20 мая 2008 г. состоялось республиканское совещание-семинар «О создании страхового фонда и фонда пользования документов Национального архивного фонда Республики Беларусь»
20 мая 2008 г. состоялось республиканское совещание-семинар «О создании страхового фонда и фонда пользования документов Национального архивного фонда Республики Беларусь».
Участники, обсудив состояние работы по созданию копий страхового фонда и фонда пользования документов Национального архивного фонда Республики Беларусь (далее – НАФ), отмечают, что среди комплекса мероприятий по обеспечению сохранности архивных документов данное направление является одним из актуальных в деятельности учреждений Государственной архивной службы. Интенсивный рост обращений к архивным фондам ставит перед белорусскими архивистами задачу поиска оптимальных решений в предоставлении полноценного доступа к документам без ущерба для их сохранности.
В архивной отрасли страховое копирование документов на бумажной основе осуществляет Центральная лаборатория микрофильмирования и реставрации документов НАФ (далее – ЦЛМРД); аудиовизуальных документов – Белорусский государственный архив кинофотофонодокументов (далее – БГАКФФД). По состоянию на 01.01.2008 страховые копии созданы на 72 процента особо ценных дел на бумажной основе, 78 процентов единиц учета особо ценных кинодокументов, 97 процентов единиц учета особо ценных фотодокументов, 100 процентов единиц учета особо ценных фонодокументов.
Копии фонда пользования создаются на особо ценные, а также наиболее используемые дела для обеспечения сохранности их оригиналов. С 2007 года в ЦЛМРД возобновлено создание фонда пользования путем микрофильмирования, чему предшествовало планомерное и масштабное техническое переоснащение лаборатории.
В последние годы в отрасли внедрена технология создания копий фонда пользования путем оцифровывания. Оцифровыванием архивных документов на бумажной основе с 2001 года занимается Республиканская техническая лаборатория микрофильмирования страхового фонда документации (далее – РТЛМСФД). С 2002 по 2007гг. создано 483862 цифровые копии архивных документов. Создание цифровых копий архивных документов проводилось также некоторыми государственными архивами (Национальный архив Республики Беларусь, Национальный исторический архив Беларуси (далее – НИАБ), Белорусский государственный архив научно-технической документации, БГАКФФД).
Технология оцифровывания микрофотокопий на практике освоена Белорусским научно-исследовательским центром электронной документации (далее – БелНИЦЭД) и НИАБ, которыми в рамках выполнения международного договора об обмене копиями документов на эквивалентной основе проводилось сканирование страховых микрофотокопий документов Брянского гродского суда, в ходе которого оцифровано 161526 кадров.
Для обеспечения длительной сохранности цифровых копий архивных документов в БелНИЦЭД в 2005 году на базе архива электронных документов организован Фонд цифровых копий архивных документов, объем которого в настоящее время составляет 205 Гб.
В ходе совещания-семинара были обсуждены имеющиеся проблемы и намечены пути их решения.