27 сентября 2011 г. состоялось заседание коллегии Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь

27 сентября 2011 г. состоялось заседание коллегии Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь, на котором были рассмотрены вопросы: о подготовке государственных архивных учреждений к осенне-зимнему периоду 2011/2012 года; о работе по созданию и развитию автоматизированного научно-справочного аппарата к документам Национального архивного фонда Республики Беларусь в государственных архивах; о назначении Л.П.Пастернак на должность заведующего отделом автоматизированных информационно-поисковых систем учреждения «Белорусский государственный архив кинофотофонодокументов».

В ходе обсуждения информации о подготовке государственных архивных учреждений к осенне-зимнему периоду 2011/2012 года, отмечено, что в целях своевременной подготовки к работе в предстоящий осенне-зимний период и во исполнение постановления Совета Министров Республики Беларусь от 13 мая 2011 г. № 604 «О подготовке к работе в осенне-зимний период 2011/2012 года», в государственных архивных учреждениях организованы плановые проверки пожарной сигнализации, оповещения о пожаре, противопожарного водоснабжения, отопления и электрооборудования на соответствие их требованиям технических нормативных правовых актов. Планы организационно-технических мероприятий по подготовке к работе разрабатывались на основе анализа функционирования систем жизнеобеспечения зданий в предыдущий осенне-зимний период, а также с учетом предписаний органов Госэнергонадзора и Госпожнадзора.Акты проверки готовности и паспорта готовности потребителя тепловой энергии оформлены всеми государственными архивными учреждениями, являющимися собственниками зданий. Акты проверки готовности и паспорта готовности потребителя тепловой энергии оформлены также арендодателями архивных учреждений.

Во всех учреждениях осуществлены необходимые работы по профилактике и ремонту систем теплоснабжения. Особое внимание уделялось контролю за исправным функционированием приборов учета тепла. В настоящее время в государственных архивных учреждениях осуществляется комплекс необходимых мероприятий, направленных на поддержание оптимальных режимов хранения документов и созданию благоприятных и безопасных условий работы для людей.

Коллегией отмечено, что государственные архивные учреждения к работе в осенне-зимний период 2011/2012 года готовы.

В ходе обсуждения вопроса о работе по созданию и развитию автоматизированного научно-справочного аппарата к документам Национального архивного фонда Республики Беларусь в государственных архивах, было отмечено, что развитие автоматизированного научно-справочного аппарата к архивным документам является одной из важных задач деятельности государственных архивов на современном этапе.

Госархивами проведена определённая работа, обеспечивающая более оперативный и качественный поиск документов и документной информации в целях их эффективного использования: создан постоянно количественно и информативно пополняющийся массив тематических баз данных, представляющих собой архивные справочники в электронном виде с расширенными функциями поиска; наращиваются темпы работы по оцифровыванию и созданию в электронном виде описей архивных фондов; в работу госархивов внедрен программный модуль «Научно-справочный аппарат. Версия 1.0» в составе типовой «АИС архива 1.0»; увеличиваются темпы использования интернет-технологий для НСА.

На отраслевом сайте «Архивы Беларуси» опубликована представительская информация по НСА госархивов Республики Беларусь, целенаправленно проводится создание и наполнение специальной рубрики «Архивные справочники». В БелНИЦЭД проводится научно-исследовательская работа «Разработка технологии для представления Государственного фондового каталога в сети Интернет», при реализации которой будет обеспечен свободный доступ пользователей к описаниям архивных фондов госархивов, что позволит содействовать реализации прав граждан на получение архивной информации. Разработчиками предусмотрено создание отдельного самостоятельного сайта для размещения на нем информации Государственного фондового каталога (далее – ГФК). Поскольку именно в процессе государственного учета накапливается информация, необходимая для НСА, выставление ГФК в сети Интернет позволит расширить возможности поиска сведений об архивных документах на уровне фонда. Дальнейшими необходимыми шагами должна стать подготовка в автоматизированном режиме поисковых средств.

Отмечая работу архивных учреждений в области проведения работ по автоматизации НСА, коллегия обозначила и наличие серьезных проблем. Многие созданные ранее автоматизированные справочники в настоящее время не заполняются, поскольку устаревшие программы, с помощью которых они созданы, требуют переработки. Во внедряемом в госархивах программном модуле «Научно-справочный аппарат. Версия 1.0» на сегодняшний день предусмотрено создание электронных справочников только одного типа (каталогов). Не все архивные учреждения одинаково добросовестно претворяют в жизнь плановое внедрение в промышленную эксплуатацию и использование в работе типовой «АИС архива. Версия 1.0». Одновременно с завершением работы над Единым классификатором документной информации НАФ Республики Беларусь необходимо рассмотреть вопросы, связанные с ведением данного классификатора, его пополнением, распространением, внедрением в типовую «АИС архива. 1.0» и АИС сводную.

Коллегией принято решение о назначении на должность заведующего отделом автоматизированных информационно-поисковых систем учреждения «Белорусский государственный архив кинофотофонодокументов» Пастернак Любови Павловны.