27 лістапада 2020 г. адбылося пасяджэнне калегіі Дэпартамента па архівах і справаводству Рэспублікі Беларусь Міністэрства юстыцыі Рэспублікі Беларусь

27 лістапада 2020 г. адбылося пасяджэнне калегіі Дэпартамента па архівах і справаводству Міністэрства юстыцыі Рэспублікі Беларусь, на якім былі разгледжаны наступныя пытанні:

1. Аб стварэнні і выкарыстанні сістэмы аўтаматызаванага навукова-даведачнага апарата ў дзяржаўных архівах.
2. Аб рабоце Дэпартамента і дзяржаўных архіваў па ажыццяўленні адміністрацыйных працэдур у 2020 годзе.
3. Аб рабоце па выкананні рэспубліканскімі архіўнымі ўстановамі Дырэктывы Прэзідэнта Рэспублікі Беларусь ад 11 сакавіка 2004 г. № 1 “Аб мерах па ўмацаванні грамадскай бяспекі і дысцыпліны”.

Па першым пытанні калегіяй адзначана, што фарміраванне сістэмы аўтаматызаванага навукова-даведачнага апарата (далей – НДА) з’яўляецца адным з асноўных напрамкаў дзейнасці архіваў, якім забяспечваецца больш аператыўны і якасны пошук дакументнай інфармацыі ў мэтах яе эфектыўнага выкарыстання.

У працы па стварэнні і развіцці сістэмы аўтаматызаванага НДА дасягнуты пэўныя поспехі: нарошчваюцца тэмпы па пераводу ў электронны выгляд вопісаў спраў; у дзяржаўных архівах эксплуатуецца праграмны модуль “Навукова-даведачны апарат” у складзе аўтаматызаванай інфармацыйнай сістэмы дзяржаўнага архіва; у адкрытым доступе размешчаны матэрыялы галіновага рэспубліканскага дзяржаўнага інфармацыйнага рэсурса “Дзяржаўны фондавы каталог Нацыянальнага архіўнага фонду Рэспублікі Беларусь”; створаны і пастаянна папаўняецца масіў тэматычных баз дадзеных; пашыраюцца магчымасці выкарыстання інтэрнэт-тэхналогій. У дзяржаўных архівах практыкуецца як першапачатковае стварэнне даведнікаў ў электронным выглядзе, так і перавод у электронны выгляд даведнікаў на папяровым носьбіце.

У выніку праведзенай работы доля вопісаў спраў (кніг уліку і апісання) у электронным выглядзе ў параўнанні з 2016 годам павялічылася ў два разы (16 238 вопісаў спраў і 31 078 вопісаў спраў на 01.01.2020) і склала 33% ад агульнага аб’ёму. Цалкам пераведзеныя ў электронны выгляд вопісу спраў у шасці дзяржаўных архівах: БДАМЛМ, БДАНТД, занальных дзяржаўных архівах у гг. Баранавічы, Жлобін, Мазыр, Рэчыца. Дастаткова ўстойлівы рост гэтага паказчыка абумоўлены планавым характарам працы і прыцягненнем да алічбоўкі галіновых лабараторый.
Развіццё аўтаматызаваных формаў НДА, паступовае нарошчванне яго аб’ёму вядзе да скарачэння вобласці ўжывання архіўных пошукавых сістэм на традыцыйных носьбітах. У той жа час ступень запатрабаванасць традыцыйных формаў НДА застаецца ўсё яшчэ досыць высокай. Значная частка карыстальнікаў выказвае пажаданне працаваць з НДА на папяровых носьбітах нават пры наяўнасці іх электронных аналагаў.

Далейшае выкарыстанне аўтаматызаваных архіўных тэхналогій у архіўнай працы патрабуе ўдасканалення нарматыўных прававых актаў і метадычных дакументаў, навукова-даследчых распрацовак, а таксама праграмнага забеспячэння, неабходнай ступені фінансавання.

Было адзначана, што ў пытаннях выкарыстання аўтаматызаванага НСА прыярытэтным напрамкам з’яўляецца развіццё аддаленага доступу да пошукавых сістэм дзяржаўных архіваў.
Па другім пытанні калегіяй было адзначана, што ў 2020 годзе дзейнасць Дэпартамента і дзяржаўных архіваў была накіравана на своечасовае і якаснае ажыццяўленне адміністрацыйных працэдур у адпаведнасці з парадкам, устаноўленым Законам Рэспублікі Беларусь ад 28 кастрычніка 2008 года № 433-З “Аб асновах адміністрацыйных працэдур” (далей – Закон). У адпаведнасці з патрабаваннямі артыкула 7 Закона на інфармацыйных стэндах і сайтах дзяржаўных архіваў, а таксама сайтах галоўных ўпраўленняў юстыцыі абласных выканаўчых камітэтаў (далей – ГУЮ аблвыканкамаў) і Інтэрнэт-партале «Архівы Беларусі» размешчана інфармацыя аб адміністрацыйных працэдурах, якія ажыццяўляюцца архівамі.

У адпаведнасці з Указам Прэзідэнта Рэспублікі Беларусь ад 26 красавіка 2010 г. № 200 “Аб адміністрацыйных працэдурах, якія ажыццяўляюцца дзяржаўнымі органамі і іншымі арганізацыямі па заявах грамадзян” (далей – Указ) дзяржаўнымі архівамі ажыццяўлялася адміністрацыйная працэдура па выдачы архіўнай даведкі (архіўнай копіі, архіўнай выпіскі, інфармацыйнага ліста) па запытах сацыяльна-прававога характару.

За студзень – кастрычнік 2020 г. дзяржаўнымі архівамі разгледжаныя 3 884 заявы грамадзян на выдачу архіўнай даведкі (архіўнай копіі, архіўнай выпіскі, інфармацыйнага ліста) па запытах сацыяльна-прававога характару. 3 749 заяў паступіла ад грамадзян Рэспублікі Беларусь, 135 – ад замежных грамадзян і асоб без грамадзянства, якія часова знаходзяцца, часова i пастаянна пражываюць у Рэспубліцы Беларусь.

На падставе Указа Дэпартаментам ажыццяўлялася адміністрацыйная працэдура па прастаўленню апастылю на дакументах, зыходзячых з дзяржаўных архіваў Рэспублікі Беларусь. Работнікамі Дэпартамента за названы перыяд часу было прастаўлена 82 апастылі.

Скаргі ад грамадзян на адміністрацыйныя працэдуры, якія ажыццяўляліся Дэпартаментам і дзяржаўнымі архівамі, у Міністэрства юстыцыі Рэспублікі Беларусь і ГУЮ аблвыканкамаў не паступалі. Выпадкаў неправамернага адмовы ў прыняцці заяў аб ажыццяўленні адміністрацыйных працэдур, у тым ліку ў сувязі з часовым адсутнасцю работніка, не зафіксавана. Усе адміністрацыйныя працэдуры ажыццяўляліся дзяржаўнымі архівамі ва ўстаноўленыя тэрміны.

У рамках разгляду трэцяга пытання калегіяй была прааналізавана праца па выкананні рэспубліканскімі архіўнымі ўстановамі Дырэктывы Прэзідэнта Рэспублікі Беларусь ад 11 сакавіка 2004 г. № 1 “Аб мерах па ўмацаванні грамадскай бяспекі і дысцыпліны”.

На пасяджэнні калегіі таксама было ўзгоднена прызначэнне на пасаду загадчыка аддзела інфармацыйна-пошукавых сістэм і аўтаматызаваных архіўных тэхналогій установы «Беларускі дзяржаўны архіў-музей літаратуры і мастацтва» Ю.А. Бачышчы.