29 декабря 2009 г. состоялось заседание коллегии Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь
29 декабря 2009 г. состоялось заседание коллегии Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь, на котором были рассмотрены вопросы выполнения задач, намеченных «Стратегией автоматизации архивной отрасли на ближайшую перспективу (2005–2010)», работы с обращениями граждан в системе Государственной архивной службы Республики Беларусь (ГАС) во втором полугодии 2009 г., исполнения законодательства по борьбе с коррупцией в системе ГАС в 2009 году, проведения проверок (ревизий) финансово-хозяйственной деятельности подчиненных учреждений и меры, направленные на усиление контроля и экономии бюджетных средств, сохранности материальных ценностей, а также проект плана основных мероприятий Департамента на 2010 год.
В ходе обсуждения первого вопроса было отмечено, что за период 2005–2009 гг. проведена большая работа по дальнейшей автоматизации архивной отрасли Республики Беларусь. В «Стратегии автоматизации архивной отрасли на ближайшую перспективу (2005–2010 гг.)» предусматривались автоматизация основной деятельности государственных архивов Республики Беларусь; автоматизация деятельности Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики; организация взаимодействия государственных архивных учреждений на базе электронной почты и Интернета.
Целью автоматизации основной деятельности государственных архивов является создание в каждом из них автоматизированной информационной системы. В 2009 году завершена разработка сетевой версии типовой АИС архива. Вместе с тем в области автоматизации архивной отрасли имеется ряд серьезных проблем. Анализ компьютерного парка государственных архивов показал, что 14,2% компьютеров подлежат замене как не обеспечивающие работу современных программных средств, 23% требуют модернизации (если это возможно по техническим показателям) или замены. В ряде архивов не организовано резервное копирование. Остро стоит проблема администрирования ЛВС. Существует необходимость постоянного программно-технического и предметного сопровождения эксплуатации АИС архива. Коллегией принято решение, направленное на дальнейшее развитие автоматизации архивной отрасли страны.
Заслушав и обсудив информацию по второму вопросу, коллегия отметила, что работа органов и учреждений ГАС по рассмотрению обращений граждан и выдаче архивных справок организована и велась в строгом соответствии с порядком, определенным законодательством Республики Беларусь. В архивной отрасли успешно функционирует система выдачи архивных справок на основании только заявлений граждан без дополнительного предоставления ими других документов. Департаментом, органами ГАС областей осуществляется надлежащий контроль за работой госархивов с обращениями граждан. Во второй половине 2009 г. Департаментом были проведены проверки соблюдения порядка рассмотрения обращений граждан и юридических лиц в БГАКФФД, БГАНТД, БелНИИДАД, БГАМЛИ, ЦЛМРД. В указанных архивных учреждениях соблюдается действующее законодательство Республики Беларусь об обращениях граждан. Вместе с тем в работе с обращениями граждан архивные учреждения встречаются с определенными трудностями, связанными с плохой сохранностью документов по личному составу ликвидированных организаций.
В информации по вопросу о соблюдении законодательства по борьбе с коррупцией в системе ГАС отмечалось, что этот вопрос находится на постоянном контроле Департамента по архивам и делопроизводству. При проведении проверок (ревизий) финансово-хозяйственной деятельности подчиненных государственных архивных учреждений особое внимание уделяется вопросам эффективного и правильного расходования денежных средств, порядка хранения, использования и списания государственного имущества. В учреждениях отрасли постоянно проводится работа по ознакомлению и разъяснению требований законодательства об ответственности за коррупцию.
На заседании коллегии был рассмотрен и одобрен проект Плана основных мероприятий Департамента на 2010 год.