1 красавіка 2021 г. адбылося пасяджэнне калегіі Дэпартамента па архівах і справаводству Міністэрства юстыцыі Рэспублікі Беларусь

1 красавіка 2021 г. адбылося пасяджэнне калегіі Дэпартамента па архівах і справаводству Міністэрства юстыцыі Рэспублікі Беларусь (далей – Дэпартамент), на якім былі разгледжаны наступныя пытанні:

1. Аб праекце Закона Рэспублікі Беларусь па карэкціроўцы Закона Рэспублікі Беларусь ад 25 лістапада 2011 г. № 323-З «Аб архіўнай справе і справаводству ў Рэспубліцы Беларусь».

2. Аб архіўным захоўванні электронных дакументаў.

Па першым пытанні калегіяй адзначана, што ў перыяд з кастрычніка 2020 г. па сакавік 2021 г. падрыхтоўка праекта Закона Рэспублікі Беларусь “Аб змяненні Закона Рэспублікі Беларусь «Аб архіўнай справе і справаводству ў Рэспубліцы Беларусь»” (далей – праект Закона) ажыццяўлялася ў рамках дапрацоўкі яго асобных палажэнняў. З пачатку 2021 г. гэта работа праводзіцца ў адпаведнасці з пунктам 5 Плана падрыхтоўкі законапраектаў на 2021 год, зацверджанага Указам Прэзідэнта Рэспублікі Беларусь ад 4 студзеня 2021 г. № 2, а таксама пункта 4 Плана падрыхтоўкі (удзелу ў падрыхтоўцы) законапраектаў рэспубліканскімі органамі дзяржаўнага кіравання ў 2021 годзе, зацверджанага пастановай Савета Міністраў Рэспублікі Беларусь ад 24 лютага 2021 г. № 106.

Калегія звярнула ўвагу, што ў выніку змены дэфініцыі тэрміна «дакумент Нацыянальнага архіўнага фонду» паўстала неабходнасць удакладнення ў праекце Закона пераліку суб’ектаў, якія прадстаўляюць звесткі аб архіўных дакументах у Дзяржаўны фондавы каталог. Да дадзеных суб’ектаў аднесены тэрытарыяльныя (гарадскія або раённыя) архівы, якія ажыццяўляюць захоўванне дакументаў рэарганізаваных, ліквідаваных арганізацый, індывідуальных прадпрымальнікаў і прадстаўніцтваў замежных арганізацый, якія спынілі дзейнасць.

У праект Закона была ўнесена норма, згодна з якой прадугледжана выключэнне з ліку дакументаў Нацыянальнага архіўнага фонду Рэспублікі Беларусь (далей – НАФ) паняцця “дакументы па асабовым складзе” (пры гэтым у цэлым нязначная частка “дакументаў па асабовым складзе” можа быць аднесеная да катэгорыі дакументаў НАФ). Для абазначэння “дакументаў па асабовым складзе” у новым статусе праект Закона быў дапоўнены артыкулам, у якім агаворваецца тэрмін захоўвання дакументаў названай групы ў межах 55 гадоў.

У праекце Закона прадугледжана магчымасць захавання дакументаў у іншых арганізацыях (пры гэтым агаворваецца забарона перадачы на захоўванне ў іншыя арганізацыі дакументаў НАФ дзяржаўнымі органамі, іншымі арганізацыямі, якія з’яўляюцца крыніцамі камплектавання дзяржаўных архіваў, без ўзгаднення з адпаведнымі дзяржаўнымі архівамі).
Праект Закона дапоўнены пералікам крытэрыяў, на падставе якіх архіўныя дакументы будуць адносіцца да катэгорыі дакументаў, якія змяшчаюць звесткі, якія адносяцца да асабістай таямніцы грамадзян. Гэта выклікана практычнай неабходнасцю ліквідацыі або істотнай мінімізацыі ступені суб’ектывізму ў вызначэнні груп дакументаў, доступ да якіх абмяжоўваецца.

Калегія адзначае, што ўяўляецца мэтазгодным увесці ў заканадаўства норму, якая павялічвае тэрмін часовага захоўвання запісаў актаў грамадзянскага стану да 100 гадоў. Падставай для гэтага з’яўляецца факт пашырэння часовага перыяду, на працягу якога захоўваецца актуальнасць запісаў актаў грамадзянскага стану, зробленых у пасляваенны перыяд.

Калегія таксама звяртае ўвагу на пагрозу ўзнікнення сітуацый, звязаных з магчымым невяртаннем канфіскаваных іншымі арганізацыямі арыгіналаў архіўных дакументаў (у сувязі са службовай дзейнасцю гэтых арганізацый), уключаючы дакументы НАФ. Зыходзячы з гэтага, прызнана апраўданым ўключэнне ў праект Закона нормы, згодна з якой у выпадку канфіскацыі (выемкі) арыгіналаў архіўных дакументаў юрыдычна замацоўваецца абавязковасць іх вяртання.

Калегіяй паказана на неабходнасць дасягнення максімальна шырокага доступу карыстальнікаў да архіўных дакументах. Для гэтага падтрымана ўключэнне ў праект Закона нормы, якая рэгламентуе зняцце ўстаноўленых абмежаванняў з дакументаў пры іх перадачы на пастаяннае захоўванне.

Па выніках разгляду пытання калегіяй дадзены ўказанні аддзелам Дэпартамента сумесна з Беларускім навукова-даследчым інстытутам дакументазнаўства і архіўнай справы аператыўна ажыццявіць дапрацоўку праекта Закона і ва ўстаноўленыя тэрміны накіраваць яго на ўзгадненне ў рэспубліканскія органы дзяржаўнага кіравання і іншыя зацікаўленыя арганізацыі.

Па другім пытанні калегіяй было адзначана, што ў Беларускім навукова-даследчым цэнтры электроннай дакументацыі (далей – БелНДЦЭД) праводзіцца пастаянная праца па забеспячэнню архіўнага захоўвання дакументаў у электронным выглядзе, у тым ліку электронных дакументаў (далей – ЭД) НАФ. З 1999 г. БелНДЦЭД на пастаяннае захоўванне прыняты дакументы дзяржаўных органаў, іншых арганізацый і фізічных асоб, а таксама матэрыялы перапісу насельніцтва Рэспублікі Беларусь 2009 г. у складзе 13 архіўных фондаў агульным аб’ёмам 2,6 тэрабайт, 53,4 млн. файлаў. У 2021 г. запланаваны прыём дакументаў перапісу насельніцтва Рэспублікі Беларусь 2019 г.

Для забеспячэння работы з ЭД з 1999 па 2019 гг. БелНДЦЭД распрацавана 13 нарматыўных і метадычных дакументаў. З мэтай забеспячэння прыёму на пастаяннае дзяржаўнае захоўванне дакументаў, падпісаных электронным лічбавым подпісам, у 2017–2019 гг. у рамках рэалізацыі мерапрыемства 31 Дзяржаўнай праграмы развіцця лічбавай эканомікі і інфармацыйнага грамадства на 2016–2020 гг. распрацавана і ўведзена ў прамысловую эксплуатацыю Інфармацыйная сістэма архіва электронных дакументаў Нацыянальнага архіўнага фонду Рэспублікі Беларусь (далей – ІС АЭД).

У мэтах падрыхтоўкі архіўных устаноў да працы з ІС АЭД, работнікамі БелНДЦЭД праводзяцца навучальныя семінары: у 2020 г. было арганізавана 7 семінараў з удзелам больш чым 70 работнікаў з 23 дзяржаўных архіўных устаноў. Таксама праведзены 3 рэспубліканскія семінары, у якіх прынялі ўдзел 250 прадстаўнікоў 54 дзяржаўных органаў, 6 семінараў па пытаннях працы з ЭД і інш. Пытанні працы з ЭД рэгулярна асвятляюцца работнікамі БелНДЦЭД ў галіновым часопісе “Архівы і справаводства”.

Праца з ЭД ў арганізацыях кантралюецца ў рамках праверак, якія праводзяцца па лініі Дзяржаўнай інспекцыі архіваў і справаводства. З 2010 па 2020 гг. работнікі БелНДЦЭД прынялі ўдзел у 25 праверках. У перыяд з 2015 па 2020 гг. БелНДЦЭД была аказана кансультатыўна-метадычная дапамога па пытаннях працы з ЭД 167 дзяржаўным органам (арганізацыям), іншым арганізацыям. Узгоднена 214 лакальных нарматыўных актаў, якія рэгулююць правілы працы з ЭД ў арганізацыях–крыніцах камплектавання дзяржаўных архіваў.

Калегія адзначыла, што ў мэтах арганізацыі архіўнага захоўвання ЭД з 2018 г. рэалізуецца План мерапрыемстваў па забеспячэнню ў Рэспубліцы Беларусь архіўнага захоўвання электронных дакументаў, зацверджаны першым намеснікам Прэм’ер-міністра Рэспублікі Беларусь 17 кастрычніка 2018 г. № 37/226-274/334. На сённяшні дзень выкананы практычна ўсе мерапрыемствы Плана.

У перыяд са снежня 2020 г. па люты 2021 г. ажыццяўлялася пробная перадача на пастаяннае захоўванне ЭД Савета Міністраў Рэспублікі Беларусь у Нацыянальны архіў Рэспублікі Беларусь (далей – НАРБ) пры дапамозе ІС АЭД. Калегія адзначыла, што ў выніку ўзаемадзеяння распрацоўшчыка ІС АЭД, БелНДЦЭД, НАРБ з распрацоўшчыкам ІС архіўнага захоўвання электронных дакументаў Апарату Савета Міністраў Рэспублікі Беларусь дадзеная праца дасягнула станоўчага выніку. У працэсе перадачы былі выяўленыя асобныя тэхнічныя памылкі, вызначаны недахопы ў Фармаце абмену дадзенымі інфармацыйных сістэм архіваў дзяржаўных органаў, іншых арганізацый з ІС АЭД (версія 2.0), якія улічаны і выпраўлены ў яго новай рэдакцыі.

Па выніках разгляду пытання калегія адзначыла, што БелНДЦЭД неабходна прадоўжыць рэалізацыю мерапрыемстваў, накіраваных на навучанне работнікаў дзяржаўных архіўных устаноў працы з ЭД і ІС АЭД; аказанне кансультацыйнай дапамогі распрацоўшчыкам інфармацыйных сістэм архіўнага захоўвання ЭД па пытаннях фармату абмену дадзенымі; ажыццяўленне праверак дзяржаўных органаў, іншых арганізацый у частцы аналізу ўзроўню упарадкавання працы з ЭД. Калегія таксама звярнула ўвагу дзяржаўных архіваў на неабходнасць надаваць асаблівую ўвагу пытанням падрыхтоўкі арганізацый–крыніц камплектавання да перадачы ЭД на пастаяннае захоўванне.