президента Республики Беларусь от 27 декабря 2006 г. № 2 «О мерах по дальнейшей дебюрократизации государственного аппарата», утвержденным приказом Министра юстиции Республики Беларусь от 13 марта 2007 г. № 302, Департаментом анализировались поступающие в государственные архивные учреждения обращения граждан, в том числе и на основе заявительного принципа «одно окно». Ежеквартальная аналитическая информация в установленные сроки направлялась в управление правового регулирования социальной деятельности государства и отдел делопроизводства и специальной работы Министерства юстиции Республики Беларусь.
Большое внимание в первом полугодии 2014 г. уделялось соблюдению сроков рассмотрения обращений, информационному наполнению стендов и интернет-ресурсов. Дополнительно государственные архивы информировали заинтересованные лица о составе и содержании архивных документов через средства массовой информации.
Значительное место в работе архивных органов и учреждений с обращениями граждан и юридических лиц уделялось организации личного приема. В структурные подразделения по архивам и делопроизводству главных управлений юстиции областных (Минского городского) исполнительных комитетов, государственные архивные учреждения в отчетный период лично обратилось 8 283 гражданина.
Коллегией рекомендовано структурным подразделениям по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов, государственным архивным учреждениям осуществлять постоянный контроль за исполнением требований законодательства Республики Беларусь по организации работы с обращениями граждан и юридических лиц; систематически рассматривать состояние работы с обращениями граждан и юридических лиц на заседаниях коллегии Департамента, совещаниях в структурных подразделениях по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов, заседаниях дирекций государственных архивных учреждений.
В ходе обсуждения информации по второму вопросу отмечено, что переработка форм Паспорта государственного архивного учреждения, Паспорта государственных архивов области, Паспорта государственных архивных учреждений Республики Беларусь (далее – формы паспортов) вызвана необходимостью их формализации и унификации для дальнейшей автоматизации процесса отражения состояния государственных архивных учреждений, а также изменениями, произошедшими в практике работы архивных учреждений за период с момента разработки форм паспортов в 2005 году. Коллегия приняла решение одобрить формы Паспорта государственного архивного учреждения, Паспорта государственных архивов области, Паспорта государственных архивных учреждений Республики Беларусь.
По третьему вопросу отмечено, что работа Департамента по архивам и делопроизводству в первом полугодии 2014 г. велась в соответствии с Планом основных мероприятий на 2014 год, поручениями Администрации Президента Республики Беларусь, Правительства, руководства Министерства юстиции. Плановые задания на первое полугодие 2014 г. выполнены. Кроме того, выполнен большой объем внеплановой работы.
Продолжалась работа по организационному и финансовому обеспечению мероприятий Государственной программы «Архивы Беларуси» на 2011 – 2015 годы. В рамках Государственной инвестиционной программы в апреле 2014 года введено в эксплуатацию здание для Национального исторического архива в г. Гродно.
3–4 июня 2014 г. в г. Нижний Новгород (Россия) состоялась профессиональная встреча белорусских и российских архивистов. В ходе встречи обсуждены вопросы обеспечения сохранности архивных документов на различных видах носителей.
В рамках мероприятий в соответствии с Планом совместных действий Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь и Федерального архивного агентства России на 2014–2016 гг. состоялось совместное заседание коллегий Департамента и Росархива, на котором был обсужден опыт работы по подготовке и повышению квалификации кадров архивистов в России и Беларуси.