28 ноября 2019 г. состоялось заседание коллегии Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь

28 ноября 2019 г. состоялось заседание коллегии Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь (далее – Департамент), на котором были рассмотрены вопросы о работе Департамента и государственных архивов по осуществлению административных процедур в 2019 г. и о состоянии централизованного учета документов, хранящихся в государственных архивных учреждениях, за период 2014 – 2018 гг.

По первому вопросу коллегией отмечено, что в 2019 г. деятельность Департамента и государственных архивов была направлена на своевременное и качественное осуществление административных процедур.

За январь – октябрь 2019 г. государственными архивами рассмотрено 4 346 заявлений граждан на выдачу архивной справки (архивной копии, архивной выписки, информационного письма) по запросам социально-правового характера. 4 211 заявлений поступило от граждан Республики Беларусь, 135 – от иностранных граждан и лиц без гражданства, временно пребывающих, временно и постоянно проживающих в Республике Беларусь. 3 811 заявлений касались архивных документов, не содержащих сведений, относящихся к личной тайне граждан, 535 – содержащих сведений, относящихся к личной тайне граждан. Из 3 811 заявлений в 1 990 истребовалась информация, касающаяся имущественных и наследственных прав граждан.

По поступившим заявлениям было принято 4 346 административных решений, из них 4 257 – об осуществлении административной процедуры, 89 – об отказе в принятии заявления на осуществление административной процедуры по основаниям, предусмотренным Законом.

Коллегией рекомендовано руководителям НАРБ, БГАМЛИ, БГАНТД, областных и зональных архивов продолжить контроль за соблюдением в архивах требований законодательства Республики Беларусь по осуществлению административных процедур и обеспечить проведение проверок в части ведения делопроизводства по административным процедурам в соответствии с требованиями актов законодательства Республики Беларусь. О результатах проделанной работы проинформировать Департамент до 5 ноября 2020 года.

По второму вопросу коллегией отмечено что сложившаяся система централизованного государственного учета документов служит важнейшим средством контроля за наличием, состоянием, движением документов и источником информации о количественном и содержательном составе архивных фондов.

Трехуровневая структура централизованного государственного учета, в которую входят Департамент, структурные подразделения по архивам и делопроизводству областных исполнительных комитетов и государственные архивные учреждения успешно функционирует.

Данные Государственного фондового каталога Национального архивного фонда Республики Беларусь (ГФК) как республиканского информационного ресурса ежегодно актуализируются.

Информация из ГФК в части состава, содержания и местонахождения хранящихся фондов выставлена в сети Интернет в виде интернет-сайта «Фондовый каталог государственных архивов Республики Беларусь» (http://fk.archives.gov.by/).

Отмечая работу государственных архивных учреждений в области проведения работ по учету, коллегия обозначила, что качество подготовки отчетных документов, представляемых для пополнения или замены информации в ГФК, не всегда является достаточным.

Структурным подразделениям по архивам и делопроизводству облисполкомов, государственным архивным учреждениям необходимо при составлении учетной и отчетной документации обеспечить своевременность представления данных в Департамент и контроль на постоянной основе за их достоверностью.

На заседании коллегии была заслушана информация директора БГАНТД А.М.Запартыко «О работе по выполнению государственным учреждением «Белорусский государственный архив научно-технической документации» Директивы Президента Республики Беларусь от 11 марта 2004 г. № 1 «О мерах по укреплению общественной безопасности и дисциплины».

Коллегия согласовала назначение Мусвидас Вероники Александровны на должность заведующего отделом информации и использования документов БГАНТД и Скидановой Марины Тарасовны на должность заведующего отделом информационно-поисковых систем НИАБ.