20 октября 2010 г. состоялось заседание коллегии Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь

20 октября 2010 г. состоялось заседание коллегии Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь, на котором были рассмотрены вопросы: о работе по улучшению физического состояния документов в государственных архивах, о состоянии и объеме документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, находящихся на хранении в организациях – источниках комплектования государственных архивов, по состоянию на 01.01.2010.

В ходе обсуждения информации о работе по улучшению физического состояния документов в государственных архивах, отмечено, что работа по улучшению физического состояния документов, обеспечению их сохранности является одним из основных направлений деятельности архивных учреждений. Эта работа напрямую связана с укреплением материально-технической базы отрасли, что нашло отражение в Государственной программе «Архивы Беларуси» на 2011–2015 годы.

В государственных архивах постоянно проводятся мероприятия по выявлению и отбору документов для осуществления специальной обработки. Достаточно сказать, что 7 процентов от всех хранящихся дел требуют проведения дезинфекции и реставрации, 8 процентов – переплета и подшивки. В то же время наблюдается положительная динамика – общая потребность в реставрации снизилась с 7,6 процента до 6,9 процента. Средний показатель закартонированных дел составляет 80 процентов.

В то же время существует ряд серьезных проблем. Имеют место чрезвычайные ситуации, которые влекут за собой необходимость проведения срочных консервационно-профилактических и реставрационных работ. Необходимо повысить качество реставрации документов, требуют решения вопросы кадрового обеспечения данного направления.

В ходе обсуждения второго вопроса коллегией отмечено, что состояние и развитие архивного дела связано с совершенствованием системы ведомственного хранения документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, укреплением ее правовой, организационной и материально-технической базы, повышением уровня и эффективности деятельности ведомственных архивов.

По состоянию на 01.01.2010 на учете в республиканских, областных и зональных государственных архивах состоит 8643 организации (государственных – 7485, негосударственных – 1318, общественных – 992), из них: 8259 организаций, хранящих управленческую документацию, 384 организации, хранящие научно-техническую документацию, кинофотофонодокументы, электронные документы. В республиканских архивах на учете состоит 497 организаций, хранящих УД, из них: государственных – 280, негосударственных – 83, общественных – 134. В областных и зональных архивах на учете состоит 7762 организации, хранящие управленческую документацию, из них: государственных – 5467, негосударственных – 1467, общественных – 828.

Коллегия отмечает, что организация ведомственного хранения документов в отдельных организациях не отвечает современным требованиям, не на должном уровне находится материально-техническое и кадровое обеспечение ведомственных архивов. Недостаточная обеспеченность ведомственных архивов штатными работниками и специально приспособленными помещениями объясняется, как правило, невниманием руководителей многих организаций к проблеме сохранности документов. Это не может не сказаться на обеспечении сохранности документов, подготовке и передаче их на госхранение.

По состоянию на 01.01.2010 на ведомственном хранении находится 1 706 972 дела постоянного хранения за 1917–2009 годы. Из них только 74,3% дел постоянного хранения подготовлено к передаче на госхранение. Особые опасения за обеспечение сохранности документов вызывают организации-источники комплектования госархивов общественных объединений Гомельской, Гродненской и Могилевской областей. Сверх установленного срока ведомственного хранения в организациях хранится 511147 дел, или 29,9% от общего количества хранящихся в организациях дел постоянного хранения.

Проведенный анализ состояния и объема документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, находящихся на хранении в организациях-источниках комплектования госархивов, показал, что, несмотря на имеющиеся недостатки, наметилась положительная динамика в работе с документами в организациях.