17 октября 2012 г. в г. Пскове состоялось совместное заседание коллегий Федерального архивного агентства России и Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь
17 октября 2012 г. в г. Пскове (Россия) состоялось совместное заседание коллегий Федерального архивного агентства России (Росархив) и Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь (Департамент). В коллегии приняла участие делегация белорусских архивистов, возглавляемая директором Департамента В.И.Адамушко, и делегация российских архивистов во главе с Руководителем Росархива А.Н.Артизовым.
На заседании были рассмотрены вопросы об опыте работы архивных учреждений Российской Федерации и Республики Беларусь по созданию и развитию системы автоматизированного учета документов Архивного фонда Российской Федерации и Национального архивного фонда Республики Беларусь, о ходе выполнения Плана совместных действий Департамента и Росархива на 2011–2013 гг. и другие вопросы двустороннего сотрудничества белорусских и российских архивистов. С информациями по первому вопросу выступили начальник отдела обеспечения сохранности и государственного учета документов Росархива Т.Е.Шабанова и начальник отдела обеспечения сохранности, государственного учета документов и автоматизированных технологий Департамента А.В.Кочеткова.
_______________________
Информация начальника отдела обеспечения сохранности, государственного учета документов и автоматизированных технологий Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь А.В.Кочетковой об опыте работы архивных учреждений Республики Беларусь по созданию и развитию системы автоматизированного учета документов Национального архивного фонда Республики Беларусь
Государственные архивные учреждения Республики Беларусь последовательно осуществляют плановую работу по ведению и развитию учета, который является одним из важнейших направлений деятельности работы архивов, неотъемлемой составной частью обеспечения сохранности. Для решения данной задачи применяется комплексный подход, включающий правовое, организационное, научно-методическое обеспечение и укрепление материально-технической базы.
Согласно статье 22 нового Закона Республики Беларусь от 26 ноября 2011 г. № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» (далее – Закон) все документы Национального архивного фонда Республики Беларусь (далее – НАФ) независимо от места их хранения и вида носителя информации подлежат государственному учету (далее – госучет). В статье 23 Закона раскрыты содержание понятия и назначение Государственного фондового каталога НАФ (далее – ГФК).
Конкретизацию данные законодательные нормы получили в «Инструкции о порядке представления сведений о документах НАФ Республики Беларусь для включения их в Государственный фондовый каталог НАФ» (постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 17 мая 2012 г. № 125) и в дополнениях в «Правила работы государственных архивов Республики Беларусь» (постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 142).
Предпосылкой автоматизации госучета явилось отнесение ГФК к информационным ресурсам государственного значения (постановление Совета Министров Республики Беларусь от 29 мая 2001 № 784). Таким образом, автоматизация госучета была признана приоритетным направлением в части информатизации архивного дела страны.
Серьезной задачей при создании системы автоматизированного госучета стало построение ее архитектуры. Проще говоря, необходимо было решить вопрос о том, как, где и в каком виде собирать и хранить данные. Уже был горький неудачный опыт автоматизации госучета в начале 1990-х годов, когда первая предпринятая попытка ведения тогда еще Республиканского фондового каталога в автоматизированном режиме потерпела фиаско и не привела к желаемому результату (информация была безвозвратно утеряна).
Накануне начала второго этапа работы по автоматизации была проанализирована российская программа «Архивный фонд», которая внедрялась в российских архивах с 1997 года. В итоге было решено, что начинать эксплуатацию данной программы в госархивах Республики Беларусь нецелесообразно, поскольку на тот момент технология, на которой российская программа была создана, фирмой-производителем уже не развивалась, не обеспечивалась и ее интеграция с информационными технологиями, применяемыми на тот момент в белорусских госархивах. Основным же препятствием выступила вероятность возникновения неизбежных сложностей по сопровождению данного программного продукта в условиях принадлежности архивных служб к разным государствам. Вместе с тем, данная разработка отчасти «воодушевила» белорусских разработчиков на начало работы в направлении комплексной автоматизации отрасли.
В итоге десять лет назад работниками ГУ «Белорусский государственный научно-исследовательский центр электронной документации» (далее – БелНИЦЭД) были созданы первые программные пакеты (далее – ПП) – «Фондовый каталог» и «Карточка фонда». Первый предназначался для ведения в органе управления архивным делом и делопроизводством Республики Беларусь ГФК в автоматизированном режиме, второй – для обеспечения передачи из госархивов необходимых сведений для наполнения ГФК.
В 2003 году ПП «Карточка фонда» установили в половине госархивов страны. Чуть позже появилась и первая версия программного модуля (далее – ПМ) «Учет» из состава типовой автоматизированной информационной системы государственного архива Республики Беларусь (далее – типовая АИС). Следует подчеркнуть, что на всем протяжении развития системы автоматизации госучета была обеспечена целостность и преемственность информации, накапливаемой последовательно в базах данных ПП «Карточка фонда» и ПМ «Учет» госархивов.
ПМ «Учет» обеспечивает автоматизацию процесса госучета документов, принимаемых на постоянное хранение, и генерацию основных учетных документов. Кроме того, он предусматривает создание многоуровнего описания архивных фондов, базирующегося на правилах белорусской версии Единого международного стандарта архивного описания ISAD(G). В связи со сказанным можно вспомнить пример плодотворного сотрудничества архивистов двух стран, когда в 2005 году представители Республики Беларусь приняли участие в работе международного обучающего семинара по теме «Стандарты архивного описания», проводимого ВНИИДАД при финансовой поддержке МСА его Евроазиатского регионального отделения. На нем рассматривались проблемы формирования общего архивного информационного пространства, роль международных стандартов архивного описания, опыт России и других стран в области стандартизированного описания и внедрения автоматизированных архивных технологий.
Автоматизированная система госучета в Республике Беларусь организована на принципах ведения традиционного учета, но формы учетных документов переработаны и видоизменены с учетом требований автоматизированной обработки информации. Кроме традиционных реквизитов, в них имеется и ряд дополнительных, введенных для полноты отражения учетных данных. После завершения в 2005 году интеграции бывших партийных архивов в систему государственных архивных учреждений, в 2008 году открылась возможность приступить к ведению автоматизированного учета на бывшие партийные фонды, проиндексированные литерой «П» (так называемый «парткомплекс»). Данные фонды хранятся в четырех госархивах страны совместно с так называемым «госкомплексом» и номера фондов отличаются только данной литерой.
В целях нормирования работы по ведению автоматизированного госучета был проведен хронометраж работ, выполняемых с помощью первой версии ПМ «Учет». Следует отметить, что для методического обеспечения данной работы использовались российские «Типовые нормы времени и выработки на работы и услуги, выполняемые в госархивах с применением ПЭВМ».
Программное обеспечение последовательно создавалось на основе четко сформированных положений о создании типовых общеотраслевых технологий, соответствующих «Стратегии автоматизации архивной отрасли на ближайшую перспективу (2005-2010)». К сожалению, в начале процесса создания общеотраслевой типовой АИС учреждение «Белорусский государственный архив кинофотофонодокументов» осталось «за бортом», поскольку хранение документов в нем осуществляется по единицам хранения и учета, а не по фондам. Работа над созданием специализированной АИС для данного госархива началась в 2012 году в рамках реализации Государственной программы «Архивы Беларуси» на 2011-2015 годы.
На современном этапе создана система автоматизированного госучета по следующим направлениям: автоматизация в госархивах в рамках типовой автоматизированной информационной системы архива «АИС архива. Версия 1.1.» (далее – типовая АИС), которая представляет собой информационное ядро и набор взаимосвязанных типовых программных модулей, каждый из которых автоматизирует один или несколько процессов (технологий) в деятельности архива и автоматизация ГФК в рамках сводной автоматизированной информационной системы «АИС сводная. Версия 1.1.» (далее – сводная АИС). В настоящее время ПМ «Учет» из состава типовой АИС имеет уже четвертую версию, а ПМ «Фондовый каталог» из состава сводной АИС – пятую, и модификация их функций продолжается.
Методологическая база развивалась параллельно. В Департаменте по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь (далее – Департамент) вопросы автоматизированного госучета рассмотрены на коллегиях в 2008 и 2011 годах, разработана методика организации работ с информационными технологиями в архивных учреждениях, для госархивов подготовлены две рабочие инструкции по ведению автоматизированного госучета документов. Проведена сверка баз данных госархивов и ГФК на предмет соответствия количества фондов, составлен словарь ключевых слов. В 2007 году состоялось республиканское совещание «Создание типовой автоматизированной информационной системы архива: состояние и перспективы». По его итогам была дана положительная оценка сопровождения базы данных «Фондовый каталог» и сделан анализ имеющихся ошибок в заполнении электронных карточек фондов (далее – ЭКФ) архивными учреждениями, а также рассмотрены перспективы использования информации базы данных «Фондовый каталог».
В 2009 году на базе БелНИЦЭД проведено 20 практических семинаров по обучению работе с ПМ «Учет». В текущем году запланировано проведение республиканского практического семинара по вопросам промышленной эксплуатации в госархивах последней версии типовой АИС.
Таким образом, с 2002 года по настоящее время в системе архивных органов и учреждений страны проведена значительная работа. В Республике Беларусь создана система автоматизированного госучета, состоящая из трех уровней, первым из которых является автоматизированный ГФК Департамента в виде ПМ «Фондовый каталог», входящего в сводную АИС. ПМ «Фондовый каталог» представляет собой сетевую базу данных, логическим элементом которой является ЭКФ, содержащая атрибуты традиционной бумажной карточки фонда.
Вторым уровнем являются автоматизированные областные Фондовые каталоги отделов по архивам и делопроизводству главных управлений юстиции (далее – ГУЮ) каждого из шести областных исполнительных комитетов (Брестского, Витебского, Гомельского, Гродненского, Минского и Могилевского), которые являются связующими элементами между ГФК и госархивами.
Третий уровень системы централизованного автоматизированного госучета – это учетные базы данных в госархивах, которые наполняются при помощи ПМ «Учет» типовой АИС. Госархивы Республики Беларусь внедрили типовую АИС в промышленную эксплуатацию в 2011 году и стали использовать ее как инструмент для осуществления основных направлений деятельности.
ПМ «Учет» обеспечивает выполнение автоматизированных функций по разграничению прав доступа пользователей к учетной информации АИС архива; инициализации параметров программы; ведению основных и вспомогательных учетных документов; поиску информации по заданным параметрам; получению справок и ведению справочников; ведению словаря ключевых слов; созданию шаблонов для листа фонда; смене пароля; проверке объемов фондов; генерации учетных документов; экспорта сведений об изменениях в составе и объеме фондов; получению электронной справки об архиве.
ПМ «Фондовый каталог» обеспечивает два режима работы: администратора и пользователя. С конца 2007 года обеспечена возможность работы с каталогом любого числа пользователей в локальной сети Департамента. ПМ «Фондовый каталог» осуществляет: учет хранящихся, переданных и утраченных фондов; учет партийных фондов; формирование статистических отчетов; интеграцию отчетов, представляющих собой Сведения об изменениях в составе и объеме фондов по состоянию на 1 января отчетного года, а также формирование сводных отчетов о движении и наличии фондов и дел госархивов Республики Беларусь.
Наполнение базы данных осуществляется в плановом порядке. Ранее это делалось напрямую из госархивов на съемных дисках (дискеты, CD–диски). Затем был выработан следующий алгоритм взаимодействия: республиканскими госархивами и БелНИЦЭД обработанная учетная и статистическая информация путем обмена данными в виде файлов экспорта-импорта представляется с помощью комплекса программно-технических средств взаимодействия сводной АИС Департамента и типовой АИС. Областными и зональными госархивами обработанная учетная и статистическая информация представляется с помощью комплекса программно-технических средств взаимодействия типовой АИС и сводной АИС отделов по архивам и делопроизводству ГУЮ областных исполнительных комитетов путем обмена данными в виде файлов экспорта-импорта.
Следует отметить, что первоначально было принято решение о ежегодном, не позднее 1 декабря года, предшествующего отчетному, представлении в ГФК запланированных к вводу в текущем году 500 единиц ЭКФ (по списку фондов, без учета состояния фондов). Позже выяснилось, что данная норма является своего рода препятствием для предполагаемого завершения создания системы автоматизированного централизованного государственного учета, поскольку при сохранении ежегодной плановой цифры в 500 ЭКФ создание полной базы данных ГФК должно было произойти только к 2017 году. Выходом стало решение увеличить темпы работы в данном направлении и организовать первоочередной ввод ЭКФ на хранящиеся фонды 1 и 2 категории, и лишь после – на переданные, объединенные и утраченные.
В настоящее время формирование базы данных автоматизированного ГФК полностью завершено, на 1 января 2012 г. внесено 62 657 ЭКФ. В дальнейшем стоит задача улучшения качественного уровня ЭКФ. Ежегодный импорт электронных карточек, представляемых из республиканских госархивов и областных Фондовых каталогов, обеспечивает актуальное состояние базы данных ПМ «Фондовый каталог» Департамента путем планового внесения сведений о фондах, вновь поступивших на постоянное хранение, и внесения изменений в уже хранящиеся путем замены ЭКФ.
Таким образом, определен порядок и способ передачи электронной информации, в соответствии с которым областные и зональные госархивы передают ее в отделы по архивам и делопроизводству ГУЮ, а они, в свою очередь, обязаны ежегодно, в соответствии с ведомственной отчетностью передать сформированный пакет представления в АИС сводную Департамента. Республиканские госархивы электронную информацию передают непосредственно в Департамент.
Ежегодно о выявленных ошибках и неточностях ЭКФ своевременно сообщается в отделы по архивам и делопроизводству ГУЮ и в госархивы, которые затем представляют ЭКФ «взамен». За последние несколько лет ежегодно в среднем в ГФК вносится информация о 150 новых фондах, о 2 тысячах изменений, произошедших в фондах, выставляется до 500 замечаний по качеству представленных ЭКФ.
С 2010 года БелНИЦЭД разрабатывает проект для создания технологии представления ГФК в сети Интернет. Окончание научно-исследовательской разработки запланировано на конец 2012 года. В рамках данной работы определены формат архивной копии ПМ «Фондовый каталог» для ее передачи на долговременное хранение в архив электронных документов БелНИЦЭД и требования по доработке первой версии ПМ «АИС сводная», обеспечивающие указанный процесс.
Тестовое выставление ГФК в сети Интернет в начале октября текущего года позволяет широкой аудитории пользователей в режиме удаленного доступа находить необходимые сведения о содержании и месте хранения тех или иных документов по всем госархивам Республики Беларусь.
Все госархивы Республики Беларусь приняли активное участие в подготовительных мероприятиях для перехода к автоматизированному госучету документов, без реализации которых ввод типовой и сводной АИС в промышленную эксплуатацию оказался бы еще более сложным.
Следует сказать, что в 2010 году типовая АИС архива прошла опытную эксплуатацию в Департаменте и госархивах г. Минска. Комиссия в составе работников Департамента и БелНИЦЭД по итогам проделанной работы провела анализ составленных предложений и замечаний. Был определен ряд предложений, в том числе и по ПМ «Учет», которые затем в течение года были внедрены. Ряд предложений еще подлежит реализации при модификации функций или в последующих версиях типовой АИС.
Ведение ПМ «Учет» в госархивах Республики Беларусь в основном осуществляют работники отделов обеспечения сохранности документов и фондов. Остальные отделы имеют доступ к модулю в режиме просмотра и могут использовать его как справочно-информационную базу. Руководство каждого госархива самостоятельно определяет количество работников, занимающихся госучетом документов. Разграничение функций по ведению автоматизированного госучета и осуществлению контроля за качеством и своевременностью внесения информации отражено в приказах директоров госархивов.
Исходя из материальных возможностей учреждений и потенциала работников, руководители госархивов оптимизируют работу по эксплуатации ПМ «Учет»: приобретается компьютерная техника, отвечающая требованиям АИС архива, созданы локальные вычислительные сети, в некоторых госархивах заключены договора со специальными организациями на обслуживание техники и локальных вычислительных сетей. Работники госархивов, ответственные за ведение госучета, самостоятельно изучают методическую литературу, обмениваются опытом ведения модуля с другими госархивами. Обучение в этой области должно быть постоянным, так как информационные технологии развиваются очень быстро.
Вместе с тем, автоматизация выявила ряд имеющихся проблем и недостатков в работе ряда госархивов в части ведения госучета документов. Поскольку процесс автоматизации одновременно с повышением эффективности работы выявляет все ошибки и неточности в госучете, которые накапливались десятилетиями, в ходе внедрения автоматизации создавались достаточно непростые ситуации, которые приходилось оперативно решать.
Понятно, что по мере того, как автоматизированные информационные ресурсы развиваются и вовлекаются в активный оборот, неизбежно будут изменяться методы и показатели архивной деятельности, виды работ, и к этому надо быть готовыми. Пока что из-за имеющихся проблем в части ведения автоматизированного госучета документов, госархивы Республики Беларусь учитывают движение архивных документов, а также поступление новых фондов по электронным учетным документам одновременно с ведением учета документов на бумажной основе. Централизованный госучет документов в Департаменте также ведется комбинированным способом.
Хотелось бы подчеркнуть, что Департаментом, БелНИЦЭД и госархивами Республики Беларусь проведена огромная совместная работа по созданию, развитию и внедрению в промышленную эксплуатацию системы автоматизированного госучета документов.
Развитие централизованного автоматизированного государственного учета госархивов Республики Беларусь происходило поступательно и в плановом режиме, с достаточным методическим руководством и необходимой программной базой для координированного и целенаправленного регулирования процессов информатизации: типового программного обеспечения, стандартов описаний архивных документов в электронных форматах.
Невзирая на встречающиеся трудности, сложившаяся система автоматизированного централизованного государственного учета документов эффективно обеспечивает создание правильного и полного учета, что, в свою очередь, способствует повышению уровня сохранности документов, увеличению точности сведений и оперативности информирования об объемах и состоянии архивных фондов.
В соответствии с Государственной программой «Архивы Беларуси» на 2011-2015 годы в ближайшей перспективе необходимо решить задачу создания системы открытого доступа к документам НАФ, основой которого должна стать информация непосредственно автоматизированного ГФК НАФ Республики Беларусь. В результате будет создана многоуровневая информационная система, содержащая архивные описания фондов, описей, дел, отдельных документов и обеспечивающая доступ к их цифровым копиям. Структура и формат архивных описаний будут соответствовать стандартам мирового архивного сообщества. Единая архивная база данных будет размещена в Интернете. В настоящее время ведутся работы по созданию технического проекта Системы открытого доступа.
_______________________
Информация начальника отдела обеспечения сохранности и государственного учета документов Росархива Т.Е.Шабановой об опыте работы архивных учреждений Российской Федерации по созданию и развитию системы автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации
В системе мер по обеспечению сохранности и использованию документов Архивного фонда Российской Федерации особое место занимает их государственный учет. Правовой основой его организации является ст. 19 Федерального закона Российской Федерации
Реализация названных полномочий осуществляется в порядке, установленном Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации[2]. В основе этой работы – сосредоточение в уполномоченных органах исполнительной власти в области архивного дела статистических паспортных и пофондовых сведений об архивных фондах, хранящихся в государственных и муниципальных архивах, других организациях, осуществляющих постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации. Сведения об архивных фондах должны представляться в форме карточек, которые организовывались соответственно в региональные фондовые каталоги и Центральный фондовый каталог (ЦФК) Росархива.
Однако ввиду низкой эффективности традиционных технологий пофондового централизованного учета, учетный потенциал ЦФК, а главное, его информационный потенциал практически не был реализован. А между тем, ЦФК является не только главным элементом системы централизованного государственного учета, но и универсальным и единственным в своем роде справочником о составе и содержании архивных фондов, своеобразной информационной моделью Архивного фонда Российской Федерации.
Первая неудачная попытка его автоматизации, базировавшаяся на централизованном вводе информации в автоматизированную систему с бумажных носителей, представляемых государственными архивами всех уровней в Главархив СССР, была предпринята еще
С начала внедрения информационных технологий в сферу архивного дела автоматизация государственного учета рассматривается Росархивом как основа создания и развития информационной инфраструктуры отрасли, поскольку именно в учетных справочниках аккумулируется вся информация о состоянии архивных фондов, составе и содержании их документов. Развитие системы автоматизированного учета фактически является развитием информационного ресурса общероссийского автоматизированного научно-справочного аппарата (НСА) к документам Архивного фонда Российской Федерации и другим архивным документам.
Трехзвенность системы архивных учреждений страны обусловила необходимость разработки трех учетно-поисковых программных комплексов (ПК), каждый из которых соответствует определенному уровню архивного учреждения:
Принципиально важным является то обстоятельство, что в основе разработки каждого из трех названных ПК, в совокупности составляющих систему автоматизированного государственного учета, изначально были заложены единые принципы их построения, как в части выбора программных платформ, так и в части определения состава показателей учета и описания архивных фондов. Этим достигается:
При этом программные комплексы первых двух уровней – «Архивный фонд» и «Фондовый каталог» являются типовыми программными продуктами с возможностями их тиражирования.
Разработка и реализация указанных подходов была начата Росархивом еще во второй половине
Основным его содержанием стала подготовка и внедрение в практику работы государственных и муниципальных архивов первых трех версий ПК «Архивный фонд». Названный ПК был передан также в архивные учреждения ряда стран СНГ, однако дальнейшее развитие взаимодействие на этом направлении не получило.
В этот же период была разработана первая версия ПК «Фондовый каталог», обеспечивающая объединение баз данных, созданных на основе ПК «Архивный фонд», в единую базу данных, включающую сводную информацию по всем государственным и муниципальным архивам субъекта Российской Федерации.
Их практическая апробация показала правильность выбранных подходов и необходимость дальнейшего совершенствования типовых программных продуктов в области учета, что, наряду с расширением охвата автоматизированной системой учета все большего числа архивов, явилось главным содержанием второго этапа работы на рассматриваемом направлении.
Инновационным проектом, реализованным в рамках второго этапа, стала разработка на современной программной платформе, совместимой с наиболее распространенными операционными системами,
Основными особенностями 4-ой версии являются:
li>интегрирование автоматизированного НСА с цифровым фондом пользования – оцифрованными образами архивных документов;
Решением коллегии Росархива от 12 февраля 2009 г.,
В развитие ПК «Архивный фонд» были разработаны новые версии ПК «Фондовый каталог», а также ПК «Центральный фондовый каталог», позволяющие предоставить открытую часть ресурсов, накопленных в системе автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, в режиме удаленного доступа в сети Интернет. На все названные программные продукты получены свидетельства о государственной регистрации.
Внедрение информационных технологий в практику работы архивных учреждений невозможно без финансового обеспечения работ. Эта проблема решается в рамках федеральных целевых программ «Культура России
За счет программных средств организована разработка программных продуктов для ведения автоматизированного государственного учета, закупка компьютерной техники, ведется оцифровка описей и документов, в том числе для их интеграции в ПК «Архивный фонд». Например, в
Аналогичная работа ведется в регионах за счет средств субъектов Российской Федерации, а также в муниципалитетах.
Решению проблем на рассматриваемом направлении подчинена и организаторская работа Росархива. Как уже отмечалось ранее, вопросы, связанные с автоматизацией государственного учета, неоднократно рассматривались коллегией Росархива.
В рамках научно-методических советов архивных учреждений федеральных округов по инициативе Росархива систематически организуются совещания-семинары по названной проблематике. Вопросы информатизации архивного дела явились предметом рассмотрения на VII заседании Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве (г. Казань, сентябрь 2011 г.).
В результате этих и других мероприятий ПК «Архивный фонд» в той или иной версии ведут практически все федеральные архивы[3], государственные архивы субъектов Российской Федерации и муниципальные архивы.
В автоматизированную систему учета включена информация о более, чем 790,0 тыс. фондах, что составляет почти 86% от числа хранящихся в государственных и муниципальных архивах страны.
ПК «Фондовый каталог» и ПК «Архивный фонд» широко используются в повседневной практической работе архивных учреждений. В Мурманской области, например, на основании актуализируемой дважды в год БД «Фондовый каталог», переданной в заполненном виде в каждый муниципальный архив региона, исполняются практически все непрофильные запросы.
В госархиве Краснодарского края без БД «Архивный фонд» не исполняется ни один тематический запрос. С использованием данных этой учетной базы решаются вопросы фондирования, составляются паспорт архива, текущие и перспективные планы проверки наличия фондов, прослеживается динамика изменений объемов документов, требующих улучшения физического состояния и др.
Особенно активно используется ПК «Архивный фонд» в архивах Ставропольского края, включая его возможности в части работы с цифровыми образами описей архивных дел и цифровым фондом пользования.
Качественно новый третий этап развития системы автоматизированного государственного учета связан с разработкой и началом реализации комплексной «Программы информатизации Федерального архивного агентства и подведомственных ему учреждений на
В числе приоритетных проблем, обозначенных в Программе – информатизация основной деятельности архивов и предоставление государственных услуг в электронном формате. В основе их решения – совершенствование Единой трехуровневой автоматизированной учетно-информационной системы Архивного фонда Российской Федерации.
Серьезным шагом в части реализации программных мероприятий стало размещение на портале «Архивы России» в январе 2012 г. тестовой версии Центрального фондового каталога с информацией о составе и содержании 73,0 тыс. фондов 12 федеральных архивов (включая переданные и утраченные фонды).
В сентябре 2012 года в автоматизированный Центральный фондовый каталог добавлены данные об архивных фондах государственных архивов Ямало-Ненецкого АО (1644 фонда), Республики Мордовия (9934 фонда), Республики Татарстан (14725 фондов), Забайкальского края (4644 фонда), Архангельской области (8480 фондов), Ленинградской области (3455 фондов), Липецкой области (7870 фондов), Магаданской области (2306 фондов), Псковской области (13616 фондов), Свердловской области (10580 фондов).
Всего база данных содержит информацию о более чем 150,0 тыс. фондах.
Кроме сокращенного и полного названия архива открытая часть информационного массива ЦФК, размещенного в Интернете, включает номера, название и крайние даты документов каждого фонда, аннотацию состава и содержание его документов, историческую справку к фонду, а также номера, названия, крайние даты документов и аннотацию описей.
Поиск информации осуществляется по ключевым словам в названии фонда (сочетанием слов), дате, которые задаются в поисковой строке, что позволяет получить перечень названий фондов, содержащих запрашиваемую информацию (простой поиск). При желании можно детализировать область поиска, выбрав регион, архив (архивы). Возможно применение расширенного поиска – за счет ключевых слов в аннотациях и исторических справках к фонду.
Ежемесячно электронный ЦФК посещают до 7,0 тыс. пользователей. Таким образом, создание единого автоматизированного информационного ресурса позволяет в электронном виде в режиме удаленного доступа реализовать одну из основных задач архивной отрасли – предоставление сведений о составе и содержании документов Архивного фонда Российской Федерации и местах их хранения.
Составной частью системы автоматизированного государственного учета является Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации – общероссийский свод национальных документальных раритетов, создаваемый в целях контроля за их сохранностью, информирования пользователей, пропаганды историко-документального наследия народов Российской Федерации. В субъектах Российской Федерации ведутся соответственно региональные реестры.
В настоящее время заканчивается разработка программного обеспечения для создания БД «Государственный реестр» с возможностью представления информации в сети Интернет, включая изображения оцифрованных образов уникальных документов. Это обеспечит самый широкий доступ к архивным богатствам России при полной гарантии сохранности оригинала.
При разработке программного обеспечения будет решена проблема совместимости реквизитов описания БД «Государственный реестр» и ПК «Архивный фонд», а также возможность тиражирования программного обеспечения с целью его использования уполномоченными органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела для ведения региональных реестров.
В рамках реализации программных мероприятий в системе федеральных архивов планируется создать специальную структуру – Центр хранения электронных документов (ЦХЭД), в числе задач которого – обеспечение функционирования ПК «Центральный фондовый каталог» и «Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации».
Будет продолжено оснащение государственных и муниципальных архивов современной компьютерной техникой, интегрирование в систему ПК «Архивный фонд» оцифрованных документов, формирование на этой основе архивных электронных ресурсов и их представление в сети Интернет. Средства на эти цели предусмотрены федеральной целевой программой «Культура России
В числе проблем, требующих решения – совершенствование нормативной базы организации работы по централизованному государственному учету, поскольку действующие в настоящее время Регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации и «Временный порядок автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах» (приказ Росархива от 23.10.2000 № 64) устарели. В настоящее время подготовлена новая редакция Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, предусматривающая проведение этой работы с использованием информационных технологий. Предстоит организовать его регистрацию в Минюсте России.
_______________________
[1] Постановление Правительства Российской Федерации от 17.06.2004 № 290 «О Федеральном архивном агентстве».
[2] Приказ Государственной архивной службы России от 11.03.1997 № 11 (зарегистрирован Минюстом России 08.07.1997, регистрационный № 1344).
[3] Исключение составляют Российский государственный архив кинофотодокументов, в котором применяется нефондовая организация аудиовизуальных документов, и Центр хранения страхового фонда.
|
Отдел организационной, научно-методической работы и автоматизированных архивных технологий Росархива |
Отдел обеспечения сохранности и государственного учета документов Росархива |
_______________________
совместного заседания коллегий
17 октября 2012 г.
г. Псков
Об опыте работы архивных учреждений
Российской Федерации и Республики Беларусь по
созданию и развитию системы автоматизированного
государственного учета документов Архивного
фонда Российской Федерации и Национального
архивного фонда Республики Беларусь
Заслушав и обсудив вопрос об опыте работы архивных учреждений Российской Федерации и Республики Беларусь по созданию и развитию системы автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации и Национального архивного фонда Республики Беларусь, коллегии отмечают, что архивисты обеих стран ведут плановую последовательную работу на этом направлении.
С начала внедрения информационных технологий в сферу архивного дела автоматизация государственного учета архивными учреждениями Российской Федерации и Республики Беларусь рассматривается как основа создания и развития информационной инфраструктуры отрасли. Достигнуты определенные положительные результаты.
В Российской Федерации создана Единая трехуровневая автоматизированная учетно-информационная система в составе трех программных комплексов (ПК), каждый из которых предназначен для архивных учреждений определенного уровня: ПК «Архивный фонд» — для государственных и муниципальных архивов; ПК «Фондовый каталог» — для уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела; ПК «Центральный фондовый каталог» — для Росархива.
В автоматизированную систему включена информация о более чем 790,0 тыс. фондах, что составляет почти 86% от числа хранящихся в государственных и муниципальных архивах страны. Ежегодно эта информация актуализируется, а количество фондов, введенных в систему, увеличивается.
Сформированная в Республике Беларусь система централизованного автоматизированного государственного учета документов также имеет трехуровневую структуру, которая представлена программными модулями (ПМ) «Фондовый каталог» и «Учет» из состава автоматизированных информационных систем – «АИС сводная. Версия 1.1» и «АИС типовая. Версия 1.1». Данные АИС внедрены в промышленную эксплуатацию.
Первый уровень системы представлен автоматизированным Государственным фондовым каталогом, ведение которого осуществляется в Департаменте по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь. Вторым уровнем являются автоматизированные фондовые каталоги отделов по архивам и делопроизводству главных управлений юстиции областных исполнительных комитетов (областные фондовые каталоги). Автоматизацию данных процессов обеспечивает программный модуль ПМ «Фондовый каталог». Третий уровень системы – это учетные базы данных всех государственных архивов, которые наполняются при помощи ПМ «Учет».
В настоящее время формирование базы данных автоматизированного Государственного фондового каталога завершено, на 1 января 2012 г. внесено 62 657 электронных карточек на все хранящиеся, переданные и утраченные фонды. Ежегодный импорт электронных карточек фондов, представляемых из республиканских государственных архивов и областных фондовых каталогов, обеспечивает актуальное состояние базы данных ПМ «Фондовый каталог» Департамента путем планового внесения сведений о фондах, вновь поступивших на постоянное хранение, и внесения изменений в уже хранящиеся путем замены электронных карточек фондов.
Перед архивными учреждениями обоих государств стоит задача улучшения качественного уровня заполнения электронных учетных документов.
Серьезным прорывом архивистов и России, и Беларуси стало размещение информационного контента фондовых каталогов в сети Интернет.
В январе 2012 года тестовая версия Центрального фондового каталога с информацией о составе и содержании 73,0 тыс. фондов федеральных архивов размещена на портале «Архивы России». В сентябре 2012 г. указанный массив пополнился сведениями еще о более чем 77,0 тыс. фондах, хранящихся в государственных архивах субъектов Российской Федерации. До конца текущего года в этот массив будет включена информация о фондах, хранящихся в государственных архивах еще 20 субъектов Российской Федерации.
1 октября 2012 года открыт доступ к тестовой версии информационно-поисковой системы «Фондовый каталог государственных архивов Республики Беларусь» с информацией о более чем 50 тыс. фондах.
В результате проделанной работы пользователи сети Интернет в режиме удаленного доступа уже имеют возможность получать информацию о составе, содержании и месте хранения документов 12 федеральных архивов и государственных архивов 10 субъектов Российской Федерации, а также всех государственных архивов Республики Беларусь.
Коллегии отмечают, что архивистами обоих государств наработан конкретный опыт в рассматриваемой сфере, обмен которым чрезвычайно полезен и способствует совершенствованию нормативного, организационного и технического обеспечения систем автоматизированного государственного учета в России и Республики Беларусь.
Коллегии Федерального архивного агентства и Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь РЕШИЛИ:
1. Принять к сведению сообщения об опыте работы архивных учреждений Российской Федерации и Республики Беларусь по созданию и развитию системы автоматизированного государственного учета к документам Архивного фонда Российской Федерации и Национального архивного фонда Республики Беларусь (справки прилагаются).
2. Отметить, что архивные учреждения Российской Федерации и Республики Беларусь провели значительный объем работы по созданию и развитию систем автоматизированного государственного учета к документам Архивного фонда Российской Федерации и Национального архивного фонда Республики Беларусь.
3. Отделу обеспечения сохранности и государственного учета документов Федерального архивного агентства (Т.Е. Шабанова) и отделу обеспечения сохранности, государственного учета документов и автоматизированных технологий Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь (А.В. Кочеткова):
3.1. Организовать взаимный обмен организационно-методическими документами по вопросам создания и развития системы автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации и Национального архивного фонда Республики Беларусь.
3.2. Проработать и до 1 декабря внести руководству Федерального архивного агентства и Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь предложения об организации в 2013 г. командировок специалистов для изучения опыта в области развития и совершенствования автоматизированного государственного учета документов.
3.3. Информацию о проведении совместного заседания коллегий Федерального архивного агентства и Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь разместить на официальном сайте Агентства и сайте «Архивы Беларуси».
3.4. В целях расширения доступа пользователей к информации об архивных документах осуществить размещение баннеров Центрального фондового каталога Архивного фонда Российской Федерации и Государственного фондового каталога Национального архивного фонда Республики Беларусь на официальном сайте Федерального архивного агентства и сайте «Архивы Беларуси» в виде взаимных ссылок.
3.5. Контроль за выполнением настоящего решения возложить на отдел обеспечения сохранности и государственного учета документов Федерального архивного агентства (Т.Е. Шабанова) и отдел обеспечения сохранности, государственного учета документов и автоматизированных технологий Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь (А.В. Кочеткова).
|
Председатель коллегии – Руководитель Федерального архивного агентства А.Н. Артизов |
Председатель коллегии – Директор Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь В.И. Адамушко |