26 студзеня 2021 г. адбылося пашыранае пасяджэнне калегіі Дэпартамента па архівах і справаводству Міністэрства юстыцыі Рэспублікі Беларусь

26 студзеня 2021 г. адбылося пашыранае пасяджэнне калегіі Дэпартамента па архівах і справаводству Міністэрства юстыцыі Рэспублікі Беларусь, на якім былі падведзены вынікі працы органаў архіўнай справы і справаводства, дзяржаўных архіўных устаноў Рэспублікі Беларусь у 2020 годзе і вызначаны задачы на 2021 год.

У працы калегіі прынялі ўдзел намеснік Міністра юстыцыі Рэспублікі Беларусь Н.М.Філіпава, начальнікі, намеснікі начальнікаў галоўных упраўленняў юстыцыі аблвыканкамаў і Мінскага гарвыканкама (далей – ГУЮ), кіраўнікі і намеснікі кіраўнікоў структурных падраздзяленняў па архівах і справаводству галоўных упраўленняў юстыцыі аблвыканкамаў, дырэктары дзяржаўных архіўных устаноў, работнікі Дэпартамента па архівах і справаводству. Праца калегіі была арганізавана з выкарыстаннем тэхналогій відэаканферэнцсувязі.

З дакладам выступіў дырэктар Дэпартамента па архівах і справаводству В.І.Кураш. У дыскусіі прынялі ўдзел прадстаўнікі ГУЮ, дырэктары дзяржаўных архіўных устаноў.

На калегіі было адзначана, што нягледзячы на нязвыклыя і няпростыя ўмовы, у якіх даводзілася працаваць архівістам ў мінулым годзе, ключавыя мэты галіны па ўсіх напрамках дзейнасці былі дасягнуты. Значныя карэктывы ў намечаныя планы ўнесла пандэмія COVID-19, аднак дзякуючы прынятым мерам, накіраваным на прафілактыку і недапушчэнне распаўсюджвання інфекцыі, а таксама адказнаму стаўленню з боку работнікаў і наведвальнікаў архіваў, у справаздачны перыяд праца ўстаноў галіны не прыпынялася.

Па стане на 1 студзеня 2021 г. у дзяржаўных архівах на пастаянным захоўванні знаходзіцца 13 129 493 адз. зах. на папяровай аснове у складзе 47 597 фондаў.

За мінулы год у электронны выгляд пераведзена 3 219 вопісаў. У агульным аб’ёме вопісаў спраў адсодак даступных у электронным выглядзе складае 36%.

У 2020 годзе працягвалася рэалізацыя Плана мерапрыемстваў па забеспячэнню ў Рэспубліцы Беларусь архіўнага захоўвання электронных дакументаў. Для забеспячэння прыёму электронных дакументаў у дзяржаўныя архівы з дапамогай створанай Інфармацыйнай сістэмай архіва электронных дакументаў Нацыянальнага архіўнага фонду Беларускім навукова-даследчым цэнтрам электроннай дакументацыі распрацаваны Рэгламент работы інфармацыйнай сістэмы архіва электронных дакументаў Нацыянальнага архіўнага фонду Рэспублікі Беларусь. Цэнтрам праведзена 6 семінараў для работнікаў дзяржаўных архіваў і арганізацый – крыніц камплектавання па працы з адзіным сховішчам электронных дакументаў.

Найважнейшай сферай дзейнасцi дзяржаўных архіваў з’яўляецца інфармацыйнае забеспячэнне карыстальнікаў. У 2020 годзе архівамі было выканана 21 184 запыты сацыяльна-прававога характару, 8 932 біяграфічных, 2 749 тэматычных і 278 генеалагічных запытаў. У чытальных залах архіваў працавалі 3 267 карыстальнікаў.

Мінулы год традыцыйна быў адзначаны рэалізацыяй дзяржархівамі шэрагу дакументальных выставачных і публікацыйна-выдавецкіх праектаў, многія з якіх насілі міжнародны характар. Усяго ў 2020 годзе ўстановамі галіны было арганізавана 116 выстаў, выпушчана ў свет 13 выданняў. Шэраг запланаваных архівамі на 2020 год культурна-масавых, навуковых і міжнародных мерапрыемстваў быў цалкам альбо часткова перанесены ў анлайн фармат.

У Дзяржаўны геральдычны рэгістр Рэспублікі Беларусь унесены 91 афіцыйны геральдычны сімвал (эмблемы, сцягі, сцягі, нагрудныя знакі).

У 2020 годзе навуковымі ўстановамі галіны вялася распрацоўка 18 навукова-даследчых тэм, 11 з якіх былі завершаны. Ключавым крытэрыем ацэнкі даследаванняў выступае запатрабаванасць вынікаў у далейшай практыцы. У гэтай сувязі калегія звярнула ўвагу дзяржархіваў на неабходнасць больш актыўна ініцыяваць і вылучаць актуальныя тэмы для ўключэння ў планы правядзення навукова-даследчых работ.

Інспектарамі Дзяржаўнай інспекцыі архіваў і справаводства Рэспублікі Беларусь у 2020 годзе праведзена 35 праверак выканання заканадаўства ў сферы архіўнай справы і справаводства. Асноўнымі праблемамі ў арганізацыі дакументацыйнага забеспячэння кіравання з’яўляюцца: няправільнае афармленне і рэгістрацыя дакументаў, невыкананне ўстаноўленых патрабаванняў у забеспячэнні іх захаванасці, несвоечасовае правядзенне навукова-тэхнічнай апрацоўкі і перадачы дакументаў на пастаяннае захоўванне ў дзяржаўныя архівы.

Вострай застаецца праблема запаўняльнасці архівасховішч. Калегіяй адзначаны вопыт работы Нацыянальнага архіва Рэспублікі Беларусь і Дзяржаўнага архіва Віцебскай вобласці па пашырэнню плошчаў для далейшага камплектавання і паляпшэння ўмоў працы архівістаў.

Калегія звярнула ўвагу на тое, што пастаўленыя ў мінулым годзе перад ГУЮ Магілёўскага аблвыканкама пытанні аб неабходнасці выдзялення дадатковых плошчаў пад архівасховішчы ДА Магілёўскай вобласці і ЗДА у г. Бабруйску (у тым ліку аб забеспячэнні бюджэтнага фінансавання гэтых работ) засталіся па-за ўвагай. Не вырашаецца пытанне па пашырэнні плошчаў у ДА Гродзенскай вобласці.

На пастаяннае захоўванне дзяржаўнымі архівамі ў 2020 годзе прынята 125 419 спраў ад арганізацый–крыніц камплектавання. Калегіяй адзначана ўстойлівая тэндэнцыя да павелічэння колькасці прынятых спраў за кошт павелічэння аб’ёму прынятай дакументацыі, якая знаходзіцца на захоўванні ў арганізацыях звыш устаноўленых тэрмінаў часовага захоўвання і пазапланавага прыёму дакументаў ад ліквідаваных арганізацый.

Разам з тым у арганізацыях–крыніцах камплектавання звыш устаноўленага тэрміну часовага захоўвання знаходзіцца каля 29% спраў ад агульнай колькасці спраў, якія захоўваюцца ў гэтых арганізацыях. Вялікі аб’ём спраў, якія захоўваюцца звыш устаноўленага тэрміну часовага захоўвання, знаходзіцца ў арганізацыях–крыніцах камплектавання дзяржаўных архіваў Мінскай, Гомельскай і Магілёўскай абласцей.

Агульная колькасць спраў, якія маюць лічбавыя копіі, вырасла за мінулы год больш чым на 9 тысяч і склала 51 134 адзінкі захоўвання. Удзел у стварэнні лічбавых копій ў 2020 годзе размяркоўвалася наступным чынам: доля ў выкананні работ сіламі РТЛМСФД і ЦЛМРД склала 52%; рэспубліканскіх архіваў – 31%, абласных і занальных – 17%. Уклад абласцей у самастойнае стварэнне лічбавых копій фонду карыстання быў нераўнамерным і склаў: па Брэсцкай вобласці – 5%, Віцебскай – 64%, Гомельскай – 21%, Гродзенскай – 3,3%, Мінскай – 3,7%, Магілёўскай – 3%.

Актуальнымі з’яўляюцца пытанні, звязаныя з неабходнасцю паляпшэння якасці і ўніфікацыі сістэмных падыходаў да арганізацыі віртуальных выстаў дакументаў. У сувязі з гэтым калегія даручыла Беларускаму навукова-даследчаму цэнтру электроннай дакументацыі актывізаваць дзейнасць па распрацоўцы і ўкараненню ў практыку метадычных рэкамендацый па пытаннях арганізацыі віртуальных выстаў.

Арганізацыя доступу грамадскасці да аператыўнай і дакладнай інфармацыі аб дзейнасці архіўных устаноў набывае сёння прынцыповае значэнне. Калегія адзначыла неабходнасць павышэнне актыўнасці дзяржархіваў у прасторы супольнасці «Сайт “Архівы Беларусі”» у сацыяльнай сетцы Facebook.

У 2021 годзе ўстановам галіны трэба будзе правесці вялікую працу па вырашэнню пытанняў арганізацыі архіўнага захоўвання электронных дакументаў, каардынацыі дзеянняў дзяржорганаў па ўкараненні ў практыку работы службаў дакументацыйнага забеспячэння кіравання інфармацыйных сістэм захоўвання электронных дакументаў, а таксама навучанню як архівістаў, так і спецыялістаў дзяржорганаў працы з электроннымі дакументамі.

На 2021 год запланавана распрацоўка праекта Закона Рэспублікі Беларусь па ўнясенні змяненняў і дапаўненняў у Закон Рэспублікі Беларусь ад 25 лістапада 2011 г. № 323-З «Аб архіўным справе і справаводстве ў Рэспубліцы Беларусь». Асобныя палажэнні Закона патрабуюць карэктыроўкі ў сувязі з сучаснымі ўмовамі працы дзяржархіваў. Плануецца абнаўленне тэрміналагічнай базы архіўнай справы і справаводства, карэкціроўка тэрмінаў захоўвання асобных архіўных дакументаў, выключэнне непрацуючых юрыдычных нормаў з Закона і інш. Важнае месца ў дадзенай працы зойме аналіз прапаноў дзяржархіваў з іх практычнага вопыту прымянення нарматыўнай базы.

У 2021 годзе перад арганізацыямі галіны стаіць задача не толькі захаваць, але і павялічыць дасягнутыя аб’ёмы рэалізацыі платных работ і паслуг, каб за кошт заробленых сродкаў умацаваць матэрыяльна-тэхнічную базу і, што не менш важна, накіраваць дадатковыя сродкі на павышэнне зарабатнай платы архівістаў.

Калегіяй адзначана, што гэты год патрабуе ад усёй архіўнай галіны рэспублікі інтэнсіўнай працы і набывае важнае значэнне яшчэ і ў сувязі з тым, што з’яўляецца перад’юбілейным – ў 2022 годзе будзе святкавацца 100-годдзе архіўнай службы Беларусі.

На 2021 год запланаваны комплекс мерапрыемстваў па падрыхтоўцы да юбілею. У гэтай сувязі калегія заклікае ўсіх работнікаў галіны прыняць самы актыўны ўдзел і праявіць ініцыятыўнасць ў планаванні і рэалізацыі маючых адбыцца мерапрыемстваў.

Калегія таксама ўзгадніла прызначэнне Гусак Ірыны Рыгораўны на пасаду загадчыка аддзела арганізацыйна-кадравай работы дзяржаўнай установы «Нацыянальны архіў Рэспублікі Беларусь».

Выступае дырэктар Дэпартамента па архівах і справаводству Міністэрства юстыцыі Рэспублікі Беларусь Віктар Іосіфавіч Кураш

Выступае дырэктар Беларускага навукова-даследчага інстытута дакументазнаўства і архіўнай справы Андрэй Яўгенавіч Рыбакоў

Выступае дырэктар Нацыяналага архіва Рэспублікі Беларусь Андрэй Канстанцінавіч Дземянюк

Выступае дырэктар Цэнтральнай лабараторыі мікрафільмавання і рэстаўрацыі дакументаў Нацыянальнага архіўнага фонду Рэспублікі Беларусь Уладзімір Леанідавіч Клюйко

Выступае дырэктар Беларускага навукова-даследчага цэнтра электроннай дакументацыі Юрый Эдуардавіч Празаровіч

Выступае дырэктар Дзяржаўнага архіва Мінскай вобласці Юлія Сцяпанаўна Рамашка

Выступае намеснік міністра юстыцыі Рэспублікі Беларусь Наталля Мікалаеўна Філіпава